Effectieve communicatie, duidelijkheid over organisatiedoelen en welke bedrijfsmiddelen er bestaan is van groot belang voor medewerkers om hun weg te vinden binnen de organisatie waar ze werken. Medewerkers moeten eenvoudig toegang hebben tot bedrijfsinformatie, handleidingen, processen en HR-zaken. Allemaal vanaf één centrale plek. Zeker naarmate een organisatie groeit, wordt die behoefte alleen maar groter. Daarom gebruiken veel organisaties tegenwoordig een intranet in de digitale werkplek.
Een intranet opzetten hoeft helemaal niet complex of duur te zijn. In veel gevallen zit de basis al gewoon in je Microsoft 365 licentie! Via SharePoint, onderdeel van het Microsoft 365 pakket, kun je eenvoudig een intranet inrichten zonder dat je hier extra applicaties of externe leveranciers voor nodig hebt.
Zorg voor grip op je SharePoint omgeving en download de gratis governance Checklist! Hiermee voorkom je chaos, datalekken en inefficiënt beheer. Met deze praktische checklist breng je structuur aan, stel je duidelijke richtlijnen op en borg je veiligheid en samenwerking binnen Microsoft 365. Een onmisbare download voor elke IT-manager of Microsoft 365 beheerder.
Wat is SharePoint?
SharePoint is een programma van Microsoft dat op verschillende manieren kan worden gebruikt. Waar SharePoint vaak bekendstaat als documentbeheerplatform (DMS), biedt het ook uitgebreide mogelijkheden om als intranet te fungeren! Zo kun je in SharePoint sites en pagina’s bouwen voor de juiste informatie uitwisseling naar jouw medewerkers toe. Het Intranet van SharePoint functioneert als hét startpunt voor medewerkers om diverse bedrijfsinformatie te raadplegen en draagt bij aan verhoogde samenwerking en efficiëntie binnen de organisatie. Organisaties kunnen dus SharePoint gebruiken als een centraal opslagmedium voor bedrijfsbestanden en/of een Intranet platform voor informatie-uitwisseling naar collega’s.
Lees ook: Wat is SharePoint Online?
Aanpasbaarheid en personalisatie
Dankzij personalisatie is SharePoint niet alleen herkenbaar in huisstijl, maar voelen medewerkers zich ook sneller verbonden met het platform. Ook is het mogelijk om pagina sjablonen te maken, zodat je de opmaak steeds opnieuw kan toepassen.
Met behulp van het Brand Center, dat nu nog in Preview is, wordt het binnenkort nog eenvoudiger om jouw SharePoint sites aan je huisstijl te laten voldoen. Zo kun je niet alleen de juiste kleuren instellen, maar ook lettertypes selecteren.
Lees ook: Hoe beheer ik mijn SharePoint omgeving?
De voordelen van SharePoint als intranet
Naast dat het handig is dat SharePoint al in je Microsoft abonnement zit, zijn er nog meer redenen waarom organisaties ervoor kiezen om hun intranet in SharePoint te bouwen in plaats van bij een andere leverancier. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van SharePoint:
Gebruiksvriendelijkheid
Een van de grootste voordelen van SharePoint als intranet is dat het gebruiksvriendelijk is voor admin en site-beheerders. Het ontzettend makkelijk om je intranet in de huisstijl van jouw organisatie te maken, pagina’s te bewerken en dankzij de webparts is het Intranet ook veel interactiever. Dit allemaal zonder enige kennis te hebben van coderen.
Bedrijf breed kennisbeheer
SharePoint Intranet zorgt voor kennisbeheer en- deling door middel van kennisbanken, wiki’s, en discussieforums. Als beheerder kun je tags en andere metadata toevoegen aan pagina’s en nieuws. Dit helpt gebruikers om sneller hun informatie te vinden.
Interactie
Met behulp van de webparts kun je op een georganiseerde manier de applicaties neerzetten die past bij de medewerkers van jouw organisatie. Denk hierbij aan een evenementen-kalender, nieuws-slides die doorlinken naar de nieuwspagina, meest gebruikte documenten, feedback mogelijkheden die via Forms of Viva Connections beschikbaar zijn en er is zelfs een Viva engage webpart. Hier kunnen medewerkers zelf nieuws delen.
Integratie met Microsoft 365
SharePoint is een onderdeel van Microsoft 365 en integreert daarom moeiteloos met Teams, Outlook, Viva en OneDrive. Hierdoor is werken efficiënter en sneller, omdat je niet tussen applicaties hoeft te schakelen.
Een intranet is onmisbaar in jouw digitale werkplek
Een goed ingericht intranet speelt een centrale rol in de digitale werkplek. Met SharePoint als intranet beschik je over een flexibele, gebruiksvriendelijke en krachtige oplossing die volledig aan te passen is aan je organisatie en medewerkers. Omdat SharePoint onderdeel is van Microsoft 365 heb je ook geen extra software nodig, maar wél de juiste inrichting en strategie.
Als organisatie kun je dus met SharePoint eenvoudig een gebruiksvriendelijk en aanpasbaar intranet opzetten zonder externe leveranciers in te schakelen.
Hoewel je al beschikt over de benodigde programma’s, is het opzetten van een effectief intranet geen eenvoudige taak. Het vereist zorgvuldige planning, inrichting en afstemming op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Ons team helpt je graag van concept naar implementatie. Schakel ons in voor professionele begeleiding zodat jouw intranet een waardevolle en goed geïntegreerde hub wordt binnen je digitale werkplek.
Wil je een intranet dat bij jouw organisatie past? Neem contact met ons op voor een advies op maat!
Meer weten over een intranet in jouw digitale werkplek?
Wil je meer weten over een intranet in jouw digitale werkplek of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Veelgestelde vragen over intranet in digitale werkplek
1. Wat is de rol van een intranet binnen de digitale werkplek?
Een intranet fungeert als centrale hub voor informatie, communicatie en samenwerking binnen een organisatie. Het biedt medewerkers één plek waar ze toegang hebben tot documenten, nieuws, tools en bedrijfsprocessen. Een intranet is onmisbaar voor een goed functionerende digitale werkplek.
2. Welke functionaliteiten moet een intranet in een digitale werkplek bieden?
Denk aan nieuwsvoorziening, documentbeheer, medewerkers gids, evenementenagenda, interne zoekfunctie en integraties met chat- en vergadertools zoals Microsoft Teams. Welke functionaliteiten je wil instellen hangt af van de doelstellingen die je wil behalen.
3. Is het mogelijk om een intranet aan te passen aan de behoeften van een organisatie?
Ja. Moderne intranetplatforms zoals SharePoint bieden flexibiliteit in structuur, design en content. Je kunt het intranet afstemmen op jouw organisatiestructuur, huisstijl en informatiestromen.
4. Wat zijn de risico's van een slecht ingericht intranet?
Wanneer je een intranet zonder structuur, zoekfunctionaliteit of duidelijke content hebt kan dit leiden tot foutieve informatie en het verminderen van intranet gebruik. Zorg er daarom altijd voor dat jouw intranet optimaal is ingericht.
Vermijd deze 3 fouten bij implementeren SharePoint intranet
Intranet implementeren Een goed ingericht SharePoint intranet kan het centrale communicatie- en informatieplatform van je organisatie worden. Denk aan snellere samenwerking, betere vindbaarheid van documenten en één centrale plek voor nieuws en beleid. Toch zien we...
Een social intranet voor medewerkers verhoogt betrokkenheid
Een social intranet voor medewerkers is veel meer dan een digitale prikbord plek. Het is een platform dat informatie en mensen samenbrengt. Toch zien we dat veel organisaties niet het volledige potentieel benutten van hun intranet. In deze blog ontdek je hoe een...
Zo gebruik je SharePoint Online optimaal!
Benut SharePoint Online optimaal in je organisatie We zien dat veel organisaties SharePoint Online gebruiken, maar het niet optimaal benutten. Voor veel organisaties is het essentieel om over een veelzijdig en efficiënt platform te beschikken dat samenwerking en goed...