De snel evoluerende wereld en de opkomst van nieuwe technologieën, waaronder oplossingen van Microsoft, zijn voor veel mensen een uitdaging om up-to-date over te blijven. Hoe vaak gebeurt het niet dat er een nieuwe oplossing wordt bedacht, maar dat er geen rekening wordt gehouden met de mensen die het daadwerkelijk moeten gebruiken. Dit leidt vaak tot mislukkingen en desinvesteringen, omdat de oplossing niet aansluit op de behoefte van de gebruikers. Ook komt het vaak voor dat medewerkers niet weten hoe ze ermee moeten werken of het vanwege andere motivatie het niet willen doen. Een gedegen toepassing van Change Management kan hierbij helpen. Change Management bevordert namelijk niet alleen de adoptie van nieuwe technologieën, maar belicht daarbij ook vooral de menselijke kant van verandertrajecten.

We onderzoeken hoe dit bijdraagt aan bijvoorbeeld een soepele overgang naar samenwerkingsoplossingen zoals Microsoft Teams, taakbeheer middels Microsoft Planner of bestandsbeheer met gebruik van OneDrive.

Wil jij op de hoogte blijven van de laatste updates en ontwikkelingen binnen Microsoft 365? Klik dan op de onderstaande link.

Rol van Change Management bij adoptie

Bij het implementeren van nieuwe oplossingen en verandertrajecten is ‘adoptie’ een term die vaak langskomt. Hiermee wordt bedoeld in hoeverre de medewerkers bekend zijn met het gebruik van de technologie en of zij in staat zijn om dit daadwerkelijk toe te passen. De adoptiegraad is erg afhankelijk van het soort mensen die in de organisatie werken. Digitaal vaardige werknemers waarbij werken met computers bij hun primaire taken hoort, zullen een nieuwe technologie sneller adopteren dan mensen die in hun werkzaamheden nauwelijks gebruikmaken van computers. Vaak wordt in verandertrajecten de ‘mensenkant’ onderbelicht. Change Management biedt de benodigde aandacht die ervoor zorgt dat de menselijke kant van het traject niet wordt verwaarloosd.

Change Management en Microsoft verandertrajecten

Het toepassen van Change Management is essentieel vanwege de diversiteit in de werknemerspopulatie. Door een goed doordacht Change Management plan en strategie op te stellen, kun je het gehele verandertraject voorbereiden en managen. Hierbij ligt speciale aandacht op de menselijke factor. Dit principe is bijzonder geschikt voor Microsoft verandertrajecten, waarbij medewerkers nieuwe oplossingen moeten omarmen en vertrouwde werkwijzen moeten aanpassen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een nieuwe manier van samenwerken met behulp van Microsoft Teams, je taken anders beheren met Microsoft Planner of je bestanden online beheren met OneDrive.

Door die veranderingen kan er bij de medewerkers weerstand ontstaan. Veel mensen hebben van nature een weerstand tegen verandering en bieden terughoudendheid. Deze weerstand dient weggenomen te worden, zodat degene die ermee moeten werken de voordelen ervan kunnen inzien. Weerstand kan worden veroorzaakt door verschillende factoren, het kan optreden in verschillende fases van een traject en kan voor elk individu weer anders zijn. Door het toepassen van Change Management technieken, zoals ADKAR-methode, kan getraceerd worden op welk gebied de aandachtspunten zitten. Hierbij kan je denken aan onbekendheid met de reden van de verandering of de voordelen ervan, het achterblijvende kennisniveau of het gebrek aan middelen om oplossing te gebruiken.

Mensen overtuigen is vaak een van de grootste uitdagingen bij organisaties in Microsoft verandertrajecten. Gedegen trainingen en een goed netwerk van key-users, de ‘champions’, is hierbij van groot belang. Deze champions kennen de organisatie van binnenuit en zitten vaak meer op één lijn dan medewerkers van de IT-afdeling. Hierdoor kunnen zij ook de praktijksituaties laten zien en mensen overtuigen.

Technologie geïmplementeerd, en nu?

Bij Change Management, bijvoorbeeld bij de PROSCI-methode, wordt een project vaak onderverdeeld in meerdere fases. In de eerste fase gaat het om het voorbereiden van de benadering van je veranderproject, waar het definiëren van het succes van de verandering een onderdeel is. Bij het project-overzicht worden de vier P’s opgesteld en uitgewerkt:

  • Project: wat is het project?
  • Purpose: waarom gaan we veranderen?
  • Particulars: wat gaan we veranderen?
  • People: Wie gaat er veranderen?

Een belangrijke stap hierbij is het verbinden van de betrokken mensen aan het succes, want als de mensen hun werkwijze niet veranderen zal het lastig zijn om hetgeen te bereiken wat eerder als doel is vastgesteld.

De tweede fase omvat het beheren van de verandering en streeft naar een succesvolle implementatie. Echter is de laatste fase die hierop volgt minstens zo belangrijk. Het betreft het verankeren en voortdurend ondersteunen van de verandering om terugval te voorkomen. Hierbij staat ook de mensenkant centraal als een belangrijk speerpunt.

Microsoft biedt hierin de hulpmiddelen bij hun oplossingen, zoals het monitoren van de adoptie, aanbieden van feedbackmogelijkheden voor gebruikers en het geven van aanbevelingen voor verbeteringen. Daarnaast is het opzetten van een ‘Center of Excellence’-team een methode om het maximale uit de oplossing te halen. Rollen in dit team kunnen bijvoorbeeld IT-specialisten, business analisten, change manager of een adoptie-expert en afgevaardigden van verschillende afdelingen in de organisatie zijn.

Ben je geïnteresseerd hoe change management kan helpen in jouw organisatie en verandertrajecten? En ben jij op zoek naar een expert die PROSCI-gecertificeerd is? Klik dan op de onderstaande knop, want onze expert staat klaar om je te ondersteunen.

Meer weten over change management in Microsoft?

Wil je meer weten over change management in Microsoft of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook:

Tips voor Microsoft Teams adoptie

Tips voor Microsoft Teams adoptie

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers Microsoft Teams gaan gebruiken? Veel organisaties zetten hiervoor een adoptieplan op. Een adoptieplan is een plan dat je helpt bij de introductie van de nieuwe technologie, verandering in gedrag van de gebruikers en structuur voor het neerzetten van de oplossing.

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP