Waarom AI-projecten falen: Het belang van Data governance

Wat is data governance?

Data governance is een term die wat minder vaak voorbijkomt. Het omvat alle afspraken, processen en techniek die bepalen hoe je organisatie met data omgaat. Het doel van data governance is grip houden op je informatie, risico’s beperken en zorgen dat data betrouwbaar en veilig gebruikt kan worden door mensen en door AI.

Dat houdt in dat een aantal belangrijke zaken goed geregeld moeten zijn, zoals:

• Datakwaliteit: de gegevens moeten volledig, actueel en betrouwbaar zijn.
• Databeveiliging: de data moet goed beschermd zijn tegen onbevoegde toegang of lekken.
• Privacy: gevoelige informatie wordt beschermd volgens de privacyregels.
• Toegangsbeheer: gebruikers zien alleen informatie die voor hen bedoeld is.

Als deze zaken op orde zijn, vormt dat de kern voor succes met AI. Zonder deze kern lopen AI-projecten vaak stuk. Gartner voorspelt zelfs dat tegen 2027 60% van de AI-use-cases niet de beoogde waarde zal opleveren door gebrekkige data governance. Oftewel: “garbage in, garbage out”.

Waarom is data governance cruciaal voor AI?

Het begrip AI klinkt vaak als iets magisch. Je stelt een vraag en Copilot maakt een samenvatting, schrijft een voorstelmail of haalt documenten voor je boven water. Maar wat veel mensen vergeten: Dit werkt alleen goed met de informatie die het tot zijn beschikking heeft. En dat betekent ook… alle onjuiste of verouderde informatie die in je systemen zit.

Zonder waak op je data gaat een AI model dus niet per se op zoek naar de beste informatie, maar het pakt wat beschikbaar is. Oude documenten, verkeerd gelabelde bestanden of informatie die eigenlijk helemaal niet gedeeld had mogen worden. Het resultaat hiervan is dat je antwoorden krijgt die niet kloppen.

Hierdoor is governance zo belangrijk! Het helpt bepalen wat zichtbaar is, voor wie en onder welke voorwaarden. Je zorgt dat gevoelige info op de juiste manier gelabeld is, dat toegang goed geregeld is en dat vervuilde data wordt opgeschoond. Daarmee geef je AI een schonere, veiligere en betrouwbaardere basis om mee te werken.

En misschien nog wel het belangrijkste: als gebruikers merken dat AI gegenereerde informatie juist en relevant is, gaan ze het ook daadwerkelijk gebruiken. Wil je dus dat AI zijn belofte waarmaakt? Zorg er dan voor dat de data erachter op orde is. Veel mensen zien data goverance als een soort rem, maar het is juist de motor onder een slimme en fijne AI experience.

Is jouw organisatie klaar voor AI?

Het is nu duidelijk dat zonder grip op je data AI zijn eigen gang gaat. Maar wat kun je dan wel doen om ervoor te zorgen dat Copilot en alle andere slimme tools je juist helpen in plaats van frustreren?

1. Opschonen en ordenen

Start met een inventarisatie van je informatiebronnen: Teams, SharePoint-sites, OneDrive-mappen. Archiveer of verwijder oude content. Dit voorkomt dat AI verouderde of irrelevante documenten gebruikt.

Heb je echt nog die PowerPoint van 2018 nodig die 6 keer is opgeslagen met ‘definitief_v3_eindversie_final’? Grote kans van niet. Overigens heb je hier versiebeheer voor, maar dat terzijde! Het feit is namelijk; Als je dit soort bestanden laat staan, dan gaat AI ervan uit dat het belangrijk is.

2. Gebruik classificatie en labels

In Microsoft 365 kun je gevoelige informatie labelen, bijvoorbeeld als ‘Vertrouwelijk’ of ‘Alleen intern’. Dit is geen overbodige luxe, het bepaalt of iets gedeeld mag worden, versleuteld moet worden en wie het mag zien.

Hier houdt Copilot rekening mee, dus als je het goed instelt voorkom je dat AI met antwoorden komt die niet gedeeld hadden mogen worden.

3. Strak toegangsbeheer

Met toegangsbeheer zorg je ervoor dat alleen mensen bij bepaalde data kunnen die het nodig hebben. Dat klinkt logisch, maar in onze ervaring zijn er genoeg mappen of Teams die standaard openstaan voor de hele organisatie. En het AI-model? Die kijkt gewoon: heb jij toegang? Dan gebruik ik het.

4. Bewustwording en training

Data governance is geen IT-feestje. Als je wil dat dit werkt, moeten gebruikers begrijpen waarom het belangrijk is om goed met data om te gaan. Geef trainingen en betrek je medewerkers. Op die manier kun je duidelijk laten zien wat de risico’s zijn.

Met een paar slimme stappen maak je je AI een stuk slimmer en veiliger. Geen magie, wel gewoon goed geregeld.

Meer weten over data governance en AI?

Wil je meer weten over data governance en AI of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief ben jij als eerste op de hoogte van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!