10 meest gestelde vragen over SharePoint beantwoord

1. Wat is SharePoint en hoe werkt het?

SharePoint is het hart van bestandsbeheer en -opslag binnen Microsoft 365. Voor veel Microsoft 365 applicaties zoals Microsoft Teams is SharePoint de plek waar bestanden op de achtergrond worden opgeslagen of waar vanuit wordt gedeeld.  

Maar SharePoint is meer dan alleen opslag. Het biedt organisaties de mogelijkheid om informatie centraal te beheren, workflows te automatiseren en communicatieplatformen zoals een intranet te bouwen. Denk bijvoorbeeld aan het delen van beleidsdocumenten, projectinformatie, interne nieuwsberichten of formulieren. Dat allemaal gestructureerd, vindbaar en veilig opgeslagen.

De werking is gebaseerd op sites. Afgebakende omgevingen die je per team, afdeling of doel, zoals HR, projecten of kennisdeling kunt opzetten. Elke site heeft eigen documenten, rechten, metadata en inrichting. Gebruikers kunnen informatie bekijken, bewerken of delen, afhankelijk van hun rechten.

SharePoint is meestal inbegrepen in Microsoft 365 licenties, waardoor organisaties er vaak direct mee aan de slag kunnen. Mits de inrichting uiteraard goed doordacht is.

2. Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive?

SharePoint en OneDrive zijn beide bedoeld voor veilige bestandsopslag en het delen van bestanden, bijvoorbeeld door middel van een deelkoppeling of mensen toe te voegen met bepaalde rechten aan een bestand of bibliotheek. Maar SharePoint en OneDrive zijn net iets anders qua positionering.

OneDrive is bedoeld als persoonlijke opslagruimte voor individuele medewerkers. Het is de plek waar je persoonlijke werkbestanden bewaart, conceptdocumenten opstelt of documenten deelt met directe collega’s. SharePoint daarentegen is gericht op samenwerking binnen teams, afdelingen of organisatie breed. Hier sla je documenten op die door meerdere mensen gebruikt, bewerkt of gepubliceerd moeten worden.

Werk je bijvoorbeeld aan een document voor jezelf of in voorbereiding op een overleg, dan gebruik je OneDrive. Gaat het om documenten waar je met anderen aan werkt of die onderdeel zijn van een project of afdeling dan horen ze thuis in SharePoint.

Ondanks het verschil in gebruik zijn de systemen met elkaar verbonden. Zo wordt OneDrive gebruikt voor de synchronisatie van SharePoint bestanden naar je Windows verkenner. Dit zorgt voor een consistente gebruikerservaring binnen Microsoft 365.

SharePoint

• Gedeelde opslag voor teams en afdelingen
• Ideaal voor samenwerking en publicatie
• Werkt samen met Teams en intranet

3. Wat zijn de belangrijkste functies van SharePoint?

SharePoint is flexibel in te richten voor uiteenlopende toepassingen.

Of je SharePoint nu gebruikt als document management systeem, als intranet of samenwerkingsplatform, het biedt krachtige functies die eenvoudig integreren met andere Microsoft 365 applicaties. Ook kan het gebruikt worden als kennisdelingsplatform en/of community waar mensen elkaar op de hoogte houden en kunnen inspireren.

Een van de belangrijkste voordelen van SharePoint is de veelzijdigheid. De uitgebreide mogelijkheden wat betreft rechtenstructuur, schaalbaarheid, flexibiliteit en de mogelijkheid om workflows te integreren, door middel van de standaard workflows of met behulp van Power Automate.

Op deze manier kan je op een goede overzichtelijke manier je bedrijfsinformatie en processen vastleggen, beheren en op een correcte en gedegen wijze beveiligen. 

4. Heeft SharePoint een document management systeem?

Ja, SharePoint is uitstekend in te richten als volwaardig DMS. Het biedt functies zoals versiebeheer, metadata, machtigingen of map- of documentniveau en uitgebreide zoekmogelijkheden. Let wel op dat de juiste inrichting hierbij cruciaal is. Veel organisaties schakelen hierbij hulp in met de benodigde kennis om structuur, beveiliging en gebruiksgemak te waarborgen.

5. Hoe kun je SharePoint beter organiseren?

Soms wordt SharePoint al jarenlang gebruikt, mogelijk al in de tijd waarbij alleen SharePoint on-premises beschikbaar was. De structuur en het overzicht is daardoor in de loop der tijd soms afgenomen. Dit kan ervoor zorgen dat gebruikers meer moeite hebben om de juiste informatie te vinden in de SharePoint omgeving. Het is daarom belangrijk om SharePoint goed te organiseren en te optimaliseren, zodat de gebruikerservaring efficiënt en toegankelijk blijft.

Een belangrijke stap in dit proces is het opschonen van inactieve of ‘slapende’ data. Door te analyseren welke gegevens niet meer actief worden gebruikt, kun je de opslag en de vindbaarheid van informatie verbeteren. Dit kan je doen door verouderde documenten te verwijderen of te verplaatsen naar een archiefomgeving. Daarnaast is een analyse van de structuur nodig om te zien of deze nog wel aansluit op de organisatie. Een goede stap voor de verbetering van jouw SharePoint-omgeving.

Door gebruik te maken van metadata wordt het eenvoudiger om bestanden te organiseren op basis van eigenschappen zoals datum, documenttype, afdeling of project. Door documenten met de juiste metadata te taggen, kunnen ze snel worden teruggevonden, zelfs wanneer er veel data aanwezig is.

6. Kun je SharePoint gebruiken als intranet?

Zeker! Veel organisaties en bedrijven zetten SharePoint als intranet in om hun interne communicatie te verbeteren. Vaak omdat het huidige intranet verouderd is en dus niet gebruiksvriendelijk genoeg functioneert. Met het SharePoint intranet kan er flexibel organisatie- en afdelingsnieuws, documenten en andere bedrijfsinformatie worden gedeeld.

Om SharePoint als intranet op te zetten is het belangrijk om vooraf te bepalen wat je met je intranet wil bereiken. Om zomaar een paar sites aan te maken, wat vrij eenvoudig is met behulp van site templates, ben je er nog niet.

Qua personalisatie waren de oudere versies van SharePoint op sommige vlakken wat beperkt, maar de ontwikkeling van SharePoint Online op dit gebied gaat de laatste tijd steeds meer de goede kant op. Het is een stuk eenvoudiger om een intranet te ontwerpen in de huisstijl van je organisatie. Dit zorgt er voor dat het gebruiksvriendelijker is, past bij de organisatie en herkenbaar is voor de eindgebruikers.

In sommige gevallen, vooral als een organisatie veel in beweging is, is het intranet op een gegeven moment verouderd en sluit het niet meer goed aan bij de behoeftes van een organisatie. Het is dan goed om het intranet te herzien en opnieuw in te richten, zodat het weer passend is voor je organisatie.

Start bij het inrichten van SharePoint altijd met een doordachte informatiearchitectuur en betrek eindgebruikers bij de opzet. Het inrichten van SharePoint, of dit nu gaat om een intranet, documentbeheer of samenwerkingsomgeving, kan in de praktijk echter behoorlijk uitdagend zijn. Het vraagt om inhoudelijke kennis van het SharePoint platform en inzicht in de behoeften van de organisatie. In zulke gevallen kan het waardevol zijn om expertise van buitenaf in te schakelen.

8. Hoe werkt SharePoint in en met Teams?

Wat veel mensen niet weten is dat alle bestanden die je in Microsoft Teams deelt, opgeslagen worden in SharePoint. SharePoint en Teams zijn dus nauw met elkaar verbonden, zelfs al lijkt dit voor de eindgebruiker vaak niet direct zichtbaar.

Hoe werkt dit precies? Wanneer je in Teams aan bestanden werkt, worden de bestanden die je deelt of bewerkt automatisch opgeslagen in SharePoint. Teams maakt namelijk gebruik van een SharePoint bestandsbibliotheek op de achtergrond voor het opslaan en delen van documenten. Dit betekent dat alles wat je doet in Teams, zoals het uploaden van bestanden of het bewerken van documenten, direct wordt opgeslagen en gesynchroniseerd in SharePoint.

9. Wat zijn de kosten van SharePoint Online?

De kosten van SharePoint zijn afhankelijk van de grootte van de organisatie en de functionele eisen die gesteld worden. Er zijn verschillende losse ‘plannen’ voor SharePoint Online, namelijk Plan 1 en Plan 2, respectievelijk voor €4,60 en €9,20 per gebruiker per maand.

Voor kleine organisaties kan Plan 1 genoeg zijn, als grotere (enterprise) organisatie is Plan 2 waarschijnlijk meer geschikt. Plan 2 biedt naast de standaard functies van Plan 1 extra functies zoals DLP, betere zoekmogelijkheden, meer opslag, eDiscovery en compliance-gerelateerde functionaliteiten. Plan 1 is ook inbegrepen als component in de licenties voor suites; de Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium en de Office 365 E1 suite. Daarnaast is Plan 2 ook inbegrepen als component in de suites Office 365 E3/E5 en Microsoft 365 E3/E5.

10. Hoe kan ik SharePoint toevoegen aan verkenner?

SharePoint toevoegen en weergeven in de verkenner kan op verschillende manieren. Dit kan door mappen of bestanden te synchroniseren of door middel van het maken van snelkoppelingen naar je verkenner.

Deze acties voer je uit vanuit de SharePoint-omgeving. Vereiste is wel dat de je de juiste rechten hebt en de OneDrive-applicatie is ingeschakeld in je organisatie en geïnstalleerd is. Hoewel synchroniseren naar verkenner handig lijkt en voor sommige herkenbaarheid biedt, brengt het ook veiligheidsrisico’s met zich mee. Overweeg dus goed of het in jouw geval de beste optie is, vooral als je veel met gevoelige informatie werkt. De Snelkoppeling-functie is wat veiligheid betreft de betere optie, omdat dan niet alle bestanden lokaal op je computer worden opgeslagen.

Bonusvraag: Hoe start je met SharePoint in je organisatie?

Een goede start voor SharePoint is essentieel. Begin met een inventarisatie te maken van de behoeften en functionele eisen waaraan de oplossing moet voldoen. Vervolgens definieer je de doelgroepen en soorten medewerkers in je organisatie. Wanneer dit goed in kaart is gebracht is het van belang om een duidelijke informatiearchitectuur op te stellen, zodat je een goede inrichting met een duidelijke structuur kunt maken.

Meer SharePoint vragen?

Wil je meer weten over SharePoint of heb je een vragen die niet beantwoord zijn? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder. Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!