Hoe bereid ik mijn organisatie voor op Copilot?

Databeveiliging en toegangsbeheer: zorg voor veilige toegang tot jouw informatie

Voordat je aan de slag gaat met Microsoft Copilot moet je ervoor zorgen dat alle gegevens in Office, SharePoint en OneDrive veilig zijn afgeschermd. Een strikt beleid voor gegevensbeheer is noodzakelijk om te voorkomen dat medewerkers met Copilot per ongeluk gevoelige bedrijfsinformatie inzien, zoals salarisgegevens of strategische documenten. Dit betekent het instellen van toegangsrechten, het toepassen van versleuteling en het regelmatig controleren van wie toegang heeft tot welke gegevens.

Microsoft heeft een aantal programma’s die jou kunnen helpen de toegangen te beheren tot bedrijfsgegevens en alle gevoelige data. Dit is Microsoft Purview en Microsoft Defender:

Microsoft Purview: Dit is een oplossing voor gegevensbeveiliging die je helpt bij het opsporen van risico’s en het beschermen van gevoelige informatie tegen datalekken.

Microsoft Defender: Omvat verschillende producten zoals Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Defender for Identity en Microsoft Defender for Cloud Apps. Deze tools bieden robuuste beveiliging voor je apparaten en gegevens.

Stappenplan: bereid je informatiehuishouding voor op Copilot

Nu je het belang van databeveiliging begrijpt, is het tijd om je informatiehuishouding op orde te brengen. Dit stappenplan helpt je om een solide basis te creëren voor een succesvolle implementatie van Copilot:

1. Toepassen van het “Least Privilege” principe: Geef medewerkers alleen de minimaal noodzakelijke toegangsrechten.
2. Analyseer het risico van overmatige gegevens expositie: Breng in kaart welke gegevens mogelijk te breed worden gedeeld.
3. Maak een mapping waarin je de gevoelige gegevens classificeert: Identificeer de soorten gevoelige gegevens en groepeer deze op basis van het gevoeligheidsniveau.
4. Controleer en corrigeer toegangsrechten regelmatig: Verwijder verouderde toegangsrechten en houd de lijst van gebruikers actueel.
5. Train Teams- en SharePoint-eigenaren: Zorg ervoor dat de eigenaren van Teams en SharePoint-sites zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden als het gaat om de beveiliging van gegevens.
6. Verhoog bewustwording gegevensbeveiliging bij gebruikers: Communiceer over het belang van dataveiligheid aan gebruikers, hoe ze Copilot verantwoord kunnen gebruiken en geef concrete voorbeelden van wat er mis kan gaan.
7. Start een pilot met een selecte groep gebruikers vóórdat je begint met massale adoptie: Betrek een testgroep in een pilotprogramma om deze te beoordelen en optimaliseer op basis van hun feedback voordat je Copilot breed uitrolt.

Betrek je medewerkers: creëer een adoptieplan voor een succesvolle uitrol van Copilot

Een solide databeveiliging is slechts de eerste stap. De volgende uitdaging is het betrekken van je medewerkers bij de verandering. Veel implementaties mislukken niet door technische problemen, maar door een gebrek aan gebruikersacceptatie. Daarom is het belangrijk om te investeren in een gedegen adoptieplan en change management. Hier zijn enkele tips om het adoptieproces van Copilot soepel te laten verlopen:

1. Identificeer kerngebruikers binnen de organisatie:
   Kies medewerkers die al veel gebruikmaken van de Microsoft 365 applicaties en maak hen de eerste Copilot gebruikers. Een snelle manier om deze gebruikers te identificeren is door de gebruiksstatistieken in het Microsoft 365 admin center te bekijken.
2. Train deze gebruikers als ambassadeurs:
   Geef deze gebruikers geavanceerde training hoe ze efficiënt om kunnen gaan met Microsoft Copilot en de mogelijkheid om feedback te delen. De kerngebruikers zullen de pioniers zijn in de organisatie wat betreft Copilot en kunnen hun expertise en kennis delen met andere collega’s.
3. Wijs Copilot-licenties toe aan kerngebruikers:
   Zorg dat zij alle functionaliteiten van Copilot kunnen testen.
4. Organiseer regelmatig sessies om problemen op te sporen:
   Blijf sessies organiseren met de kerngebruikers groep om problemen in implementatie, veiligheid en adoptie vroegtijdig aan te kunnen pakken. Naarmate de kerngebruikers vertrouwd raken met Copilot kunnen ze aangeven waar Copilot het meest waardevol is.

Zorg voor veilige AI-adoptie en betrokkenheid van medewerkers

De risico’s van het per ongeluk delen van gevoelige gegevens kunnen immens groot uitpakken en moeten niet genegeerd worden. Daarom is het essentieel dat je als organisatie je informatiehuishouding op orde blijft houden en om een duidelijke strategie te ontwikkelen voor gebruikersadoptie. Zoals met veel nieuwe programma’s is het altijd even wennen voor gebruikers voordat ze dit in hun dagelijkse werkzaamheden kunnen toepassen.

Begin daarom met een solide databeveiligingsplan, creëer bewustzijn onder je medewerkers en start een pilot om mogelijke problemen tijdig te identificeren. Zo leg je een basis voor een succesvolle AI-integratie.

Meer weten over jouw organisatie voorbereiden op Copilot?

Wil je meer weten over het voorbereiden op Copilot of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder. Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!