In deze tijden met veel economische onzekerheid en wisselvalligheid, staan efficiëntie en kostenbesparingen hoog op de agenda bij veel organisaties. De automatisering van processen wordt hierdoor steeds belangrijker. Microsoft speelt hierop in door oplossingen te bieden die organisaties kunnen helpen. Een van die oplossingen is Power Automate, volgens Microsoft om ‘meer te doen met minder door repetitieve taken en bedrijfsprocessen te stroomlijnen – terwijl je de efficiëntie vergroot en de kosten verlaagt’. Mooie woorden, maar wat kan Power Automate, onderdeel van het Power Platform, nu werkelijk betekenen voor jouw organisatie of voor jouw dagelijkse werkzaamheden?

In deze blog geef ik een aantal praktische voorbeelden, zodat je een helder beeld krijgt van de veelzijdige mogelijkheden die Power Automate biedt.

Voorbeeld Use Cases Power Automate

Omdat Power Automate geïntegreerd is in de gehele Microsoft 365-omgeving en ook middels verschillende connectors verbonden kan worden met third-party applicaties, zijn de mogelijkheden eigenlijk eindeloos qua toepassingen. Hieronder benoemen we een aantal concrete voorbeelden:

Automatische antwoorden en je Out of Office regelen

Bij het gebruik van Power Automate wordt vaak gedacht aan het automatiseren van hele complexe processen. Maar dit hoeft niet altijd zo te zijn, de oplossing kan je ook helpen bij minder ingewikkelde taken. Neem bijvoorbeeld het instellen van je Out of Office in Outlook wanneer je afwezig bent. Dit geldt niet alleen voor vakanties, maar ook voor specifieke vergaderingen of terugkerende vrije dagen. Deze functie is met name relevant voor parttime werknemers. Maar hoe werkt het?

Power Automate geeft je meer flexibiliteit dan de standaard Out of Office-agent in Outlook. Voor een terugkerende vrije dag kan je een ‘geplande stroom’ instellen voor een specifieke tijd en dag waarop de stroom actief moet zijn en automatisch het afwezigheidsbericht moet verzenden.

Een andere optie is wanneer je vaak terugkerende lange vergaderingen buiten de deur hebt, waarbij je automatisch een afwezigheidsbericht wilt versturen. Zodat men weet dat zij niet direct een antwoord kunnen verwachten. Dit kan je realiseren door een stroom te creëren die geactiveerd wordt wanneer er een event (de vergadering) start, met een conditie waarbij een specifiek woord bijvoorbeeld ‘afwezig’ in het onderwerp staat. Je kunt dit zo instellen dat het ook weer automatisch stopt. Op deze manier hoef je dus niet handmatig meerdere keren je Out of Office in te stellen, waardoor de kans op vergeten wordt geminimaliseerd. Een erg bijzonder handige functie dus!

Automatisch e-mail bijlage naar je OneDrive

Een andere eenvoudige, maar erg handige toepassing is het automatisch laten opslaan van e-mail bijlage op een bepaalde map op je OneDrive. De stroom neemt deze taak voor je over en kan je naar eigen wensen aanpassen. Indien je regelmatig e-mails ontvangt met een bijlage biedt deze functionaliteit het voordeel dat je direct alle bijlagen op één locatie hebt opgeslagen. Dit elimineert losse handelingen, waarmee je dus ook weer kostbare tijd bespaart.

Automatisch notificaties ontvangen

Microsoft Power Automate is erg geschikt als het gaat om het traceren van activiteiten en daar een actie op te ondernemen, de zogenaamde ‘als dit, dan dat’-scenario’s. Hierbij kun je denken aan eenvoudige taken, zoals het ontvangen van een melding wanneer iemand een bestand upload in een specifieke map of kanaal in Teams. Ook voor afdelingen zoals marketing of de supportdesk van je organisatie biedt dit mogelijkheden. Neem bijvoorbeeld je bedrijfsnaam. Wanneer je bedrijfsnaam genoemd wordt op Twitter kun je direct op de hoogte gebracht worden. Op die manier kun je er snel op reageren, vooral als het een negatieve post betreft, waardoor je snel verdere reputatieschade kunt beperken.

Tickets of werkitems aanmaken in Azure DevOps

Organisaties die een ondersteuningsafdeling hebben, ontvangen vaak e-mails van (eind)gebruikers wanneer er een business applicatie niet werkt of als er een bug geconstateerd is. In veel gevallen wordt er vervolgens door een supportmedewerker handmatig een ticket aangemaakt in een ticketsysteem of een werkitem in Azure DevOps. Dit kost veel tijd, voornamelijk als er niemand beschikbaar is om de e-mails te checken en te verwerken kan dit zorgen voor vertraging.

Power Automate biedt hier ook een oplossing voor door automatisering mogelijk te maken. De issues verschijnen direct in het Azure DevOps dashboard zodra er een bericht binnenkomt met specifieke trefwoorden als ‘fout’, ‘error’ of ‘bug’. Op deze manier kunnen technische en/of functionele beheerders snel prioriteiten stellen en de kwesties oplossen.

Goedkeuringen

Een andere zeer handige toepassing is die van de goedkeuringsflow. Als ‘trigger’ kan je bijvoorbeeld een invoer op een SharePoint lijst of een formulier via Microsoft Forms gebruikt worden.

Denk hierbij aan diverse scenario’s zoals:

  • Het goedkeuren van een vakantieaanvraag
  • Een verzoek voor nieuwe apparatuur
  • Het creëren van een nieuwe Microsoft Teams team kanaal, waarvoor eerst goedkeuring nodig is van een aangewezen persoon.

Afhankelijk van de keuze van de goedkeurder kunnen er specifieke vervolgacties worden toegevoegd. Mocht er bijvoorbeeld een afwijzing zijn kan er middels Power Automate automatisch een e-mail gestuurd worden naar de aanvrager, inclusief de reden van de afkeuring.

De toekomstperspectieven van Power Automate

Uiteraard zijn de genoemde voorbeelden enigszins eenvoudig, maar je kunt het zo complex en ingewikkeld maken als je wilt. Of het nu gericht is op een salesproces of een productieproces in een fabriek, bij vrijwel alles is een vorm van automatisering toe te passen. In onze blog ‘Waarom moeilijk doen als het ook met Power Automate kan‘ vertellen we hier meer over.

Het Power Platform is volop in ontwikkeling en daardoor, tezamen met een actieve ontwikkelaars community, is het aantal voorbeeldsjablonen dat beschikbaar is alsmaar groeiende.

Dit komt het gebruiksgemak aanzienlijk ten goede en bespaart het erg veel tijd bij het opzetten van de stromen. Je vindt deze sjablonen op: https://powerautomate.microsoft.com/nl-nl/templates/.

Daarnaast breiden ook de integratiemogelijkheden zich constant uit met nieuwe technologieën. Neem bijvoorbeeld de AI-builder, deze kun je inzetten in je stromen om deze intelligenter te maken.

Ben je nieuwsgierig geworden naar Power Automate en wil je ontdekken hoe deze tool jouw organisatie kan transformeren met meer productiviteit en efficiëntie? Neem dan contact met ons op voor een passend advies en bekijk de mogelijkheden die Power Automate te bieden heeft. Waar wacht je nog op?

Meer weten over Power Automate?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Power Automate of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook:

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

De integratie van SharePoint in Teams kan erg handig zijn voor gebruikers die het intranet of andere SharePoint sites willen bezoeken zonder de Teams omgeving te verlaten. Benieuwd hoe je dit kunt toepassen binnen jouw organisatie? Blijf dan lezen, want in deze blog...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP