Microsoft heeft onlangs de “General Availability” (GA) van de nieuwe Outlook aangekondigd, een belangrijke mijlpaal voor zowel gebruikers als beheerders binnen organisaties. Deze vernieuwde versie ziet er moderner uit en werkt een stuk soepeler. Gebruikers kunnen e-mails, agenda’s, taken en contactpersonen allemaal op één plek beheren. De nieuwe Outlook biedt ook betere integratie met Microsoft 365-apps en heeft functies zoals slimme zoekopdrachten, verbeterde ondersteuning voor bijlagen en meer opties voor personalisatie. Hier lees je meer over alles wat je moet weten over de Outlook updates. Met deze nieuwe versie wordt werken gemakkelijker en efficiënter dan ooit, maar wat betekent dit voor jou als beheerder binnen de organisatie? Daar kom je achter in deze blog!
Wat is General Availability?
General Availability is de fase in de softwareontwikkelingscyclus waarin een product volledig gereed is voor gebruik door het grote publiek. Dit betekent dat de software grondig is getest en geschikt is bevonden voor brede implementatie in productieomgevingen. Voorafgaand aan GA is er vaak een “Preview” of “Beta”-fase, waarin een selecte groep gebruikers toegang krijgt tot vroege versies van de software om deze te testen en feedback te geven.
Preview VS. General Availability
Tijdens de Preview fase kunnen gebruikers de software testen en feedback geven. De software kan nog bugs bevatten en niet alle functies zijn volledig geïmplementeerd of geoptimaliseerd. Het doel van de preview is om problemen te identificeren en verbeteringen aan te brengen op basis van gebruikersfeedback.
Na de Preview fase volgt de General Availability fase. Dit is de officiële release van de software, beschikbaar voor alle gebruikers. De software is uitvoerig getest en de meeste, zo niet alle, grote bugs zijn verholpen. Dit betekent dat je als beheerder nu kunt rekenen op een stabiele versie die je organisatie direct kan gebruiken zonder zorgen over grote bugs. Dit is de fase waar we momenteel in zitten met de nieuwe Outlook.
Wil jij op de hoogte blijven van de laatste trends en ontwikkelingen van Microsoft? Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief en mis geen enkel nieuws meer!
De volgende fase van de nieuwe Outlook: “Opt-out”
De volgende fase is “opt-out”, waarbij de nieuwe Outlook de standaardervaring wordt en gebruikers de optie hebben om terug te gaan naar de oude versie. Microsoft heeft verklaard dat het ten minste 12 maanden van tevoren bericht zal geven voordat het naar die fase gaat, dus liefhebbers van de klassiekers hebben ten minste nog een jaar de tijd.
Wat betekent de nieuwe Outlook voor beheerders?
Bij de overgang van de klassieke Outlook naar de nieuwe Outlook zijn er een aantal technische functionaliteiten die nog ontbreken of anders functioneren. Het is belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn, zodat je gebruikers goed kunt informeren en alternatieve oplossingen kunt bieden waar nodig. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste technische functionaliteiten die nog niet in de nieuwe Outlook beschikbaar zijn of anders werken:
Offline toegang
Een van de opvallende ontbrekende functies is de mogelijkheid om offline toegang te hebben tot e-mails. Gebruikers moeten online zijn om hun postvak te kunnen raadplegen. De uitrol van deze functie staat gepland voor augustus 2024.
VBA (Visual Basic for Applications)
VBA-macro’s, die vaak gebruikt worden voor automatisering en aangepaste functionaliteiten, worden momenteel niet ondersteund in de nieuwe Outlook. Dit kan een beperking zijn voor gebruikers die afhankelijk zijn van deze macro’s.
COM Add-ins
Sommige COM-add-ins die in de klassieke Outlook werken, zijn mogelijk nog niet compatibel met de nieuwe versie. Dit kan invloed hebben op de functionaliteit van bepaalde geïntegreerde tools of aangepaste uitbreidingen.
Meer geavanceerde zoekmappen
Terwijl basis zoekfuncties zijn verbeterd, missen geavanceerde zoekmappen nog de diepgang en aanpassingsopties die in de klassieke Outlook beschikbaar zijn.
Mogelijkheid tot aanmaken en beheren van PST-bestanden
Het aanmaken en beheren van PST-bestanden (Personal Storage Table) is nog niet mogelijk in de nieuwe Outlook, wat problematisch kan zijn voor gebruikers die grote hoeveelheden e-mails lokaal willen archiveren.
Functionaliteiten die anders werken in de nieuwe Outlook
In de nieuwe Outlook zijn sommige functies net even anders dan je gewend bent. Hier kijken we naar welke functionaliteiten anders werken en wat dit betekent voor je dagelijkse gebruik.
E-mail organisatie en weergave
De manier waarop e-mails worden georganiseerd en weergegeven kan verschillen. Bijvoorbeeld, de klassieke Outlook biedt een uitgebreide mappenstructuur en aanpasbare weergaven, terwijl de nieuwe Outlook een meer gestroomlijnde benadering kan hebben.
Kalenderfunctionaliteit
Hoewel de nieuwe Outlook verbeterde kalenderintegratie biedt, kunnen sommige geavanceerde kalenderfunctionaliteiten anders werken of ontbreken. Gebruikers moeten mogelijk wennen aan een andere manier van afspraken maken en beheren.
Taken en to-do’s
De integratie van taken en to-do’s zijn ook anders. De klassieke Outlook heeft uitgebreide mogelijkheden voor taakbeheer, terwijl de nieuwe versie meer geïntegreerd is met Microsoft To Do.
Personen (contactpersonen) beheer
Het beheer van contactpersonen kan anders zijn opgezet, met verschillende weergave-opties en beheerfunctionaliteiten.
Bekende problemen in de nieuwe Outlook
Net als bij de meeste nieuwe software, kent de nieuwe Outlook ook enkele beperkingen en bugs. Hieronder vind je de meest voorkomende problemen in Outlook waar je rekening mee moet houden.
Prestaties en stabiliteit
Zoals bij elke nieuwe software kan de nieuwe Outlook in de beginfase te maken hebben met prestatieproblemen en bugs. Het is belangrijk om deze te monitoren en regelmatig updates en patches van Microsoft te installeren.
Customizations en instellingen
Sommige gebruikersinstellingen en aanpassingen kunnen verloren gaan of niet correct worden overgezet tijdens de migratie naar de nieuwe Outlook. Dit kan resulteren in een verminderde gebruikerservaring totdat de instellingen opnieuw zijn geconfigureerd.
Aanbevelingen voor beheerders
Zorg ervoor dat je gebruikers goed op de hoogte zijn van de verschillen en ontbrekende functies in de nieuwe Outlook. Voorzie hen van de nodige training en ondersteuning om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Als je organisatie de overgang wil uitstellen, informeer gebruikers dan ook waarom de organisatie nog niet klaar is voor deze stap.
Zoek naar alternatieven en workarounds voor functionaliteiten die nog ontbreken of niet langer worden ondersteund in de nieuwe Outlook. Bijvoorbeeld, voor offline toegang kun je webversies van e-mails downloaden, en voor VBA-macro’s kunnen andere automatiseringsoplossingen worden overwogen.
Overweeg om een pilotprogramma op te zetten waarin een selecte groep gebruikers de nieuwe Outlook alvast kan testen. Dit biedt waardevolle feedback en helpt bij het identificeren van mogelijke problemen voordat de nieuwe versie breed wordt uitgerold. Zorg ervoor dat je de nieuwe Outlook up-to-date houdt met de laatste patches en updates van Microsoft om beveiligingsproblemen te voorkomen en nieuwe functionaliteiten en verbeteringen te benutten zodra deze beschikbaar komen.
Succesvol overstappen naar de nieuwe Outlook
De overgang naar de nieuwe Outlook, die nu in de fase van General Availability is, brengt zowel uitdagingen als kansen met zich mee. Het is cruciaal voor beheerders om op de hoogte te zijn van de verschillen met de klassieke versie en de beperkingen die de nieuwe Outlook momenteel nog kent. Door gebruikers goed te informeren, alternatieven te zoeken voor ontbrekende functies en een pilotprogramma te overwegen, kun je de overgang soepel laten verlopen en optimaal profiteren van de verbeteringen die de nieuwe Outlook biedt. Met de juiste voorbereiding en ondersteuning kun je zorgen voor een stabiele en efficiënte e-mailervaring binnen je organisatie.
Heb je advies of hulp van een expert nodig bij de overstap naar de nieuwe Outlook? Klik dan op de onderstaande knop en onze experts helpen je graag verder!
Meer weten over de nieuwe versie van Outlook?
Wil je meer weten over de nieuwe Outlook, wil je op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Anderen bekeken ook:
Wanneer is Microsoft Copilot voldoende en wanneer heb je AI Agents nodig?
Microsoft Copilot is vooral geschikt wanneer medewerkers AI inzetten als assistent en zelf de controle houden. Een AI Agent is interessanter wanneer een proces voorspelbaar, herhaalbaar en duidelijk afgebakend is en meerdere stappen zelfstandig kunnen worden...
AI Agent VS chatbot: waarom traditionele chatbots tekortschieten
Een aantal jaar geleden was een chatbot voor veel organisaties het bewijs dat ze werk maakten van digitale dienstverlening. Inmiddels ligt dat anders. Veel IT-teams merken dat gebruikers afhaken zodra een vraag net anders wordt gesteld dan verwacht. Daarnaast blijft...
Wat is agentic AI en hoe kun je het inzetten?
Agentic AI verandert de manier waarop organisaties naar kunstmatige intelligentie kijken. In plaats van alleen antwoorden te geven, kunnen AI-agents zelfstandig doelen nastreven, informatie verzamelen en acties uitvoeren binnen vooraf ingestelde kaders. In dit blog...