Stel je eens voor: Jouw organisatie heeft een georganiseerde en gestructureerde werkomgeving waarin interne communicatie perfect verloopt en medewerkers zonder enige moeite toegang hebben tot alle essentiële informatie en tools. Dat is nu precies wat een SharePoint intranet jouw organisatie kan bieden. Benieuwd wat een volledige transformatie naar een SharePoint intranet nog meer kan bieden? Lees dan zeker deze blog eens door en ontdek meer over de functionaliteiten, werking, hoe je een SharePoint intranet omgeving opzet, welke integratiemogelijkheden er zijn en meer!

Benieuwd hoe gezond jouw SharePoint omgeving momenteel is en hoe je deze kan verbeteren op basis van performance, usability en security?

Wat is een SharePoint intranet?

Een SharePoint intranet is een online platform, dat voornamelijk wordt gebruikt binnen organisaties om intern te communiceren en om samen te werken. Met het gebruik van SharePoint als een intranet kunnen medewerkers toegang krijgen tot gedeelde informatie, documenten en tools die belangrijk zijn voor hun taken.

Het belang van een SharePoint intranet

SharePoint heeft een breed aantal van belangrijke punten. Een van de meest waardevolle kenmerken, waarom bedrijven voornamelijk een SharePoint intranet gebruiken, is door het verbeterde documentbeheer. Dit biedt organisaties de mogelijkheid om documenten te kunnen maken, opslaan, delen, bewerken en bijhouden. Met een unieke functionaliteit van SharePoint genaamd versiebeheer, blijven de oudere versies van documenten ook beschikbaar.

Met het gebruik van een SharePoint intranet, kan er ook gegarandeerd worden dat de productiviteit binnen een organisatie wordt verbeterd. Dit is omdat er een gestructureerde en georganiseerde omgeving beschikbaar is voor het samenwerken en tot het krijgen van toegang naar documenten. Door het gemak hiervan wordt de productiviteit verhoogd.

Het implementeren van een SharePoint intranet biedt ook een verbeterde beveiligingsomgeving voor een organisatie. Organisaties hebben zelf de controle om te zorgen dat geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke data en documenten.

Een SharePoint intranet wordt voornamelijk ook gebruikt als een locatie voor het centraliseren van informatie. Dit houdt in dat alle relevante data van een organisatie wordt opgeslagen op SharePoint en indien nodig het toegankelijk is op een duidelijke locatie. Hiermee worden alle processen voor gebruikers eenvoudiger gemaakt en wordt er ook tijdverspilling voorkomen.

Hoe werkt een SharePoint intranet?

Een SharePoint intranet functioneert door het beschikbaar stellen van verschillende functionaliteiten. Gebruikers van het intranet krijgen de mogelijkheid om documenten te maken, op te slaan en ze te bewerken. Deze kunnen uiteraard worden gedeeld. Ook is er een handige functionaliteit genaamd versiebeheer. Dit geeft gebruikers de mogelijkheid om toegang te krijgen tot oudere versies van de documenten.

Binnen een SharePoint intranet kunnen er ook teamwebsites, discussieforums en blogs gecreëerd worden en deze standaard toegankelijk gemaakt worden voor medewerkers binnen een organisatie.

Een unieke functionaliteit van een SharePoint intranet is dat het compleet aanpasbaar is. Dit kan gedaan worden met workflow via Power Automate. Hiermee kunnen specifieke acties worden uitgevoerd die een organisatie nodig heeft.

Binnen een SharePoint intranet omgeving kan er ook gewerkt worden met toegangsrechten. Dit houdt in dat alleen specifieke gebruikers rechten hebben tot sommige informatie/omgevingen.

Hoe maak je een SharePoint omgeving?

Om een SharePoint intranet omgeving op te kunnen zetten, moet er als eerst worden gepland wat het doel is voor het implementeren hiervan. Er moet duidelijk worden gedefinieerd wat de structuur en informatie architectuur moet zijn in de intranet omgeving.

Daarna is het van belang dat er ook SharePoint beheerders bij betrokken zijn. Dit is belangrijk omdat zij de requirements kunnen analyseren en op basis daarvan de implementaties gaan verrichten.

Vervolgens is het de taak om de inhoud te plaatsen in de intranet omgeving. Dit kunnen documenten zijn, maar ook nieuwsbrieven en mededelingen. Als dit allemaal is geregeld, is het daarna de taak om de medewerkers training te geven. Hierin is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het voor iedereen duidelijk is hoe zij moeten omgaan met vertrouwde informatie.

Tot slot is het ook van belang om alle content up-to-date te houden. Dit gaat er ook voor zorgen dat alle functionaliteiten naar behoren blijven functioneren.

Welke integraties zijn mogelijk voor SharePoint intranet?

Een SharePoint intranet kan worden geïntegreerd met alle Microsoft 365 applicaties. Voorbeelden hiervan zijn Outlook, Teams en OneDrive. Hiermee kunnen de gegevens van deze applicaties worden gelinkt met de intranet omgeving.

Power Apps en Power Automate kunnen ook worden gebruikt binnen een SharePoint intranet. Het Power platform kan bijvoorbeeld ook worden gebruikt om opdrachten en processen automatisch te laten verlopen. Dit staat ook wel bekend als geautomatiseerde workflows. Het gebruik hiervan kan er namelijk voor zorgen dat processen efficiënter worden.

Om de beveiliging van de intranet omgeving te behouden, kan er ook een link worden gecreëerd met Azure Active Directory (Azure AD). De integratie hiervan zorgt voor een verbeterde beveiliging en identiteitsbeheer. Hiermee krijgen gebruikers ook de mogelijkheid om in te loggen met hun Azure AD accounts. In de blog ‘Beveiligde toegang tot Exchange On-Premises via Azure AD Application Proxy‘ gaan we hier dieper op in.

Als een organisatie zoekt naar een sociaal netwerkplatform voor bedrijven, dan kan Yammer ook worden gebruikt binnen een SharePoint intranet omgeving. Dit kan gedaan worden om te discussiëren, maar ook om kennis met elkaar te kunnen delen.

Power BI kan ook worden geïntegreerd binnen een SharePoint intranet. Hiermee kunnen organisaties dashboard en rapporten maken en deze ook visualiseren.

Het SharePoint intranet staat ook bekend om een brede ondersteuning van integraties uit een externe hoek. Dit is handig voor organisaties, omdat zij specifiek hun intranet site kunnen aanpassen aan hun behoeften.

Er zijn dus veel diverse integratiemogelijkheden met een SharePoint intranet. Welke is relevant voor jouw organisatie?

Heb jij problemen met jouw SharePoint intranet of heb je ondersteuning nodig? Onze M365 experts staan voor je klaar!

Meer weten over het SharePoint intranet?

Wil je meer weten over het SharePoint intranet of heb je een andere vraag over het beheer van jouw SharePoint omgeving? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook:

Mijn start als Microsoft consultant bij XTRM

Mijn start als Microsoft consultant bij XTRM

Dit jaar begon voor mij als een spannend hoofdstuk vol nieuwe mogelijkheden en uitdagingen. Met een overvloed aan enthousiasme ben ik gestart als Microsoft 365 Consultant. Deze start is niet alleen een nieuw hoofdstuk in mijn carrière, maar tegelijkertijd ook een kans...

read more
Onze Microsoft consultant Sharif Denz

Onze Microsoft consultant Sharif Denz

Werken als Microsoft  consultant bij XTRM Onlangs ben ik gestart als Microsoft 365 consultant bij XTRM Development. In deze blog deel ik graag mijn motivatie achter de keuze voor XTRM en neem ik je mee door mijn eerste dagen. Ik hoop dat je, na het lezen van mijn...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP