Microsoft Purview geeft organisaties grip op data, compliance en risico’s. Maar in de praktijk blijkt de implementatie vaak lastiger dan gedacht. Veel organisaties starten enthousiast met Purview, maar ontdekken al snel dat het geen tool is die je ‘even’ uitrolt. Het raakt governance, security, compliance en adoptie. Zonder duidelijke richting en samenwerking ontstaat er al snel verwarring, vertraging en een implementatie die niet oplevert wat je had gehoopt. Een mislukte Purview implementatie kost niet alleen veel geld, maar zorgt ook voor weerstand in de organisatie waardoor security-risico’s blijven bestaan. In deze blog bespreek ik de zes meest voorkomende valkuilen bij Microsoft Purview implementatie en hoe je ze voorkomt.
Wil je zeker weten dat jouw organisatie geen van deze fouten maakt bij het implementeren van Purview? Download dan via onderstaande knop de Purview checklist!
De 6 valkuilen bij Purview implementatie
1. Starten zonder duidelijke use cases
Veel organisaties starten met Purview “omdat het erbij hoort” of “om te voldoen aan de regels”. Maar zonder concrete use case, bijvoorbeeld het classificeren van gevoelige data of het voldoen aan AVG, blijft het vaag. Het resultaat is een lage adoptie en frustratie bij de projectgroep en eindgebruikers.
De oplossing
Begin klein. Formuleer concrete use cases met tastbare waarde zoals:
- “We willen weten waar onze persoonsgegevens staan, zodat we hierop kunnen inspelen met de juiste maatregelen”.
Met duidelijke doelen wordt Purview geen project, maar een oplossing.
2. Purview neerzetten als IT project
Purview wordt vaak neergezet als een IT-project. Logisch, want deze wordt vaak beheerd vanuit de IT-afdeling. Maar Purview raakt ook compliance, legal, security en de business. Zonder multidisciplinaire samenwerking mis je cruciale input vanuit de verschillende expertises en wordt goede aansluiting met de business een uitdaging.
De oplossing
Stel een governance team samen met vertegenwoordigers uit alle relevante domeinen en expertises.
De strekking daarbij is: laat IT faciliteren, maar niet domineren. Op deze manier creëer je ook meer begrip bij de eindgebruikers, omdat het belang van het gebruik van de oplossing duidelijker wordt. Zo blijft het geen ‘IT-feestje’ of de beleving dat medewerkers het moeten gebruiken ‘omdat IT het wil’.
Benieuwd hoe wij andere organisaties hielpen om Purview succesvol te omarmen buiten de IT-afdeling? Lees hier de klantcase: Van datarisico’s naar volledige controle.
3. Onvoldoende datakwaliteit en metadata
Purview is zo goed als de data die je erin stop. Rommelige metadata, ontbrekende labels of inconsistente bronnen maken het lastig om zinvolle inzichten te krijgen en daarop te kunnen acteren.
De oplossing
Investeer in datakwaliteit en metadata management. Wanneer dit in orde is kan er een betere data-classificatie worden uitgevoerd. Dit versoepeld de Purview implementatie. Start met de belangrijkste bronnen en bouw het stapsgewijs uit. Goede data invoer = betere Purview resultaten.
4. Onvoldoende grip op functionaliteiten
Purview is uitgebreid: Data Map, Data Catalog, Data Loss Prevention, Information Protection, Data Lifecycle management, Records Management. Maar wat hoort waar en moet waarvoor ingezet worden? En wat is overlap met andere Microsoft-oplossingen? Dit zijn vraagstukken die we regelmatig horen en de nodige verwarring opleveren.
De oplossing
Maak een overzicht van de functionaliteiten en koppel ze aan je use-cases. Als je weet wat je wil bewerkstelligen en met welke acceptatiecriteria, kan je daar vervolgens de Purview-oplossingen op toepassen. Laat je eventueel begeleiden door een expert die de Microsoft-suite goed kent, dit zal het proces enorm versnellen.
Ontvang ook: Microsoft Purview Checklist
5. Geen adoptieplan
Purview is complex. Als je gebruikers niet meeneemt, blijft het een tool voor een klein projectgroep. De rest van de organisatie weet daardoor vaak niet wat het is, laat staan hoe ze het kunnen gebruiken.
De oplossing
Maak adoptie onderdeel van je Purview implementatie. Denk hierbij aan:
- Bewustwordings-sessies
- Korte trainingen
- Duidelijke communicatie over waarom en wat het oplost
- Uitleg in begrijpelijke taal, niet alleen technisch
Laat de communicatie niet alleen vanuit IT komen. Het is belangrijk dat eindgebruikers het belang ervan inzien en ervaren dat het niet alleen vanuit IT gefaciliteerd wordt, maar ook gesteund wordt door andere belangrijke stakeholders van de organisatie.
6. Alles tegelijk willen doen
Purview is een marathon, geen sprint. Veel organisaties willen vaak alles tegelijk: alle bronnen, alle classificaties, alle policies. Dat leidt tot complexiteit en chaos en soms zelfs tot een beëindiging van de Purview implementatie.
De oplossing
Een betere benadering is om iteratief te werken en stap voor stap uit te breiden. Begin met één afdeling, één type data, één policy. Leer van de bevindingen en ervaringen, verbeter en schaal daarna op. Op deze manier kan de organisatie en de eindgebruikers die er dagelijks mee moeten werken er ook aan wennen in plaats van overspoeld te worden. Bij XTRM hanteren we hierbij de 90-dagen focus. We richten in de eerste fase alleen de absolute basis in. Lees hier meer over onze aanpak.
Wat werkt wel bij een Purview implementatie?
Een succesvolle Purview implementatie begint met visie en eindigt met adoptie en verbetering. Hieronder nog even kort op een rij wat hierbij werkt:
- Use case-gedreven aanpak
- Multidisciplinair team
- Iteratief werken
- Heldere communicatie
- Training en support
- Continue verbetering
Een bewezen aanpak voor Purview implementatie: de XTRM methodiek
Bij XTRM hebben een methode ontwikkeld, waarbij we organisaties begeleiden bij een succesvolle Purview implementatie. Dit doen we gestructureerd met een stapsgewijze aanpak:
Verkenning
We brengen je datalandschap in kaart en bepalen het ideale label ontwerp op basis van best practices.
Definiëren van standaardlabels
Per workload bepalen we welke labels van toepassing zijn, inclusief eventuele selectielijsten.
Beveiligen
We voegen beveiligingsmaatregelen toe, zoals encryptie en rechten-beperkingen.
Controle houden
Met Data Loss Prevention (DLP) zorgen we voor grip op datastromen.
Data-relevantie
Met retentielabels zorgen we dat data blijft wat het moet zijn: relevant, beheersbaar en compliant.
Dit alles realiseren we op basis van use cases voor jouw organisatie. Daarbij betrekken we de nodige stakeholders uit de organisatie om tot de use cases komen.
Wil je deze valkuilen definitief voorkomen en binnen 3 maanden een Purview omgeving? Ontdek hoe onze XTRM aanpak jouw organisatie helpt.
Meer weten over Purview implementatie?
Wil je meer weten over Microsoft Purview implementatie of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief ben jij als eerste op de hoogte van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Zo zorg je ervoor dat jouw data AI-proof is
Data AI-proof maken betekent dat je data betrouwbaar, toegankelijk en goed beheerd is voordat AI-toepassingen worden uitgerold. Dat vraagt om meer dan techniek. Het vereist een heldere governance-structuur, actief data stewardship en een infrastructuur die meegroeit...
AI maakt pijnlijk zichtbaar hoe volwassen je informatiebeleid daadwerkelijk is
Organisaties investeren massaal in kunstmatige intelligentie. Van Copilot tot geavanceerde analysetools: AI belooft productiviteitswinst, betere besluitvorming en nieuwe inzichten. Toch merken veel organisaties dat AI pas echt waarde levert wanneer de onderliggende...
Wat is een e-depot en hoe bereid je jouw organisatie hierop voor?
Een e-depot is een duurzame digitale beheeromgeving voor het langdurig opslaan, beheren en toegankelijk houden van archiefwaardige informatie. Conform wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en MDTO. Het is daarmee een essentieel onderdeel van een toekomstbestendige...