Microsoft Teams heeft zich gevestigd als een onmisbare tool voor samenwerkingen binnen organisaties. Mede door de ontwikkelingen van Teams en de integratie met andere software en data is het gebruik sterk toegenomen. Hierdoor is er behoefte aan structuur binnen Teams, want zonder een goed gedefinieerde structuur kan een Teams omgeving al snel chaotisch worden. In praktijk komt het nog vaak voor dat een uitrol van Microsoft Teams zonder structuur en beleid gebeurt.

Dit zorgt voor een onoverzichtelijke situatie en een wildgroei aan Teams. Hierdoor is je omgeving bijvoorbeeld gevoeliger voor datalekken. Het gebrek aan structuur zorgt er eveneens ook voor dat Microsoft Teams minder gebruikt wordt door jouw organisatie, omdat het onoverzichtelijk is. Hierdoor zijn gebruikers sneller geneigd naar andere applicaties over te stappen. Dit heeft als nadeel dat je minder controle en integratie mogelijkheden hebt wat eveneens kan leiden tot een wildgroei aan applicaties in het applicatielandschap. In deze blog wil ik je daarom meenemen hoe je structuur kan aanbrengen in jouw Microsoft Teams omgeving.

Elk team binnen Microsoft Teams volgt in zekere maten dezelfde cyclus. Het begint bij het aanmaken van een team met een bepaald doel. Vervolgens beheer je het op basis van een beleid (als dat aanwezig is) of vooraf afgestemde afspraken over het gebruik. Je sluit de cyclus af met het verwijderen of archiveren van het desbetreffende team. In elke fase van de cyclus zijn er obstakels die er voor kunnen zorgen dat je Microsoft Teams omgeving ongestructureerd en daarbij onbeheersbaar wordt.

Teams aanmaken in je Microsoft Teams omgeving

In de aanmaakfase van een Team ligt de focus vooral op het inrichten van een desbetreffend team dat passend is voor het bedoelde doeleinde. Voor organisaties zijn er in deze fase vaak 2 manieren hoe een inrichting wordt opgepakt die we veel terug zien komen. Hierbij wordt het aanmaken van een team gedaan door een IT afdeling middels provisioning of door een eindgebruiker zelf. Om hier structuur aan te brengen is het handig om in een governance beleid op te nemen wie bevoegd is om een team aan te maken en wanneer dat geoorloofd is.

Eveneens helpt het om te definiëren wat de beste inrichting is voor een team per doeleinde dat regelmatig terug komt. Neem hierbij als voorbeeld projecten, audits, management meetings of sales overleggen. Zo voorkom je dat er een team wordt aangemaakt zonder dat het een duidelijk doel heeft. Dit zorgt er dus voor dat er een wildgroei aan teams in je omgeving komt.

Je kunt gebruik maken van Teams sjablonen en een sjablonenbeleid om meer structuur m.b.t. de inrichting in deze fase aan te brengen.

Het beheer binnen je Microsoft Teams omgeving

In de beheerfase van de cyclus ligt de focus vooral op het gebruik en omgang van de actieve (en eventueel inactieve) Teams en de actieve data binnen de M365 omgeving. Organisaties stellen hiervoor vaak een governance beleid op om hier eenduidige richtlijnen in te definiëren en toe te kennen aan de eindgebruikers.

In deze fase gaat het vooral om het correct toewijzen van rechten, rollen en verantwoordelijkheden. Om er zo voor te zorgen dat er correct om wordt gegaan met gevoelige data en dat de medewerkers weten wat ze wel en niet mogen binnen Microsoft Teams.

Om meer structuur aan te brengen in je Microsoft Teams omgeving fungeert het governance beleid als primaire richtlijn. Een dergelijke governance beleid schept voor de hele organisatie een beeld wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de gewenste werkwijze binnen Teams is.

Om in deze fase meer structuur aan te brengen is het goed om de volgende rollen toe te wijzen:

  • Teams beheerder
  • Teams eigenaren

Een teams beheerder kan op technisch gebied ervoor zorgen dat de Microsoft Teams applicatie aan de achterkant correct is ingesteld en beheert. Ook kan hij er eventueel voor zorgen dat er technische beleidsstukken zoals een sjablonenbeleid of machtigingsbeleid zijn.

De rol van team eigenaar kan worden toegewezen aan de projectleider of managers die een team aansturen. Deze mensen hebben dan de mogelijkheid om leden aan hun team toe te voegen. Verder hebben ze ook toegang tot de archief omgeving binnen Microsoft Teams om eventueel teams te herstellen of binnen teams naar documenten te zoeken en deze vervolgens te herstellen. Team eigenaren weten tevens wanneer een team niet meer nodig is en kan aan de team beheerder aangeven wanneer een team kan worden gearchiveerd of verwijderd.

Lees ook: Microsoft Forms

Creëer structuur in je Microsoft Teams omgeving door verwijdering/archivering van teams

De eindfase van de teams cyclus focust zich op het correct verwijderen/archiveren van de teams, nadat is vastgesteld dat het geen doel meer dient. Door structuur en beleid aan te brengen bij het verwijderingsproces van een team, wordt het duidelijk wanneer en hoe een team moet worden verwijderd. Hiermee voorkom je dus dat teams langer actief zijn dan gewenst is of dat ze helemaal niet worden verwijderd. Verder voorkom je met een goed werkende structuur ook dat data onbedoeld verloren gaat als een team onbedoeld wordt verwijderd.

Om meer structuur in deze fase aan te brengen is het handig om wederom in het governance beleid goed aan te geven wie bevoegd is om teams te mogen verwijderen en wie niet.

Eveneens kan je gebruik maken van een bewaarbeleid en retentielabel. Dit geeft je de mogelijkheid om een bewaartermijn vast te stellen en daar een verwijderingsflow te starten. Gegeven dat hier een proces voor wordt opgesteld, kan je dus structuur aanbrengen dat het verwijderen/archiveren beheersbaar maakt.

Heb jij hulp nodig bij het opstellen van een governance beleid in jouw Microsoft Teams omgeving? Neem dan contact met ons op via de onderstaande knop.

Wil je meer structuur in je Teams omgeving?

Vond je onze ‘Hoe houd je structuur in je Teams omgeving?’ blog interessant en wil je meer weten over governance in Teams? Klik dan hier en bekijk onze pagina over governance in Teams. Je kunt ook contact met XTRM development opnemen door het formulier onderaan de pagina in te vullen.

Wil je direct op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen rondom governance? Volg ons dan op LinkedIn en zet de melding aan of schrijf je in op onze nieuwsbrief.

Anderen bekeken ook:

Wanneer gebruik je SharePoint?

Wanneer gebruik je SharePoint?

Het Microsoft landschap is alsmaar groeiende en heeft op dit moment een breed scala aan oplossingen, variërend van besturingssystemen en office programma’s tot cloud services, productiviteitstools en beveiligingsoplossingen. Microsoft blijft innoveren met nieuwe...

read more
Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

De integratie van SharePoint in Teams kan erg handig zijn voor gebruikers die het intranet of andere SharePoint sites willen bezoeken zonder de Teams omgeving te verlaten. Benieuwd hoe je dit kunt toepassen binnen jouw organisatie? Blijf dan lezen, want in deze blog...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP