Microsoft Copilot boost de productiviteit van je medewerkers. Van automatisch samenvattingen maken tot beleidsstukken snel terugvinden, de mogelijkheden zijn enorm. Maar voordat je Copilot succesvol kunt inzetten, moet jouw organisatie AI ready zijn. Het moet beheerd worden en de mogelijkheid krijgen om de juiste informatie te geven. In deze blog ontdek je de vijf essentiële aspecten die op orde moeten zijn voordat je organisatie Copilot ready is en je het succesvol kunt implementeren.
Ontdek hoe andere organisaties Copilot succesvol hebben ingezet. Lees de volledige klantcase via de onderstaande knop.
1) Check wat je nodig hebt om Copilot ready te zijn
Als je je afvraagt of jouw omgeving klaar is voor Microsoft Copilot dan gaat het eigenlijk om meer dan alleen technologie. Je omgeving moet goed voorbereid zijn. Zo moet het beschikken over:
- Gestructureerde en beveiligde data
- Duidelijke governance en toegangsbeheer
- Medewerkers die begrijpen hoe ze AI verantwoord inzetten
Zonder deze basis kan Copilot verkeerde informatie ophalen of ernstige risico’s veroorzaken. Het is dus essentieel om eerst te bepalen wat er nodig is om AI ready te zijn.
2) Zorg voor een duidelijk Copilot governance plan
Governance, ook wel beheer genoemd, is bij elke implementatie belangrijk. Het is de basis van een veilige en effectieve AI omgeving. Copilot haalt informatie op uit al je Microsoft 365 gegevens. Daarom is het belangrijk dat deze data relevant, veilig en goed beheerd is. Zonder duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden, toegangsrechten en datakwaliteit ontstaat er snel chaos.
Belangrijke vragen om in je Copilot governance plan op te nemen zijn:
- Wie is verantwoordelijk voor welke data?
- Hoe zorg je ervoor dat medewerkers het gevoel van eigenaarschap behouden?
- Voor welke processen mag AI worden gebruikt?
- Hoe acteer je als organisatie wanneer AI misbruikt wordt?
- Hoe controleer je de juistheid en veiligheid van de uitkomsten?
Met een goed Copilot governance plan houd je grip en voorkom je ongewenste situaties.
3) Regel toegang en security
Met de hulp van AI wordt het nog makkelijker voor medewerkers om informatie op te roepen. Wanneer je je security niet op orde hebt, kunnen medewerkers ook informatie oproepen waar ze eigenlijk geen toegang toe zouden mogen hebben.
Belangrijke stappen hierin zijn:
- Stel rollen en toegangsrechten correct in binnen M365
- Gebruik labels om gevoelige data te beschermen
- Monitor wie toegang heeft tot welke informatie
Zo verklein je het risico op datalekken en zorg je dat Copilot alleen met de juiste informatie werkt.
4) Zorg voor betrouwbare en relevante data
AI verzameld gegevens uit de organisatie waar jij bij mag om output te geven voor de zaken die jij nodig hebt. Hierom is het belangrijk om zo min mogelijk documenten, mails en intranetpagina’s te hebben met oude informatie. Wanneer data onvolledig, verouderd of slecht georganiseerd is, kan Copilot geen accurate suggesties doen.
5) Train medewerkers voor optimaal Copilot gebruik
Zelfs de slimste AI werkt niet als gebruikers niet weten hoe ze het moeten inzetten. Copilot kan je helpen voorbereiden voor een vergadering, een inwerkplan schrijven voor een nieuwe medewerker en beleidsstukken van de organisatie naar boven halen. Dit kan het verschil maken tussen een medewerker die 5 minuten of een uur bezig is met een bepaalde taak.
Veel medewerkers onderschatten de kracht van AI en gebruiken voornamelijk de voor de hand liggende vragen zoals; ‘vat dit document samen’ of ‘herschrijf deze e-mail voor mij’. Maar wanneer je je Copilot goed hebt ingericht voor je organisatie kan het zóveel meer.
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers zich hier bewust van worden en leren hoe ze Copilot in hun dagelijkse werk op een verantwoorde, maar efficiënte manier kunnen toepassen.
Klaar om Copilot in te zetten?
Microsoft Copilot biedt enorme kansen, maar alleen als je organisatie goed voorbereid is. Check je governance, security, datakwaliteit en training voordat je AI loslaat op je bedrijfsdata.
Wil je weten of jouw organisatie Copilot ready is? Wij checken of jouw organisatie Copilot ready is en waar je kunt verbeteren. Samen zorgen we ervoor dat Copilot veilig en effectief werkt voor jouw organisatie!
Meer weten over hoe Copilot ready jouw organisatie is?
Wil je meer weten over hoe Copilot ready jouw organisatie is of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief ben jij als eerste op de hoogte van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Wat is een e-depot en hoe bereid je jouw organisatie hierop voor?
Een e-depot is een duurzame digitale beheeromgeving voor het langdurig opslaan, beheren en toegankelijk houden van archiefwaardige informatie. Conform wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en MDTO. Het is daarmee een essentieel onderdeel van een toekomstbestendige...
Zo helpen wij organisaties binnen 90 dagen controle krijgen over data en compliance
Binnen 90 dagen kunnen organisaties met een gestructureerde data governance-aanpak weer grip krijgen op hun data en voldoen aan belangrijke wet- en regelgeving. Onze aanpak is praktisch en begrijpelijk: geen ingewikkelde technologie, maar duidelijke afspraken, inzicht...
Copilot readiness: is jouw organisatie klaar voor AI-adoptie?
Je organisatie is Copilot ready wanneer je data geclassificeerd, beschermd en gecontroleerd toegankelijk is. In de razendsnelle opkomst van Microsoft Copilot staan veel informatiemanagers voor een dilemma: hoe benut je de kracht van AI zonder concessies te doen aan...