Copilot agents in SharePoint: wat kun je ermee?

Wat zijn Copilot agents in SharePoint?

Copilot agents zijn maatwerk AI assistenten die je kunt aanmaken binnen SharePoint Online. Elke site kan een agent krijgen, standaard of op maat, en koppelen aan specifieke bronnen zoals documenten, mappen of andere SharePoint sites. Deze Copilot agents kunnen ingezet worden binnen SharePoint zelf, maar ook in andere Microsoft 365 apps zoals Microsoft Teams.

Het doel? Informatie toegankelijk maken via natuurlijke taal zonder dat gebruikers hoeven te zoeken of schakelen tussen systemen. En dat zonder coderen via een eenvoudige beheertool binnen SharePoint.

Hoe werken Copilot agents in SharePoint?

Een Copilot agent creëer je heel eenvoudig door naar de SharePoint site te navigeren waar je wil dat de Copilot agent beschikbaar komt en waar hij betrekking op heeft. Via een nieuw onderdeel in het instellingenmenu van SharePoint genaamd: ‘Site Copilot’ kunnen site eigenaren de functionaliteit aanzetten en beheren.

Door bestanden en/of mappen te selecteren kan je daarna met een druk op de ‘Create a copilot agent’-knop de Copilot aanmaken. Microsoft noemt het zelf ook wel ‘Click to Copilot’. Geen sprake van moeilijke stappen of coderen. De Copilot is aangemaakt en wordt gevoed door de bronnen die jij hebt geselecteerd.

Indien nodig kunnen er extra bronnen worden toegevoegd zoals een document bibliotheek, mappen, specifieke bestanden of zelfs een andere SharePoint-site. 

Copilot agent toepassingen in de praktijk

Centrale kennisagent via hubsites
In organisaties die werken met een hubsite-structuur in SharePoint kan een Copilot agent gekoppeld aan de hub toegang krijgen tot alle onderliggende sites. Het resultaat hiervan: één krachtige AI assistent voor thema’s als HR, IT of projectmanagement waarmee medewerkers snel en gericht vragen kunnen stellen over documenten, beleid of procedures.

Projectcommunicatie en evenementenbeheer
Voor communicatie- en projectteams kan een Copilot agent waarde toevoegen door alle informatie rondom een event of project te centraliseren. Denk aan draaiboeken, leveranciersinformatie, deelnemerslijsten, planning of informatie over standhouders en cateraars. De agent fungeert als eerste aanspreekpunt en voorkomt dat mensen in verschillende bronnen moeten zoeken.

Ondersteuning voor sales- en serviceteams
Een Copilot agent kan een goede uitkomst zijn voor salesafdelingen met werknemers die veel onderweg zijn. Door de Copilot agent te voeden met bronnen met sales rapportages, klantdossiers en productinformatie en die vervolgens toe te voegen aan Microsoft Teams, kunnen gegevens snel worden opgevraagd. Ook kunnen bij sales vergaderingen snel de belangrijkste resultaten worden opgevraagd en gedeeld, zonder ingewikkelde dashboards door te hoeven nemen.

Beschikbaarheid van Copilot agent in SharePoint

De Copilot agent in SharePoint functionaliteit is beschikbaar voor Copilot licentiehouders. Het is momenteel dus mogelijk om SharePoint agents te gebruiken als je bent toegewezen met een Microsoft 365 Copilot licentie.

Governance bij Copilot agents

Met de komst van Copilot agents maakt Microsoft het weer een stap eenvoudiger om een eigen specifieke Copilot chatbot te maken, zonder dat je kennis van programmeren of coderen nodig hebt. Wel zien we een aandachtspunt op het gebied van governance. Het kan diverse uitdagingen opleveren als elke gebruiker straks de Copilot agents kan aanmaken. Denk daarom nu al na over:

• Wie mag agents aanmaken?
• Welke bronnen mogen gekoppeld worden?
• Hoe waarborg je de betrouwbaarheid en actualiteit van de antwoorden?
• Wat zijn de implicaties voor compliance en databeveiliging?

Hulp nodig bij de inrichting of governance van Copilot agents?

Wij helpen organisaties dagelijks bij de inzet van Microsoft 365. Van technische implementaties tot strategische adoptie en governance. Wil jij advies over hoe Copilot agents kunnen bijdragen aan de digitale werkplek van jouw organisatie? Neem dan vandaag nog contact op en krijg advies van onze experts!

Meer weten over Copilot agents in SharePoint?

Wil je meer weten over Copilot agents in SharePoint of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder. Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!