Microsoft Teams is een handige tool die je kan helpen documenten te delen, samen te werken en te communiceren. Dit alles is plaats en device onafhankelijk! In deze blog geef ik je enkele tips om te helpen productiever gebruik te maken van Microsoft Teams.  

1. Zorg voor een agenda voor de Teams meeting

Iedereen kent het wel, een Teams meeting waarbij de deelnemers afdwalen van het onderwerp waarvoor de meeting was ingepland. Dit is makkelijk te voorkomen door een duidelijke agenda te maken en de deelnemers deze vooraf toe te sturen. Zorg dat je tijdens de meeting de focus houdt op de agenda en probeer naar de onderwerpen van de agenda te refereren als het gesprek afdwaalt. 

2. Zorg ervoor dat je camera en microfoon werken voordat de Teams meeting begint

Videobellen zonder goed werkend apparatuur werk niet zo goed. Voor de vergadering kun je even de tijd nemen om de camera en microfoon te testen. Op deze manier zal de vergadering vlotter verlopen en kunnen technische problemen op voorhand al opgelost worden. Het testen van de camera en microfoon kun je gemakkelijk doen via het instellingenmenu in Microsoft Teams.

3. Zet de mute knop aan op de juiste momenten tijdens Teams meetings

Wanneer je een Teams videogesprek voert, zorg er dan voor dat je de microfoon uitzet wanneer je niet hoeft te praten. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het voorkomt dat anderen naar jouw achtergrondgeluid luisteren zoals een draaiende wasmachine of een blaffende hond. Voor anderen in het videogesprek kan dit namelijk behoorlijk storend zijn.  

4. Stimuleer het gebruik van de zoekfunctie in Microsoft Teams

Steeds dezelfde herhalende vragen krijgen via Teams is onhandig. Probeer daarom zoveel mogelijk gebruik te maken van de zoekfunctie. Zo krijg je snel inzicht in de onderwerpen/vragen die al besproken zijn in chats. En is het eenvoudig om een antwoord terug te vinden in een van de bestanden die opgeslagen is in Microsoft Teams.  

5. Voorkom het spammen van Teams groepchats

In groepschats worden vaak updates en ideeën gestuurd om deze met anderen te kunnen delen. Echter, wordt dit vaak een beetje teveel als iedereen een reactie zoals “goed idee” of “top” gaat sturen in een groepschat met meerdere deelnemers. Stel daarom aan iedereen voor om voortaan ‘vind ik leuks’ zoals een duimpje of andere reactie te sturen als reactie op deze updates en ideeën. Op die manier voorkom je dat de Teams chat overspoeld met onnodige berichtjes en blijft het gesprek meer bij de kern.  

Meer weten over Teams?

Volg ons op LinkedIn om direct op de hoogte te zijn wanneer we een nieuwe blog publiceren.

Anderen bekeken ook:

Synchroniseren van Teams bestanden met OneDrive

Synchroniseren van Teams bestanden met OneDrive

Wanneer je veel gebruik maakt van Microsoft Teams kan het voorkomen dat je bestanden van Microsoft Teams naar een documentopslag programma moet verplaatsen zoals Esuite/Diva. Dit kun je doen door bestanden die op Microsoft Teams staan te downloaden en vervolgens te...

read more
Eindelijk overzicht over al jouw Teams vergaderingen

Eindelijk overzicht over al jouw Teams vergaderingen

Het inplannen en inlezen van online Microsoft Teams vergaderingen kan een tijdrovende en soms frustrerende taak zijn. Hoewel digitaal vergaderen veel voordelen biedt, brengt het ook enkele ongemakken met zich mee. Allereerst moet je rekening houden met de...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP