Eén Woo-verzoek, één audit of één rechterlijke procedure kan je hele informatiepositie op scherp zetten. Als je dan niet aantoonbaar compliant bent met de Archiefwet en MDTO, sta je met lege handen.
Gemeenten voldoen aan de Archiefwet en MDTO door structurele data governance in te richten. Dat betekent: bestuurlijk verankerd beleid, duidelijke processen voor de informatie‑levenscyclus én passende technologische ondersteuning. Archiveren is daarmee geen eindstap “achteraf”, maar een ontwerpprincipe in digitale werkprocessen. Ook wel ‘archiveren by design’ genoemd.
De druk om dit op orde te hebben neemt toe. Digitale dossiers groeien in volume en verspreiden zich over meerdere systemen: zaaksystemen, SharePoint, Teams, e‑mail en vakapplicaties. Tegelijkertijd wordt toezicht op duurzaam toegankelijk informatiebeheer strenger. ‘In goede, geordende en toegankelijke staat’ moet je aantoonbaar kunnen maken. Handmatige borging via mappenstructuren en de discipline van medewerkers schiet daarvoor structureel tekort.
In een moderne Microsoft 365-omgeving biedt Microsoft Purview praktische ondersteuning. Niet als magische compliance knop, maar als platform dat beleid vertaalt naar automatische classificatie, retentie en aantoonbaarheid, zonder de dagelijkse samenwerking te blokkeren.
Wil je weten hoe je governance structureel en aantoonbaar maakt? Klik op de knop hieronder en bekijk de infographic.
Waarom is data governance cruciaal voor gemeenten?
Data governance is voor gemeenten cruciaal omdat het de randvoorwaarde is voor rechtmatigheid, transparantie en verantwoording. Gemeenten voeren een publieke taak uit; burgers moeten kunnen vertrouwen op complete en authentieke informatie, en jij moet beslissingen kunnen onderbouwen richting de gemeenteraad, toezichthouders en rechterlijke instanties.
De Archiefwet legt een wettelijke archiefplicht op: informatie die voortkomt uit de taakuitvoering moet in goede, geordende en toegankelijke staat beheren. En waar van toepassing: aantoonbaar vernietigen op basis van vastgestelde selectielijsten. In de praktijk betekent dit dat governance verder gaat dan “een archiefdepot”. Het omvat beleid (wie is zorgdrager/eigenaar), processen (dossiervorming, selectie, overbrenging) en techniek, allemaal in samenhang.
Zonder governance neemt het risico op digitale versnippering toe. Dezelfde zaakinformatie verspreid over Teams-chats, e-mails en losse bestanden, zonder eenduidige context. Dat maakt vindbaarheid en betrouwbaarheid moeilijker en verhoogt compliance risico’s, zeker bij audits, Woo-verzoeken en interne onderzoeken.
Tip: Herken je dit? Klik dan hier voor een snelle nulmeting van je huidige situatie.
De Archiefwet en MDTO: wat betekent dit in de praktijk?
De Archiefwet is het wettelijke kader. Het verplicht overheidsorganen hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Daarnaast zorgt het ervoor dat vernietiging plaatsvindt wanneer stukken daarvoor in aanmerking komen. Bewaar- en vernietigingstermijnen worden uitgewerkt in selectielijsten die per organisatie(domein) worden vastgesteld.
Wat is MDTO?
MDTO staat voor Metagegevens Toegankelijke Overheidsinformatie. Het is een Nederlands normenkader voor eenduidige metadatering van overheidsdocumenten. MDTO zorgt dat informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar blijft. Nu en in de toekomst.
Het onderscheid tussen beiden is praktisch relevant:
- Archiefwet: zegt wát je moet borgen, duurzaam toegankelijk beheer en aantoonbare vernietiging of overbrenging.
- MDTO: geeft houvast hóé je de benodigde metadata structureert.
Operationeel betekent dit dat digitale documenten, ook in Teams en SharePoint, onderdeel zijn van dossiervorming, een bewaartermijn moeten kunnen krijgen en dat vernietiging of overbrenging aantoonbaar moet zijn.
Praktijkvoorbeeld
Bij een vergunningaanvraag ontstaan documenten (aanvraag, tekeningen, adviezen), e‑mails, notities en mogelijk Teams-gesprekken. Governance betekent dat deze informatie niet “versnipperd” achterblijft, maar wordt vastgelegd in een dossier/zaakcontext, met metadata die later terugvinden en verantwoorden mogelijk maakt en met een retentie-instelling die aansluit op de selectielijst.
Archiefwet en gemeentelijk informatiebeheer
In de dagelijkse praktijk draait Archiefwet-compliance om lifecycle-beheer: informatie ontstaat in het werkproces, wordt geordend tot dossiers, blijft gedurende de bewaartermijn toegankelijk en wordt vervolgens vernietigd of, bij blijvende bewaarplicht, overgebracht naar een archiefbewaarplaats (e-depot). Achteraf alles bij elkaar archiveren is risicovol: context gaat verloren en het wordt lastig om volledigheid en authenticiteit aan te tonen.
De vijf stappen van dossiervorming (voorbeeld: vergunningaanvraag)
- Creatie en registratie: documenten worden opgeslagen in de juiste zaak-/dossierlocatie, met basismetadata.
- Gebruik en samenwerking: gedurende behandeling blijven versies, besluiten en relevante communicatie traceerbaar.
- Afsluiting: dossier krijgt status “afgehandeld” en retentie wordt event‑based gestart, bijvoorbeeld na een besluit.
- Bewaren/vernietigen: na afloop van de termijn volgt vernietiging met een verklaring of voorbereiding op overbrenging bij blijvende bewaarplicht.
- Overbrenging: digitale archiefstukken worden overgedragen aan het e‑depot volgens de eisen uit regelgeving en afspraken met de archiefinstelling.
MDTO binnen gemeentelijke data governance
MDTO maakt duidelijk dat metadata geen administratieve last is, maar een governance-instrument. Zonder metagegevens ontbreekt context: wat is dit document, bij welke zaak hoort het, wie is archiefvormer, wat is de status, welke bewaartermijn geldt? Juist die context bepaalt of informatie later betrouwbaar kan worden gebruikt en of je kunt aantonen dat je de Archiefwet naleeft.
In MDTO zijn metagegevens eenduidig gedefinieerd in een schema en begrippenlijsten. Het schema bevat verplichte en conditioneel verplichte elementen: sommige attributen zijn altijd vereist, andere “verplicht indien bekend” om praktische toepasbaarheid te ondersteunen. Voor gemeenten is dit vooral relevant bij de inrichting van systemen: je kunt MDTO toepassen of een organisatie‑specifiek schema op basis van MDTO.
Handmatige invoer is foutgevoelig en schaalbaarheidsproblemen zijn voorspelbaar. Daarom past bij MDTO-doelstellingen een aanpak waarin metadata zoveel mogelijk automatisch wordt afgeleid uit het proces (zaaktype, afdeling, besluitdatum, status) en uit het platform (auteur, creatiedatum, bestandsformaat). Automatisering is daarmee geen “extraatje”, maar een randvoorwaarde voor consistente metadatering.
De grootste uitdaging voor gemeenten
De kernuitdaging is operationalisatie: wet- en normkaders vertalen naar dagelijks gedrag en robuuste uitvoering. Informatie staat verspreid over meerdere systemen, standaardisatie ontbreekt vaak (verschillende naamgevingsconventies, metadata, retenties) en er is beperkte capaciteit om handmatig te controleren of alles klopt.
Compliance wordt daardoor onbedoeld afhankelijk van “het goede gedrag” van medewerkers: juiste locatie kiezen, juiste metadata invullen, niets per ongeluk verwijderen. Dat is kwetsbaar. Structurele borging vraagt om drie dingen tegelijk:
- Duidelijk beleid: wie is verantwoordelijk, wat zijn de spelregels?
- Ingebedde processen: dossiervorming als onderdeel van het werkproces, niet als extra stap erna.
- Technische automatisering: zodat compliance niet afhangt van individuele keuzes.
Microsoft Purview ondersteunt gemeenten bij data governance
Microsoft Purview ondersteunt gemeenten door beleid te vertalen naar controleerbare instellingen in Microsoft 365. Hieronder de drie belangrijkste functionaliteiten:
1. Data lifecycle Management: automatische retentie
Met Data Lifecycle Management kun je retentiebeleid instellen voor Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams. Content blijft bewaakt gedurende een ingestelde termijn en kan daarna automatisch worden verwijderd (“retain-then-delete”). Dit draagt bij aan compliance en risicoreductie.
2. Information Protection: classificatie en toegang
Met Microsoft Purview Information Protection (gevoeligheidslabels) classificeer en bescherm je informatie. Je past labels ook toe op containers zoals Teams, Microsoft 365 Groups en SharePoint-sites. Zo stuur je extern delen, externe toegang en toegang vanaf onbeheerde apparaten. Governance-keuzes leg je bestuurlijk vast in labelbeleid en pas je consistent toe in de samenwerking.
3. Auditing: aantoonbaarheid
Voor aantoonbaarheid biedt Purview een unified audit log. Dit registreert duizenden gebruikers- en beheeractiviteiten die in het Purview‑portaal doorzoekbaar zijn. Dat ondersteunt auditability en forensische of compliance‑onderzoeken en helpt om besluitvorming en vernietiging/retentie‑acties te onderbouwen.
MDTO automatisering in Microsoft 365: hoe werkt dat?
Praktisch betekent MDTO-automatisering in Microsoft 365: metadata toekennen op basis van context en regels, en retentielabels koppelen aan zaaktypen of dossiercategorieën.
Denk aan:
- Automatisch vullen van “zaaktype”, “dossierstatus” en “archieftermijn” zodra een document in een specifieke bibliotheek of map wordt geplaatst.
- Een retentielabel dat de bewaartermijn afdwing, gekoppeld aan het zaaktype.
Een concreet voorbeeld: bij het aanmaken van een Teams-kanaal voor een project of zaak wordt via een sjabloon automatisch een gekoppelde SharePoint-bibliotheek met de juiste kolommen en standaardretentie ingericht. Documenten die in die bibliotheek landen, krijgen automatisch de juiste label/retentie. Monitoring via rapportages en auditlog ondersteunt vervolgens continue verbetering en schaalbaarheid in grotere gemeentelijke organisaties.
Het resultaat
Minder handmatige fouten, hogere consistentie en beter aantoonbaar beheer. Duurzame toegankelijkheid hangt niet langer af van individuele keuzes, maar van ingebedde governance.
Wil je weten of jouw gemeente compliant is?
Wil je weten of jouw organisatie voldoet aan de Archiefwet en MDTO? Begin met een korte nulmeting. Stel deze vier vragen:
- Waar ontstaat informatie in mijn organisatie?
- Hoe borgen we dossiervorming vandaag en waar gaat het mis?
- Welke selectielijsten en retentieregels gelden voor onze zaaktypen?
- Hoe tonen we naleving aan via logging en rapportage?
Een gericht assessment op proces én Microsoft 365‑inrichting brengt doorgaans snel de grootste risico’s en quick wins in beeld.
Wil je weten of jouw organisatie voldoet aan de Archiefwet en MDTO? Neem dan contact op via de knop hieronder en onze expert kijkt met je mee.
Meer weten over Archiefwet en MDTO?
Wil je meer weten over Archiefwet en MDTO, Microsoft Purview of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief ben jij als eerste op de hoogte van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volg ons op LinkedIn!
Veelgestelde vragen over Archiefwet en MDTO
1. Wat is de impact van MDTO op onze huidige Microsoft 365 inrichting?
MDTO vraagt om een duidelijke metadatalaag boven op je informatieopslag in Microsoft 365. Dit betekent werken met gestandaardiseerde metadata, automatische invulling via regels of sjablonen en koppelingen met retentiebeleid. De meeste organisaties starten met de belangrijkste dossiers en breiden dit stapsgewijs uit.
2. Hoe ga je om met chatberichten in Teams volgens de Archiefwet?
Chatberichten kunnen onder de archiefwet vallen als ze onderdeel zijn van de taakuitvoering. Organisaties moeten bepalen welke communicatie archiefwaardig is, dit vastleggen in beleid en retentie toepassen. Voor belangrijke dossiers moet relevante chatinformatie worden vastgelegd in de juiste context.
3. Hoe werkt event-based retentie bij zaakafsluiting?
Event-based retentie betekent dat de bewaartermijn start na een specifieke gebeurtenis, zoals het afsluiten van een zaak. In Microsoft Purview wordt dit ingesteld via retentielabels die gekoppeld zijn aan een event. Zodra de gebeurtenis plaatsvindt, begint het bewaartermijn automatisch te lopen.
Wat is een e-depot en hoe bereid je jouw organisatie hierop voor?
Een e-depot is een duurzame digitale beheeromgeving voor het langdurig opslaan, beheren en toegankelijk houden van archiefwaardige informatie. Conform wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en MDTO. Het is daarmee een essentieel onderdeel van een toekomstbestendige...
Zo helpen wij organisaties binnen 90 dagen controle krijgen over data en compliance
Binnen 90 dagen kunnen organisaties met een gestructureerde data governance-aanpak weer grip krijgen op hun data en voldoen aan belangrijke wet- en regelgeving. Onze aanpak is praktisch en begrijpelijk: geen ingewikkelde technologie, maar duidelijke afspraken, inzicht...
Copilot readiness: is jouw organisatie klaar voor AI-adoptie?
Je organisatie is Copilot ready wanneer je data geclassificeerd, beschermd en gecontroleerd toegankelijk is. In de razendsnelle opkomst van Microsoft Copilot staan veel informatiemanagers voor een dilemma: hoe benut je de kracht van AI zonder concessies te doen aan...