Vragen over Teams vergaderingen zijn verleden tijd!
Heb je regelmatig een Teams vergadering en heb je daar vragen over? Of je nu snel een Teams vergadering wilt aanmaken, een uitnodiging via Outlook wilt versturen of simpelweg effectiever wilt samenwerken, deze blog geeft antwoord op de meest gestelde vragen over Teams vergaderingen. Met heldere stappen en praktische tips zorgen wij dat jij binnen no-time een pro wordt in Teams. Laten we beginnen!
1. Hoe kan ik een Teams vergadering aanmaken?
Een Teams vergadering aanmaken kan op meerdere manieren, afhankelijk van je voorkeur en situatie. Om een vergadering aan te maken via de Teams-applicatie klik je op de Agenda-icoon aan de linkerkant in Teams.
Vervolgens klik je op ‘Nieuwe vergadering’ dat rechtsbovenin staat weergegeven.
In de volgende stap vul je de vergadergegevens in en kunnen de deelnemers worden toegevoegd aan de vergadering.
Wil jij op de hoogte blijven van de laatste trends en ontwikkelingen van Microsoft Teams? Laat dan je e-mailadres achter en mis niets!
2. Hoe zet je een Teams vergadering in een uitnodiging in Outlook?
Je kunt ook direct een vergadering plannen vanuit Outlook door het Teams vergaderd add-in te gebruiken. Dit is voornamelijk handig als je al gewend bent je agenda via Outlook te beheren.
Wanneer je de afspraak in de agenda zet kan je via de add-in er een Teams vergadering van maken.
3. Kan iedereen een Teams vergadering starten?
In principe kan iedereen met een Microsoft 365 account een Teams vergadering starten. De enige uitzondering hierop zijn gasten binnen de organisatie, dit moet door beheerders worden geregeld. Het is belangrijk om te weten dat de mogelijkheden om een vergadering te starten afhankelijk kunnen zijn van de instellingen die door je organisatie zijn opgezet in het Teams-beleid.
4. Hoe kun je externen uitnodigen voor Teams (vergaderingen)?
Om externen uit te nodigen voor een Teams vergadering, heb je hun e-mailadres nodig. Wanneer je een vergadering aanmaakt, kun je de e-mailadressen van externe deelnemers invoeren in het veld ‘Deelnemers’. Zij ontvangen dan een uitnodiging per e-mail met een link naar de vergadering. Externen kunnen deelnemen aan de vergadering via hun webbrowser zonder dat ze Teams hoeven te installeren, wat het zeer toegankelijk maakt.
5. Waarom kan ik geen vergadering plannen in Teams?
Als je problemen ondervindt bij het plannen van een Teams vergadering, kan dit verschillende oorzaken hebben. Het kan zijn dat je niet de juiste machtigingen hebt binnen je organisatie of dat er een technisch probleem is met je Teams-account of -applicatie. Controleer of je de meest recente versie van Teams gebruikt en of er geen beperkingen zijn ingesteld door je IT-afdeling. Soms kan simpelweg het opnieuw opstarten van de applicatie of het controleren van je netwerkverbinding het probleem al oplossen.
6. Hoeveel gasten kunnen er uitgenodigd worden bij een Teams vergadering?
Voor standaard Teams vergaderingen kun je tot 300 deelnemers uitnodigen, inclusief jezelf. Wanneer je de licenties Microsoft 365 E3/E5, Microsoft 365 A3/A5 and Microsoft 365 Government G3/G5 hebt kan je 1.000 deelnemers toevoegen in een vergadering. Wanneer je een live evenement organiseert kan dit aantal zelfs oplopen tot 10.000 kijkers, wat ideaal is voor grote presentaties of bedrijfsaankondigingen. Het is belangrijk om rekening te houden welke versie van Teams je gebruikt en of je extra licenties hebt die grotere aantallen deelnemers ondersteunen.
7. Hoe kun je aparte vergaderruimte maken in een Teams vergadering?
Aparte vergaderruimtes, ook bekend als breakout rooms, zijn ideaal voor het faciliteren van kleinere groepsdiscussies binnen een grotere Teams vergadering. Als organisator van de vergadering kun je deze ruimtes vooraf instellen of tijdens de vergadering aanmaken. Ga tijdens je vergadering naar Opties en selecteer ‘Vergaderruimtes’. Vanuit daar kun je deelnemers toewijzen aan verschillende kamers, de kamers een naam geven en bepalen hoelang de kamers open moeten blijven. Dit is een fantastische functie voor trainingen, workshops of wanneer een team in kleinere groepen uiteen moet gaan om aan projecten te werken.
8. Hoe kan ik een Teams link aanmaken?
Om een Teams link aan te maken, begin je met het opzetten van een nieuwe vergadering. Dit kan direct in de Teams-app of via Outlook met de Teams add-in.
Zodra je de details van de vergadering hebt ingevuld, zoals datum, tijd en deelnemers, zal Teams automatisch een vergaderlink genereren. Deze link kun je vervolgens delen met alle deelnemers. Je kunt de link ook vinden door naar de vergaderdetails te gaan in je Teams-agenda. Hier heb je ook de optie om de link te kopiëren en te delen.
Wanneer je al deelneemt aan een vergadering is het ook mogelijk om een link te delen.
9. Hoe kan ik een vergadering in Teams opnemen?
Vergaderingen opnemen in Teams is een handige functie om vergaderingen te archiveren of te gebruiken voor mensen die niet aanwezig konden zijn. Om een vergadering op te nemen, klik je wanneer de vergadering is gestart op de drie puntjes (meer opties) in de bedieningsbalk en selecteer je ‘Start opname’.
Alle deelnemers krijgen een melding dat de vergadering wordt opgenomen. Zodra de vergadering is afgelopen of je kiest om de opname te stoppen, wordt het bestand verwerkt en opgeslagen in Microsoft Stream. Vanuit Stream kan je het vervolgens delen of downloaden.
10. Hoe kan ik een Teams uitnodiging versturen?
Een Teams uitnodiging versturen doe je nadat je een vergadering hebt aangemaakt. In de vergaderingsopties kun je deelnemers toevoegen door hun e-mailadressen in te voeren. Als je de vergadering opslaat, krijgen alle toegevoegde deelnemers automatisch een uitnodiging in hun mailbox met alle relevante details en de vergaderlink. Als je iemand wilt toevoegen aan een al bestaande vergadering, kun je de vergadering bewerken in je Teams-agenda en extra deelnemers toevoegen. Vergeet niet om op ‘Opslaan’ te klikken om de uitnodigingen te versturen. Dit kan je ook nog doen wanneer je al in een vergadering zit.
Haalt jouw organisatie nog niet het maximale uit Microsoft Teams? Het optimaal inzetten van Teams is in vele organisaties een lastige uitdaging. Haal het volledige potentieel uit Teams met behulp van onze experts en verhoog de productiviteit, werk efficiënter en vereenvoudig jouw IT-beheer.
Klik op de knop en optimaliseer jouw Teams-omgeving.
Meer weten over Microsoft Teams vergaderingen?
Wil je meer weten over Microsoft Teams vergaderingen of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!
Anderen bekeken ook:
Town Hall in Teams: De nieuwe standaard voor virtuele events
"Town Hall" klinkt misschien nog onbekend voor de meeste mensen die met Microsoft 365 werken, maar daar zal snel verandering in komen. En dit moeten we niet naar het Nederlands willen vertalen, de functie heet Town hall 😉. Microsoft omschrijft Town Hall kort en...
De nieuwe Microsoft Teams. Wat is er veranderd?
Heb je al gehoord van de nieuwe Microsoft Teams? In mijn vorige blog 'Optimaliseer samenwerken met de nieuwe Microsoft Teams' heb ik verteld dat de nieuwe versie van Teams eraan komt die de samenwerking en communicatie tussen teams nog makkelijker en leuker te maakt....
Optimaliseer samenwerken met de nieuwe Microsoft Teams
Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform dat voor veel bedrijven bijna niet meer weg te denken is buiten hun communicatieflow. We gebruiken de tool voor van alles; chatten, bestanden delen, video-vergaderingen, opslag, planner, samenwerken en als integratie met...