Je hebt gekozen voor Microsoft Teams, en nu?!

Je hebt gekozen voor Microsoft Teams, en nu?! Waar moet je beginnen? Hoe zorg je voor een goede uitrol? En dan heb ik het niet alleen over een technische uitrol maar ook over de uitrol naar de gebruikers toe. Veel implementaties mislukken omdat er te veel vanuit de technologie gedacht wordt en de gebruikers er pas veel te laat bij worden betrokken.

XTRM development heeft een aanpak ontwikkeld op basis van de Microsoft best practices over het implementeren van Microsoft Teams. In deze blog lees je hoe je dit kunt aanpakken en welke stappen hierbij van belang zijn.

Het slimme van deze aanpak en het stappenplan is dat je de activiteiten kunt uitvoeren met behulp van Teams. Zo ervaren de teamleden direct de kracht van het platform, werk je georganiseerd en overzichtelijk en heb je direct al een mooi verhaal bij de lancering! Wij helpen organisaties bij het succesvol implementeren van Teams maken gebruik van de applicatie zelf. Voor meer info kun je contact met ons opnemen.

Stap 1: Stel je team samen

Zoals ieder project start je met het samenstellen van je projectteam. Het is van essentieel belang dat je in deze fase al nadenkt over je toekomstige key users. Door deze nu al een rol te geven zorg je meteen voor extra betrokkenheid. Het is verstandig om personen met verschillende achtergronden, affiniteit met technologie en werkzaamheden te selecteren. Dit omdat je dan een goed beeld krijgt van de verschillende rollen en breed draagvlak binnen jouw organisatie. Bij organisaties tot 50 medewerkers bestaat het projectteam vaak uit 3 a 4 personen. Grotere organisaties hebben meer key users en dus een grotere projectgroep.

Stap 2: Prioritering van je use cases

Voordat je start met het uitrollen van functionaliteit raden wij je aan om samen met je projectteam goed te kijken naar de situaties (use cases) waarvoor je Teams wil gaan gebruiken. Door de verschillende use cases te prioriteren krijg je overzicht en structuur in de doelstellingen die je organisatie heeft met de inzet van Teams. XTRM werkt de use cases altijd uit tot het niveau van user stories. Op deze manier weten wij zeker dat we goed inzicht hebben in de behoefte van de medewerkers en dat we werken aan de juiste zaken.

Naast de use cases is het bepalen van spelregels voor Teams voor het gebruik in jouw organisatie van belang. Deze spelregels beschrijven de richtlijnen van Teams, hoe gebruikers omgaan met de tool en hoe het zit met rechten binnen het platform. Hiermee regel je wie toegang heeft tot welke informatie en dat vreemden niet zomaar daarbij kunnen komen. Een veel voorkomende valkuil is het samenwerken met externen. Deze krijgen vaak helemaal geen rechten of juist te veel rechten!

Als je de use cases en spelregels hebt uitgewerkt kun je een planning maken voor de vervolgstappen. Dit zijn stap 3, 4 en 5 zoals hieronder beschreven.

Stap 3: Technische aspect

Als de planning staat en de use cases inzichtelijk zijn, is het tijd om te kijken of jouw Office 365 omgeving klaar is voor de uitrol van Teams. In principe is het uitrollen van Teams niet ingewikkeld. Echter loop je dan waarschijnlijk in een latere fase tegen problemen aan. Zo is het belangrijk om te kijken naar instellingen van Exchange Online en SharePoint online. Deze instellingen moeten correct geconfigureerd worden voor een optimale werking van Teams. Ook moet je netwerk gereed zijn voor het gegevensverkeer. Daarnaast is het IP adresbereik van belang, anders kunnen niet de juiste mensen bij de juiste informatie. 
Tenslotte zijn de instellingen voor URL’s belangrijk bijvoorbeeld in het kader van het gebruik van Teams door externen. Dit is vaak in stap 2 al helder geworden maar het heeft grote impact op de technische configuratie van Teams. Zetten we deze functionaliteit open of moeten we dit juist vergrendelen? Op deze manier zorg je ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie. Ongenodigde mensen blijven juist op veilige afstand!
Stap 4: Pilot fase en bedrijfsbrede uitrol
XTRM adviseert organisaties een keuze te maken bij de uitrol voor een organisatieonderdeel of afdeling. Een andere optie is het starten met een beperkte groep users. Op deze manier kun je op een voorzichtige manier testen hoe het gebruik van Teams valt binnen de organisatie en kun je je plan eventueel aanpassen.
 
Deze eerste pilot groep moet de omgeving en alle gewenste features goed testen voordat je begint aan de bredere uitrol. De feedback van deze groep verwerk je in je plannen en neem je direct mee in de uitrol van de rest van de organisatie. Mochten er meerdere nieuwe wensen en eisen bijgekomen zijn of ben je nog niet zeker van je zaak, dan kun je weer een afdeling selecteren en gaan onboarden. Dit proces kun je herhalen totdat je er een goed gevoel bij hebt om alle afdelingen actief deel te laten nemen.
 

Als laatste stap activeer je Teams voor alle gebruikers, voorwaarde hierbij is wel dat iedereen de juiste Microsoft Office 365 licenties heeft. Dit kun je eenvoudige controleren bij de beheer functies van Office 365.

Stap 5: meten is weten & ga door met adoptie

Na de implementatie en uitrol van Teams begint de adoptie en training. Om de adoptie te stimuleren organiseren wij vaak workshops om deelnemers kort uitleg te geven over Teams en vragen die ze hebben direct te beantwoorden. Vaak is dit het moment om ook de spelregels voor jullie omgeving uit stap 2 uit te leggen aan de gebruikers.

Wij willen benadrukken dat adoptie en training essentiële onderdelen zijn in het uitrollen van nieuwe platforms. Uit ervaring blijkt dat niet alle gebruikers even handig zijn met nieuwe technologieën en dat workshops, floorwalking, gebruikerscontent en andere vergelijkbare middelen het vertrouwen kunnen geven om met het platform aan de slag te gaan.

XTRM adviseert om het gebruik van Teams goed te monitoren en te meten. Hiervoor heeft Office 365 standaard functionaliteit. Op basis van deze gegevens kun je goed zien of de uitgerolde oplossing goed aansluit bij de wensen en eisen van de gebruikers. Uiteraard hoort hier ook het ophalen van feedback bij gebruikers bij. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het houden van interviews of een poll. Ook voor deze stap kun je Teams inzetten! Hiervan hebben wij voorbeelden beschikbaar.

Advanced gebruik Microsoft Teams

Als je deze stappen hebt doorlopen heb je zeer waarschijnlijk een succesvolle implementatie achter de rug. Daarna kun je nadenken over het toevoegen van functionaliteit zoals het integreren van SharePoint sites, Azure DevOps, PowerApps, Flow en andere applicaties! Wil je meer weten over dit soort advanced mogelijkheden van Teams, neem dan gerust eens contact met mij op!

Anderen bekeken ook:

Waar vind ik mijn gedeelde bestanden in Teams?

Waar vind ik mijn gedeelde bestanden in Teams?

Tijdens onze implementaties van Microsoft Teams en OneDrive krijgen we regelmatig de vraag: “Ik vind het delen van bestanden echt handig, maar waar kan ik precies zien welke bestanden er met mij gedeeld zijn en welke ik met anderen heb gedeeld?” We begrijpen dat deze...

read more
Synchroniseren van Teams bestanden met OneDrive

Synchroniseren van Teams bestanden met OneDrive

Wanneer je veel gebruik maakt van Microsoft Teams kan het voorkomen dat je bestanden van Microsoft Teams naar een documentopslag programma moet verplaatsen zoals Esuite/Diva. Dit kun je doen door bestanden die op Microsoft Teams staan te downloaden en vervolgens te...

read more
Eindelijk overzicht over al jouw Teams vergaderingen

Eindelijk overzicht over al jouw Teams vergaderingen

Het inplannen en inlezen van online Microsoft Teams vergaderingen kan een tijdrovende en soms frustrerende taak zijn. Hoewel digitaal vergaderen veel voordelen biedt, brengt het ook enkele ongemakken met zich mee. Allereerst moet je rekening houden met de...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP