Je hebt hem vast al gezien; het schuifje om de nieuwe Outlook te testen. Sinds vorig jaar kun je kennismaken met de nieuwe Outlook van Microsoft in Public preview. De nieuwe Outlook belooft een revolutie in e-mailbeheer met zijn frisse, moderne ontwerp en een reeks intelligente functies.

Begin dit jaar ben ik gestart met het gebruiken van de nieuwe Outlook in public preview en deel graag de nieuwe functies die ik heb ontdekt; zoals het vastpinnen van Mails, kleurrijke thema’s en verbeterpunten waar Microsoft nog aan mag werken.

De nieuwe Outlook

Wil jij meer weten over de nieuwste ontwikkelingen en meest recente updates rondom Microsoft 365? Klik dan op de onderstaande link.

Wat is Public Preview?

Wanneer een Microsoft product in public preview is, betekent dit dat het product nog in ontwikkeling is en dus nog niet volledig af. Tijdens de Preview periode kunnen gebruikers het product testen en feedback geven. Het komt wel eens voor dat de Public Preview versie nog niet alles kan zoals de huidige applicatie. De functies in public preview kunnen soms een beperkte functionaliteit hebben. Ze kunnen onderhevig zijn aan veranderingen en zijn mogelijk niet in alle geografische regio’s of cloud omgevingen beschikbaar.

Daarom komt het dus voor dat functionaliteiten in een preview versie nog niet helemaal werken naar jouw zin. Wat je dan kunt doen is terugschakelen naar het standaard programma. Microsoft zal aankondigen wanneer de Preview versie volledig af is en de nieuwe standaard wordt. Het vorige programma wordt dan geleidelijk uit gefaseerd.

De eenvoudige lay-out van Outlook

De nieuwe Outlook maakt het eenvoudiger om al je e-mails en agenda’s op één plek te beheren. Het lint, een vertrouwd element voor gebruikers van andere Office-apps, blijft een centrale rol spelen in de gebruikersinterface. Hierdoor is het mogelijk om snel toegang te hebben tot veelgebruikte functies zonder eerst naar je instellingen te hoeven. Bovendien biedt de nieuwe Outlook ondersteuning voor diverse accounttypes, zoals werk- of schoolaccounts en persoonlijke accounts zoals Outlook.com, Hotmail of Gmail.

De nieuwe Outlook app

Kleurrijke thema’s in Outlook

In de nieuwe Outlook kun je gebruik maken van kleurrijke thema’s met levendige kleuren en vrolijke afbeeldingen zoals walvissen en eenhoorns, om je werkplezier te vergroten. Om dit te activeren navigeer je binnen de Outlook Preview naar Instellingen -> Algemeen -> Vormgeving. Hier heb je de mogelijkheid om te kiezen uit een breed scala aan beschikbare thema’s. Het is mogelijk dat jouw organisatie de beschikbare opties voor thema’s beperkt heeft, waardoor je niet de volledige selectie kunt zien.

Thema's in Outlook

E-mails vastpinnen in de nieuwe Outlook

Heb je wel eens moeite met het terugvinden van die belangrijke e-mail waar je actief op reageert? Dat is nu voorbij. Je kunt nu berichten vastpinnen zodat ze altijd bovenaan je mailbox staan. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Pin.

 

Berichten vastpinnen

Het verzenden van e-mails inplannen

Het was al mogelijk om het verzenden van E-mails in te plannen. Echter was deze functie soms even zoeken. In de nieuwe Outlook is het vele malen makkelijker om het verzenden van een mail in te plannen. Dit doe je simpelweg door een nieuwe E-mail te starten en op het pijltje naast “verzenden” te klikken.

verzending e-mail plannen

Kleurrijke categorieën toevoegen aan e-mails en deze automatiseren door regels

Je bent mogelijk al bekend met categorieën, maar ze hebben een aanzienlijke upgrade gekregen in de nieuwe Outlook. Categorieën in Outlook is een functie van Microsoft Outlook waarmee je berichten in Postvak IN van een kleurcode kan voorzien om mails beter te organiseren en gemakkelijker terug kan vinden.

Deze categorieën en hun bijbehorende kleuren worden direct weergegeven op de e-mails in je inbox. Je kunt iedere kleur een naam geven dat je bijvoorbeeld kunt baseren op klant, afdeling, onderwerp of een andere ordeningsmethode die voor jouw handig is.

Nadat je categorieën hebt ingesteld, kun je in de Outlook-instellingen regels maken om inkomende e-mails automatisch van een categorie te voorzien. Op deze manier kun je visueel onderscheid maken tussen berichten op basis van de door jou ingestelde criteria. Het is tevens ook mogelijk om deze categorieën toe te voegen aan agenda-items.

Het is belangrijk om op te merken dat de categorie functie tijdens de publicatie datum van deze blog nog sterk in ontwikkeling is. In Outlook on mobile zijn de categorieën die je aan mails hebt gegeven nog niet zichtbaar.

Outlook categorieën

Wat loopt nog niet helemaal vlekkeloos in de nieuwe Outlook?

Het lijkt erop dat de functies die momenteel in de openbare preview beschikbaar zijn, nog niet volledig vlekkeloos werken. Zoals eerder benoemd in deze blog, hebben de functies in public preview nog beperkte functionaliteiten en veranderen veel. Hieronder heb ik enkele punten opgesomd die naar mijn beleving nog verbeterd kunnen worden:

Volgorde van mailboxen wijzigen

Ondanks de prachtige en gebruikersvriendelijk nieuwe lay-out van de nieuwe Outlook, zijn er nog enkele beperkingen. Zo is het bijvoorbeeld nog niet mogelijk om de volgorde van je verschillende mailboxen aan te passen.

Dit betekent dat gedeelde mailboxen alleen verschijnen onder de map “Gedeeld met mij” of “Groepen”, zonder optie om ze te verplaatsen naar een handigere locatie of om de volgorde te veranderen.

Dit probleem doet zich niet alleen voor bij gedeelde mailboxen, maar ook bij het wijzigen van de volgorde van mappen, ongeacht de mailbox.

Onduidelijke opslaglocatie

Ook zijn er beperkingen met betrekking tot waar bijlagen kunnen worden opgeslagen. Momenteel is het alleen nog mogelijk om bijlage lokaal te downloaden of op te slaan in je persoonlijke OneDrive. Een bijlage opslaan in SharePoint is niet langer een optie.

Wanneer je ervoor kiest om een bijlage op te slaan in OneDrive, is het vaak onduidelijk waar het bestand precies is opgeslagen.

Mijn tip is dat wanneer je bijlagen die je hebt ontvangen automatisch opslaat in OneDrive, je deze terug kan vinden in de map “Bijlagen”

Idealiter zet je het bestand meteen in de map waar het hoort.

Opslag nieuwe Outlook

Regels voor gedeelde mailboxen

Na enige tijd de Outlook preview te hebben gebruikt ontdekten we dat het werken met regels nog niet helemaal soepel loopt met betrekking tot gedeelde mailboxen. De gedeelde mailbox neemt soms regels over die een collega persoonlijk heeft ingesteld en andersom. Ook is de categorieën functie nog niet compleet doorontwikkeld. Zo komt het voor dat in de gedeelde mailboxen de regels voor zowel in de gedeelde mailbox als voor een individuele collega wordt overgenomen. Dit kan voor wat extra verwarring zorgen.

Overstappen naar Outlook preview of nog even wachten?

Het ligt natuurlijk aan de complexiteit van je werkzaamheden of het verstandig is om over te stappen naar de nieuwe Outlook Preview. Bestaan jouw werkzaamheden in Outlook enkel uit mailverkeer, afspraken inplannen en heb je geen regels ingesteld voor automatisering van het ordenen van E-mails? Dan is het zeker waard om te kijken of Outlook preview wat voor je is. De lay-out ziet er een stuk vriendelijker uit en instellingen zijn makkelijker te vinden. Ook zal de nieuwe Outlook jouw dagelijkse taken niet in de weg zitten.

Wanneer jij een complexere inrichting hebt in je Outlook zou ik aanraden om even te wachten. Dit is met name vanwege de regels voor gedeelde mailboxen die nog niet vlekkeloos loopt en de volgorde van mailboxen die niet gewijzigd kunnen worden.

Heeft jouw organisatie problemen met Outlook en heb je hierbij ondersteuning nodig? Klik op de onderstaande knop en onze experts staan voor je klaar!

Meer weten over de nieuwe Outlook?

Wil je meer weten over de nieuwe Outlook of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook:

De versterking van Multi-factor Authenticatie

De versterking van Multi-factor Authenticatie

In 2023 markeerde Microsoft een nieuw tijdperk met de lancering van een reeks updates voor hun Multi-factor Authenticatie (MFA) systeem. Deze updates beloven niet alleen de beveiliging van klanten te versterken, maar ook de gebruiksvriendelijkheid aanzienlijk te...

read more
De recente Microsoft updates op een rij!

De recente Microsoft updates op een rij!

In deze meest recente blogupdate nemen we de recente ontwikkelingen bij Microsoft onder de loep, die een frisse wind laten waaien in de wereld van technologie. Deze maand heeft Microsoft enkele opwindende updates uitgerold die de efficiëntie en veiligheid van de...

read more
4 use cases voor Power Apps

4 use cases voor Power Apps

Als het gaat om het moderniseren van bedrijfsprocessen en het verbeteren van efficiëntie is Microsoft Power Apps een onmisbaar hulpmiddel geworden voor organisaties over de hele wereld. Met zijn krachtige en geavanceerde functionaliteiten stelt Power Apps gebruikers...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP