In de moderne werkplek draait alles om flexibiliteit en efficiëntie. Werknemers willen tools die hen ondersteunen bij het moeiteloos organiseren van hun werk en effectief samenwerken, ongeacht de locatie. Hierin biedt Microsoft Teams een krachtige oplossing voor het beheren van werkroosters: Microsoft Teams Shifts.

Nu vraag je je vast af: ‘Wat houdt Microsoft Teams Shifts in en welke mogelijkheden biedt het?’ Daarover vertellen we je graag meer in deze blog!

Wil jij meer weten over de nieuwste ontwikkelingen en meest recente updates rondom Microsoft 365? Klik dan op de onderstaande link.

Wat is Microsoft Teams Shifts?

Microsoft Teams Shifts is een handige functie binnen Microsoft Teams, speciaal ontworpen voor frontliniemedewerkers. Het stelt managers en teamleden in staat om werktijden te plannen, diensten uit te wisselen, verlofaanvragen in te dienen en meer. Dit vindt allemaal plaats binnen de vertrouwde Teams-interface. Hieronder vind je een overzicht van de functionaliteiten binnen Teams Shifts:

Planning
Maak, bewerk en beheer een rooster. Elk team krijgt één rooster schema om ermee te werken. Een rooster geeft bovenaan de dagen weer, aan de linkerkant teamleden en in de agenda verschijnen toegewezen diensten.

Groepen
Hou je groep georganiseerd door een naam te geven, zoals een afdeling of locatie.

Diensten
Selecteer het vakje waar je een nieuwe dienst wilt toevoegen. Je kan een bestaande dienst ook kopiëren en plakken.

Open diensten
Elk rooster heeft een rij met open diensten. Iedereen kan een aanvraag indienen om deze diensten over te nemen.

Tijdklok
Met Tijdklok kan je team in- en uitklokken bij een dienst via de Teams app.

Verzoeken
Bekijk aanvragen voor verlof, ploegenruil of dienst aanbod

Tags
Gebruik op diensten gebaseerde tags om snel te communiceren met iedereen die momenteel op diensten is.

Delen
Als je klaar bent met een planning, deel deze dan met je team zodat iedereen op de hoogte is.

Microsoft Teams Shifts

Wat kun je doen met Microsoft Teams Shifts?

Zoals eerder al vermeld biedt Teams Shifts diverse functionaliteiten waarmee Microsoft het maken van een planning aanzienlijk eenvoudiger maakt voor de managers. Maar Teams Shifts heeft veel meer te bieden naast deze functies. Het is namelijk ook mogelijk om:

 

  1. Roosters en planningen maken en te beheren
    Met Shifts kunnen managers roosters maken op basis van de beschikbaarheid van teamleden en andere factoren. Het biedt een intuïtieve interface waarmee wijzigingen, zoals het ruilen van shifts tussen medewerkers eenvoudig kunnen worden doorgevoerd. Alle aanpassingen worden direct gesynchroniseerd met de agenda’s van teamleden.
  2. Communiceren over de planning
    Roosterweergave
    Teamleden kunnen hun roosters bekijken via de Shifts-app. Zo kunnen ze zien wanneer ze moeten werken en welke taken zijn toegewezen.
    Verlofaanvragen
    Medewerkers kunnen verlof aanvragen en managers kunnen deze goedkeuren of afwijzen.
    Communicatie
    Shifts biedt ook een platform voor naadloze teamcommunicatie, waar medewerkers en managers kunnen samenwerken en belangrijke informatie kunnen delen. Managers kunnen daarnaast met Shift-tags medewerkers in realtime bereiken die op dat moment op het werk zijn. Meldingen worden alleen verzonden naar personen die in dienst zijn op het moment dat de tag in een bericht gebruikt wordt in een chat of kanaal.

Zo kan bijvoorbeeld een hotel manager de tag @receptie gebruiken om een melding te posten op een kanaal die alleen beschikbaar is voor alle receptionisten op dienst.

3. Geavanceerde functies
Beheer van personeelsbezetting
Managers kunnen het aantal ingeroosterde medewerkers bekijken en optimaliseren op basis van de behoeften van de organisatie.
Notities en opmerkingen
Managers kunnen belangrijke informatie delen met teamleden via shift-notities.
Zichtbaarheidscontroles
Managers kunnen instellingen beheren om de privacy en zichtbaarheid van gegevens van medewerkers te waarborgen.

Microsoft Teams Shifts

Voordelen van Microsoft Teams Shifts

Wanneer je Teams Shits goed hebt ingesteld in je Teams omgeving zie je al snel de voordelen die het met zich meebrengt:

Meer efficiëntie

Shifts maakt het plannen en beheren van roosters eenvoudig en efficiënt, waardoor managers tijd besparen en fouten verminderen. Stel je voor dat een manager met slechts enkele klikken een rooster kan maken voor alle teamleden, waarbij alle toegewezen diensten en nog openstaande diensten in één overzicht worden weergegeven. Dit betekent dat de manager in één oogopslag kan zien wie er wanneer werkt en eventuele openstaande diensten kan invullen, waardoor kostbare tijd wordt bespaard die anders besteed worden aan het handmatig opstellen en bijhouden van het rooster.

Verbeterde flexibiliteit

Teamleden kunnen hun werkroosters aanpassen aan hun persoonlijke behoeften, wat leidt tot een betere balans tussen werk en privéleven. Het komt vaak voor dat er onverwachts iets gebeurt in je persoonlijke omgeving, waardoor je niet kan werken op de ingeroosterde dag/tijd. Met Teams Shifts kan je makkelijk een verzoek indienen om van dienst te wisselen met een collega die beschikbaar is. Hiermee kan je je persoonlijke verplichtingen nakomen zonder dat het werk wordt verstoord.

Realtime updates

Alle wijzigingen worden direct bijgewerkt en gesynchroniseerd, wat verwarring voorkomt en ervoor zorgt dat iedereen op de hoogte blijft van de laatste updates. Voor managers is het natuurlijk essentieel dat iedereen het juiste rooster te zien krijgt en dat gegevens up-to-date zijn. Dankzij de synchronisatiefunctie binnen Teams Shifts hoeven managers zich geen zorgen te maken over het doorgeven van wijzigingen aan medewerkers. Wanneer een manager een wijziging doorvoert, krijgt iedereen automatisch de laatst bijgewerkte versie van de planning te zien.

Kan ik direct aan de slag met Microsoft Teams Shifts?

Als je al gebruikt maakt van Microsoft Teams dan kun je direct aan de slag met Shifts. Dit kan door de Shifts-applicatie toe te voegen aan je navigatiebalk in Teams die aan de linkerkant staat weergegeven. Vanuit daar kun je roosters maken, teamleden toevoegen en beginnen met het organiseren van jouw werkroosters.

Wat belangrijk is om te weten is dat elk Teams-team één schema krijgt om mee te werken en je alleen een planning kan maken van teams waar je eigenaar van bent.

Een andere manier om snel een planning te maken is het importeren van een Excel werkmap. Je kan een Excel werkmap gebruiken om je planningen over te zetten naar Shifts. Dat is vooral handig als je een groot team beheert.

Microsoft Teams Shifts

Microsoft Teams Shifts biedt dus een geïntegreerde oplossing voor het organiseren en beheren van werkroosters binnen je organisatie. Ga vandaag nog aan de slag en optimaliseer je werkplanning!

Meer weten over Microsoft Teams Shifts?

Wil je meer weten over Microsoft Teams Shifts, hoe je het kunt implementeren of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze maandelijkse nieuwsbrief of door ons te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook:

Maak kennis met Rogier, onze nieuwe M365 consultant

Maak kennis met Rogier, onze nieuwe M365 consultant

Wellicht dat je er al eens van hebt gehoord: Microsoft Viva en Copilot. Het zijn recente ontwikkelingen van Microsoft 365 en laat dat nu precies mijn expertise zijn als M365 consultant. Onlangs ben ik gestart bij XTRM development als Microsoft 365 consultant en ligt...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP