Tijdens een van Microsoft’s grootste evenementen is SharePoint Premium aangekondigd. Volgens Microsoft zal SharePoint Premium de meest geavanceerde en veelzijdige oplossing zijn voor online samenwerking en documentbeheer. Dit doet SharePoint Premium onder andere door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie en de functies van Microsoft Syntex om de contentervaring te verbeteren. Ook is je organisatie met SharePoint Premium voorbereidt voor een integratie met Microsoft Copilot. Naast een integratie met Copilot, zit de grootste toegevoegde waarde van SharePoint Premium in informatiebeveiliging en dat AI hierop veilig aansluit.

Microsoft beweert dat je met SharePoint Premium meer waarde uit jouw SharePoint gegevens kunt halen. In deze blog gaan we iets dieper op deze belofte in, zodat jij een betere overweging kan maken of SharePoint Premium toegevoegde waarde heeft voor jouw organisatie.

Wat is SharePoint

Om beter inzicht te krijgen in SharePoint Premium gaan we even terug naar de basis; wat is SharePoint ook alweer?

SharePoint kan voor een organisatie verschillende toepassingen hebben. Wanneer je gebruik maakt van Microsoft Teams en via deze applicatie samenwerkt met je collega’s wordt er op de achtergrond SharePoint Online gebruikt. Het tabblad ‘Bestanden’ in elke app is eigenlijk een SharePoint-documentbibliotheek waar je via de Teams interface in werkt.

Daarnaast kan SharePoint dienen als een raamwerk voor het opzetten van een website voor interne informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Dit noemen we vaak ook wel een intranet.

SharePoint maakt gebruik van de Cloud, je hebt dus met het gebruik van SharePoint overal en altijd toegang tot je gegevens.

SharePoint Premium om jouw content te beheren

Hoe langer je als organisatie SharePoint gebruikt, hoe groter jouw bibliotheek met informatie wordt. Tot nu toe vereisen grote hoeveelheden inhoud en informatie een handmatige verwerking. Dit betekent productiviteitsverlies, gemiste kansen en hogere bedrijfskosten. Hiervoor is een nieuwe aanpak beschikbaar; contentbeheer dat past in het tijdperk van AI.

SharePoint Premium is het volgende geavanceerde platform voor contentbeheer en -ervaringen. De software biedt AI, automatisering en extra beveiliging voor je contentervaringen, -verwerking en -beheer. Daarnaast biedt SharePoint Premium nieuwe manieren om met je belangrijkste content om te gaan en deze gedurende de hele levenscyclus te beheren en te beschermen.

De functies van SharePoint Premium kun je opdelen in de volgende onderwerpen;

  • Ervaringen en oplossingen voor je inhoud
  • Informatie verwerken
  • Informatie beheren

Ervaringen en oplossingen voor je inhoud

Door de inhoud van je SharePoint actueel te houden wordt de productiviteit van je medewerkers verhoogt en verbeter je bedrijfsprocessen.

Microsoft is van plan om de kracht van Office-samenwerking uit te breiden naar de geïntegreerde bestandsviewer. Met ondersteuning voor meer dan 400 bestandstypen kun je binnenkort inkt, commentaar, vermeldingen, taken en meer gaan toevoegen aan elk ondersteund bestandstype, net zoals je dat nu doet voor Office-documenten.

Je kunt met SharePoint Premium essentiële zakelijke documentprocessen zoals contracten, facturen, SOW’s en meer met AI, beveiliging en workflow volop optimaliseren. Dit zal gebeuren in de nieuwe Business Documents app binnen Teams. In de app kun je de volledige lijst met hoogwaardige documenten bekijken in één overzicht. Je krijgt bruikbare inzichten, zoals tijdige waarschuwingen voor contracten die binnenkort verlopen of aandacht nodig hebben.

Informatie verwerken

SharePoint Premium biedt services, waaronder;

  • Documentverwerking
  • Contentassemblage
  • E-handtekening

Op deze manier wordt de waarde van content gemaximaliseerd met behulp van AI-gestuurde automatisering.

Begin januari zullen de volgende functies beschikbaar zijn in SharePoint Premium;

  • Vertaling voor bestanden en Stream video
    Converteer bestanden en Stream video transscripts tussen tientallen ondersteunde talen, automatisch en op schaal.
  • AI-gestuurde video-opschoning
    Deze oplossing verwijdert automatisch pauzes en opvullingen uit opnames.

Binnen het eerste kwartaal van 2024 worden hier aansluitend nog meer functies toegevoegd!

  • Kolommen automatisch vullen
    Hiermee kun je dynamisch een nieuwe kolom toevoegen aan een documentbibliotheek en AI gebruiken om velden automatisch in te vullen.
  • PII-detectie
    Bestanden worden gemarkeerd met persoonlijk identificeerbare informatie (PII) zoals adressen, telefoonnummers, creditcardgegevens en meer.
  • Redigeren
    Zoek en verwijder de zichtbaarheid van bepaalde gevoelige informatie, zoals namen, adressen en sofinummers, uit de weergave van content.

Informatie beheren

Met meer informatie van meer workloads is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de juiste informatie wordt gedeeld en dat gevoelige informatie niet per ongeluk te veel wordt gedeeld of wordt blootgesteld in zoekacties of Copilot. SharePoint Premium breidt de traditionele IT-controles voor gegevens- en toegangsbeheer uit naar de eigenaren en makers van de inhoud. Dit doet SharePoint Premium door op grote schaal de volledige levenscyclus van je informatie inhoud te beheren en toegangsrechten te controleren met eenvoudige maar krachtige tools.

Data Access Governance (DAG)
Gedeelde sites en content kunnen ongeautoriseerde toegang en operationele risico’s voor organisaties veroorzaken. DAG-rapporten geven een overzicht van mogelijk te veel gedeelde sites. Deze rapporten zijn gefilterd op het beleid voor delen, met Teams verbonden sites, gevoeligheidslabels, privacy en meer. Ook sites met gevoelige bedrijfsinformatie kunnen worden gemarkeerd.

Site access reviews
Met SharePoint Premium zullen er op de sites toegangsbeoordelingen worden gestart met data-eigenaren. Deze beoordelingen hebben betrekking op de informatie die mogelijk een risico vormt, herzien wordt van toegangsrechten, de nodige wijzigingen aan brengen en te bevestigen dat sites op de juiste manier worden gedeeld.

AI-driven policy recommendations
AI kan niet alleen de productiviteit verhogen, maar ook het beheer en de administratie. AI-gestuurde beleidsaanbevelingen kunnen een voorbeeldreeks van sites met een goed beheerd toegangsbeleid vergelijken met andere sites binnen de huurder, semantisch gematcht en vervolgens een optimaal toegangsbeleid aanbevelen.

Wanneer is SharePoint Premium beschikbaar?

Zoals bovenstaand genoemd zijn er ontzettend veel mogelijkheden met SharePoint Premium en er komen steeds meer mogelijkheden bij om jouw informatie overzichtelijk en veilig te houden.

SharePoint Premium is vanaf vandaag al te gebruiken, maar is nog beperkt in haar mogelijkheden. Wanneer je SharePoint Premium vandaag aanschaft heb je toegang tot contentverwerkingsdiensten zoals documentverwerking, contentassemblage, OCR en e-handtekening. Ook kun je SharePoint Advanced Management aanschaffen als jouw tool voor de governance van je SharePoint omgeving.

Wanneer SharePoint Premium volledig uitrolt verschijnen hiervoor twee soorten licentiemodellen;

Op Pay-as-you-go basis;
Contentverwerkingsservices, zoals documentverwerking, eSignature, PII-detectie, autofill-kolommen, contentassemblage, vertaling en beeldverwerking zullen beschikbaar zijn op een pay-as-you-go-basis voor de meeste Microsoft 365-plannen.

Licentie services;
De prijzen voor licentie services zullen worden aangekondigd in 2024. Hieronder vallen de nieuwe mogelijkheden zoals de Business Documents app, Documents Hub en de verbeterde bestandsviewer.

Wat vind ik de toegevoegde waarde van SharePoint Premium?

Velen van ons streven ernaar om onze werkzaamheden optimaal uit te voeren door ervoor te zorgen dat al onze bestanden toegankelijk zijn vanaf verschillende apparaten en omgevingen. Ook bevordert het delen en samenwerken in documenten efficiëntie van onze werkprocessen. Doordat we zoveel online met bestanden werken, wordt onze informatieopslag steeds voller en onoverzichtelijker.

Wat ik tot nu toe heb gezien van SharePoint Premium is dat de tool jou helpt je data overzichtelijker te maken door suggesties voor metadata te geven. Ook faciliteert SharePoint Premium op meer scherpte in het toegangsbeleid. Vaak worden documenten en sites met mensen gedeeld, maar vergeten we in de praktijk nog wel eens die rechten weer in te trekken.

Een ander goed voordeel van SharePoint Premium is dat het gevoelige informatie kan detecteren en ook aangeeft als je hierop actie moet ondernemen met betrekking tot data veiligheid.

Als jouw organisatie zoveel data heeft dat je door de bomen het bos niet meer ziet en databeveiliging het allerbelangrijkste is, dan zou ik zeker adviseren SharePoint Premium aan te schaffen wanneer de software volledig beschikbaar is.

Ben jij geïnteresseerd in SharePoint of SharePoint Premium, maar weet je niet waar te beginnen? Wij helpen je! Klik op de onderstaande knop en onze Microsoft experts helpen je graag verder.

Meer weten over SharePoint Premium?

We hebben voor jou samengevat wat de top 10 belangrijkste Microsoft Ignite aankondigingen zijn van 2023. Wil je meer weten over het Ignite event, SharePoint Premium of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets! Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door ons op LinkedIn te volgen!

Anderen bekeken ook:

Mijn start als Microsoft consultant bij XTRM

Mijn start als Microsoft consultant bij XTRM

Dit jaar begon voor mij als een spannend hoofdstuk vol nieuwe mogelijkheden en uitdagingen. Met een overvloed aan enthousiasme ben ik gestart als Microsoft 365 Consultant. Deze start is niet alleen een nieuw hoofdstuk in mijn carrière, maar tegelijkertijd ook een kans...

read more
Onze Microsoft consultant Sharif Denz

Onze Microsoft consultant Sharif Denz

Werken als Microsoft  consultant bij XTRM Onlangs ben ik gestart als Microsoft 365 consultant bij XTRM Development. In deze blog deel ik graag mijn motivatie achter de keuze voor XTRM en neem ik je mee door mijn eerste dagen. Ik hoop dat je, na het lezen van mijn...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP