Vermijd deze 3 fouten bij implementeren SharePoint intranet

1. Geen doordachte informatiearchitectuur

Een slechte informatiearchitectuur kan leiden tot een ongeorganiseerde SharePoint intranet omgeving. Pagina’s zijn moeilijk te vinden, documenten staan op de verkeerde plekken en medewerkers gebruiken het platform niet zoals bedoeld. Dit ondermijnt het doel van SharePoint als een efficiënt documentbeheersysteem. Het gevolg is een hoop wildgroei aan content en verlies van overzicht.

Oplossing

Wijs voor iedere afdeling een data eigenaar toe die analyseert wat voor verschillende soorten bestanden er zijn, of ze op de juiste plek staan, wie verantwoordelijk is en hoe je deze logisch structureert. Ontwerp samen met die data-eigenaren een solide informatiearchitectuur met duidelijke metadata, een logische mappenstructuur en doeltreffende zoekfunctionaliteit. Door je te richten op de schaalbaarheid, zorg je ervoor dat de structuur ook werkt naarmate het gebruik van SharePoint intranet toeneemt.

Voorbeeld uit de praktijk

Een organisatie zonder goed gedefinieerde data had moeite om te bepalen waar relevante documenten thuishoorden. Om dit op te lossen had iedere belangrijke afdeling een externe tool, portaal of website ingeschakeld om daar handleidingen, documenten en beleidsstukken op te slaan die de hele organisatie aangingen. Dit betekent dat SharePoint niet meer werd gebruikt als documentmanagement systeem, maar als verzamelplek voor externe links. Hierdoor wisten medewerkers niet waar ze wat moesten vinden, was het lastig voor de organisatie om SharePoint te beheren en omdat alle documenten extern waren opgeslagen, werd de zoekfunctie van SharePoint niet optimaal benut. Terwijl SharePoint een alles-in-één-oplossing kan bieden indien het goed is ingericht. Door middel van overleg met data-eigenaren, intranetbeheerders en afdeling communicatie heb je beter inzicht in welke soorten informatie je hebt, creëer je draagvlak, en werk je samen aan een goed ingericht intranet. 

2. Te veel maatwerk

Maatwerk lijkt aantrekkelijk, je maakt alles precies zoals je het wil. Maar een complexe inrichting zorgt vaak voor beheerproblemen. Hoe ingewikkelder je de oplossing maakt, hoe minder goed zaken zijn om te beheren. Zeker wanneer er een hoog verloop is aan deskundig personeel met SharePoint kennis. Ieder SharePoint intranet vereist altijd wel wat maatwerk, want geen organisatie is hetzelfde. Ingewikkelde maatwerkoplossing maatwerkoplossingen voor SharePoint intranet kunnen aanzienlijke technische expertise en planning vereisen.

Oplossing

Beperk maatwerk tot strikt noodzakelijke aanpassingen en zorg dat het goed gedocumenteerd is. Documenteer waarom er voor bepaalde oplossingen is gekozen, inclusief beheerprocedures zodat de continuïteit geborgd blijft.

Voorbeeld uit de praktijk

Een organisatie had voor elke site en sitepage een andere rechtenstructuur voor ogen. Daarnaast wilden ze voor elke personeelsgroep een gepersonaliseerde nieuwsfeed tonen. Deze complexe inrichting zorgde voor sterke afhankelijkheden tussen systemen. Zodra een medewerker van functie veranderde en dit niet correct was verwerkt in de Entra-groepen, werkt het intranet niet meer zoals bedoeld. Ook voor nieuwe intranetbeheerders was de structuur lastig te doorgronden. Veel rechten waren ‘onder water’ ingesteld en niet goed gedocumenteerd. Zonder duidelijk eigenaarschap en overzicht ontstonden er voortdurend problemen. Omdat er geen dataveiligheidsreden was voor deze gedetailleerde rechtenstructuur is gekozen voor een herinrichting. Door het intranet te vereenvoudigen ontstond er een stabieler, beter beheersbare omgeving die voor iedereen functioneel was.

3. Geen governance plan

Een governance plan voor een SharePoint intranet is cruciaal om ervoor te zorgen dat de omgeving effectief, veilig en goed georganiseerd blijft. Het zorgt ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn en dat iedereen binnen de organisatie begrijpt hoe het intranet moet worden gebruikt en beheerd.

Zonder een governance strategie kan een SharePoint intranet al snel uitgroeien tot een onoverzichtelijke en moeilijk te beheren omgeving. Pagina’s verouderen, niemand weet wie waarvoor verantwoordelijk is en belangrijke informatie versnipperd.

Oplossing

Maak een governance plan waarin je vastlegt wat het doel van het intranet is, wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen en hoe content wordt beheerd. Stel ook duidelijke beleidsregels en procedures op zoals richtlijnen voor het aanmaken van sites, het delen van documenten en het beheren van gebruikersrechten. Wijs aan wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft op het intranet. Dit helpt bij het beheren van de inhoud en het waarborgen van naleving van de governance regels.

Voorbeeld uit de praktijk

In een organisatie zonder governance plan werd het intranet ongestructureerd beheerd. De hele organisatie kon beheerrechten aanvragen en die werden dan ook gegeven. Er was hier namelijk geen beleid op. Dit zorgde ervoor dat sommige medewerkers zelf pagina’s konden aanpassen als ze het niet eens waren met de inhoud. Er was geen strategie, geen richtlijnen en geen centrale redactie. Het gevolg: chaos.

Pas na het opstellen van beleid en het opzetten van een communicatiestructuur kreeg het intranet weer waarde.

Hulp nodig met het intranet implementeren?

Heeft jouw organisatie hulp nodig bij het implementeren van een intranet, wil je meer weten of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!

Veelgestelde vragen over intranet implementeren