Sensitivity labels zijn één van de belangrijkste beveiligingsfuncties binnen Microsoft Purview. Met sensitivity labels classificeer en beveilig je documenten, e-mails en Teams automatisch. In combinatie met Data Loss Prevention (DLP) voorkom je dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld.
Toch merken we vaak dat de verschillen niet altijd duidelijk zijn en dat organisaties zoeken naar een aanpak die ook echt werkt in de praktijk. In dit blog leggen we uit wat sensitivity labels en DLP precies doen, hoe de verschillen in licenties (E3 vs. E5) uitpakken en hoe beide oplossingen samenkomen binnen Microsoft Purview. Natuurlijk lichten we dat toe met voorbeelden uit HR, finance en legal. Tot slot geven we een stappenplan voor een succesvolle inrichting.
Controleer binnen 10 minuten met onze checklist hoe je sensititivity labels en DLP op de juiste manier inricht.
Wat zijn sensitivity labels?
Sensitivity labels in M365
Je kunt sensitivity labels zien als digitale “stickers” die aangeven hoe vertrouwelijk een document of e-mail is. Het mooie is dat je hieraan concrete regels kunt koppelen. Een document met het label Strikt Vertrouwelijk kan bijvoorbeeld alleen door bepaalde afdelingen worden geopend, automatisch worden versleuteld en voorzien van een watermerk. Dit maakt classificatie en beveiliging niet langer afhankelijk van “goed gedrag” van medewerkers, maar onderdeel van het systeem.
Wat is DLP?
Data Loss Prevention (DLP)
DLP gaat een stap verder door actief te monitoren wat er met data gebeurt. Het systeem herkent gevoelige patronen (bijvoorbeeld IBAN’s, creditcardnummers, medische gegevens of persoonsgegevens) en kan direct ingrijpen. Een DLP-regel kan bijvoorbeeld voorkomen dat iemand gevoelige data kopieert naar een USB-stick of een waarschuwing tonen bij het versturen van een e-mail naar een extern adres.
Twijfel je of jouw Microsoft 365-omgeving goed is ingericht?
Download hier onze gratis Microsoft Purview checklist en controleer in 10 minuten of je sensitivity labels juist staan.
Verschil tussen E3 en E5
Niet elke organisatie beschikt over dezelfde Microsoft 365 licentie. Het verschil tussen E3 en E5 bepaalt welke functies je kunt gebruiken:
E3 is de basis
- Handmatige toewijzing van sensitivity labels.
- Bescherming via encryptie en watermerken is mogelijk, maar gebruikers moeten dit meestal zelf toepassen.
- Standaard DLP-regels beschikbaar voor Exchange, SharePoint en OneDrive.
- Geschikt voor organisaties die vooral bewustwording willen creëren en medewerkers zelf verantwoordelijkheid laten nemen.
E5 is de slimme laag erbovenop
- Automatische classificatie op basis van inhoud, context en machine learning. Het systeem herkent bijvoorbeeld paspoorten, CV’s of contracten zonder dat een gebruiker iets hoeft te doen.
- Trainable classifiers: zelflerende modellen die patronen ontdekken in jouw organisatie (bijv. “officiële besluiten” of “medische dossiers”).
- DLP breidt zich uit naar Teams en endpoints, zodat ook chatberichten en lokale bestanden bewaakt worden.
- Integratie met Insider Risk Management en Microsoft Defender voor een 360-graden aanpak van informatiebeveiliging.
Met andere woorden: E3 legt de fundering en E5 maakt het daadwerkelijk slim en proactief.
Hoe werken sensitivity labels en DLP samen binnen Microsoft Purview?
Microsoft Purview is de centrale suite voor compliance, informatiebeheer en data protectie. Hierin komen sensitivity labels en DLP samen:
- Sensitivity labels zorgen voor de classificatie en bescherming van documenten en e-mails.
- DLP zorgt voor de handhaving en controle op hoe die documenten vervolgens worden gebruikt of gedeeld.
Een document met het label Vertrouwelijk – Finance kan door Purview automatisch onder een DLP regel vallen die voorkomt dat het naar persoonlijke e-mailadressen wordt verstuurd. Zo werk je niet met losse beveiligingslagen, maar met een geïntegreerde aanpak.
Het voordeel hiervan is dat je beveiliging kunt laten aanpassen met de gevoeligheid van de data. Hoe gevoeliger het label, hoe strenger de DLP-maatregelen, zonder dat gebruikers steeds handmatig hoeven na te denken.
Praktijkvoorbeelden
Onderstaande voorbeelden laten zien hoe sensitivity labels en DLP elkaar versterken: classificatie + handhaving = échte databeveiliging.
HR
Een medewerker wil een Excel met salarisgegevens delen met een externe consultant. Het bestand draagt het label Vertrouwelijk – HR. Dankzij DLP wordt extern delen automatisch geblokkeerd. De consultant krijgt dus geen toegang en de HR-afdeling hoeft niet continu te controleren of bestanden per ongeluk zijn gedeeld.
Finance
Facturen en rapportages met gevoelige gegevens (zoals IBAN’s of BTW nummers) worden automatisch herkend door Purview. Zodra iemand deze bestanden naar een E-mailadres probeert te versturen, verschijnt er een waarschuwing: “Let op: dit bestand bevat financiële data en mag niet extern gedeeld worden.” De medewerker wordt bewust gemaakt en de data blijft beschermd.
Legal
Contracten en overeenkomsten krijgen standaard het label Strikt Vertrouwelijk. Alleen de juridische afdeling kan ze openen. Kopiëren naar USB of printen wordt door DLP geblokkeerd. Dit scheelt enorm veel risico’s in een omgeving waar vertrouwelijkheid cruciaal is.
Hoe richt je dit stapsgewijs in?
Het succes van Purview zit niet in de techniek alleen, maar vooral in de aanpak. Een stappenplan voor een succesvolle Microsoft Purview implementatie helpt:
- Inventariseren – Breng in kaart welke informatie gevoelig is. Denk aan HR-dossiers, financiële stukken, juridische contracten en R&D documentatie.
- Labelstructuur ontwerpen – Maak een eenvoudig schema met duidelijke termen. Bijvoorbeeld: Openbaar, Intern, Vertrouwelijk, Strikt Vertrouwelijk. Houd het herkenbaar voor gebruikers.
- DLP beleid ontwerpen – Begin met regels in monitor modus. Zo kun je zien waar gevoelige data daadwerkelijk rondgaat, zonder meteen blokkades te veroorzaken.
- Pilots uitvoeren – Test de policies bij een kleine groep gebruikers. Verzamel feedback: zijn de waarschuwingen duidelijk, of misschien frustrerend? Moet het beleid strenger of juist soepeler?
- Gefaseerd uitrollen – Start bij afdelingen met de grootste risico’s, zoals HR of finance en breid daarna verder uit.
- Bewustwording en training – Techniek alleen is niet genoeg. Medewerkers moeten begrijpen waarom ze een waarschuwing krijgen of waarom een bestand niet gedeeld kan worden. Leg uit dat dit hun werk én de organisatie beschermt.
- Evalueren en bijstellen – Data en risico’s veranderen continu. Evalueer regelmatig of de policies nog aansluiten bij de praktijk.
Wil je weten hoe jouw organisatie Purview optimaal kan inzetten? Lees meer over onze aanpak voor databeveiliging of neem direct contact op.
Meer weten over sensitivity labels en DLP in M365?
Wil je meer weten over hoe sensitivity labels en DLP of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief ben jij als eerste op de hoogte van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Meer weten? Kijk op Microsoft Learn
Veelgestelde vragen over sensitivity labels
1. Wat zijn sensitivity labels in Microsoft 365?
Sensitivity labels zijn digitale classificaties die aangeven hoe vertrouwelijk een document of e-mail is. Via Microsoft Purview kun je er concrete beveiligingsregels aan koppelen, zoals versleuteling, watermerken en toegangsbeperking per afdeling.
2. Wat is het verschil tussen DLP en sensitivity labels?
Sensitivity labels classificeren en beschermen documenten en e-mails. Data Loss Prevention (DLP) handhaaft en controleert hoe die bestanden worden gebruikt of gedeeld. Samen vormen ze een geïntegreerde beveiligingslaag binnen Microsoft Purview.
3. Wat is het verschil tussen Microsoft 365 E3 en E5 voor DLP en sensitivity labels?
Met E3 kun je sensitivity labels handmatig toewijzen en standaard DLP-regels instellen voor Exchange, SharePoint en OneDrive. E5 voegt automatische classificatie op basis van machine learning toe, trainable classifiers, DLP voor Teams en endpoints en integratie met Insider Risk Management.
4. Hoe werken sensitivity labels en DLP samen in Microsoft Purview
In Microsoft Purview bepalen sensitivity labels de classificatie en bescherming van informatie. DLP-beleid gebruikt die labels vervolgens om te handhaven: een document met het label ‘vertrouwelijk – finance’ kan automatisch worden geblokkeerd voor verzending naar persoonlijke e-mailadressen.
5. Hoe begin je met het inrichten van sensitivity labels en DLP?
Begin met een inventarisatie van gevoelige informatie, ontwerp een eenvoudige labelstructuur (openbaar, intern, vertrouwelijk, strikt vertrouwelijk) en stel DLP-regels eerst in op monitormodus. Test met een pilotgroep en rol daarna gefaseerd uit, te beginnen bij afdelingen met het hoogste risico zoals HR en finance.
Wat is een e-depot en hoe bereid je jouw organisatie hierop voor?
Een e-depot is een duurzame digitale beheeromgeving voor het langdurig opslaan, beheren en toegankelijk houden van archiefwaardige informatie. Conform wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en MDTO. Het is daarmee een essentieel onderdeel van een toekomstbestendige...
Zo helpen wij organisaties binnen 90 dagen controle krijgen over data en compliance
Binnen 90 dagen kunnen organisaties met een gestructureerde data governance-aanpak weer grip krijgen op hun data en voldoen aan belangrijke wet- en regelgeving. Onze aanpak is praktisch en begrijpelijk: geen ingewikkelde technologie, maar duidelijke afspraken, inzicht...
Copilot readiness: is jouw organisatie klaar voor AI-adoptie?
Je organisatie is Copilot ready wanneer je data geclassificeerd, beschermd en gecontroleerd toegankelijk is. In de razendsnelle opkomst van Microsoft Copilot staan veel informatiemanagers voor een dilemma: hoe benut je de kracht van AI zonder concessies te doen aan...