SharePoint Premium
Heb je nog nooit gehoord van SharePoint Premium? Geen zorgen! In deze blog ontdek je wat SharePoint Premium is, hoe het zich onderscheidt van SharePoint Online en hoe jouw organisatie hiervan kan profiteren.
Wil je meer weten over SharePoint Premium? Neem contact op met onze experts en vraag naar de mogelijkheden!
Wat is SharePoint Premium?
SharePoint Premium is een uitgebreide en geavanceerde versie van SharePoint Online, ontwikkeld om complexe documentbeheer- en samenwerkingsprocessen te ondersteunen. Het biedt krachtige AI-gestuurde tools voor documentverwerking, beveiliging en automatisering, waarmee organisaties efficiënter kunnen werken en meer grip krijgen op hun informatiebeheer.
Wat zegt Microsoft zelf:
“SharePoint Premium, ons volgende geavanceerde platform voor contentbeheer en ervaringen, brengt AI, automatisering en extra beveiliging voor uw contentbeheer. Het biedt nieuwe manieren om met uw meest kritische inhoud om te gaan en deze gedurende de gehele levenscyclus te beheren en te beschermen.” Microsoft Learn
In feite is SharePoint Premium een doorontwikkeling van Microsoft Syntex en bestaat het uit verschillende modules die afzonderlijk of in combinatie kunnen worden gebruikt.
Belangrijkste functionaliteiten van SharePoint Premium
1. Document- en afbeeldingsservices
Automatische metadata-extractie
Met AI worden documenten automatisch geclassificeerd en verrijkt met metadata. Dit bespaart tijd en vermindert fouten, omdat handmatige invoer grotendeels overbodig wordt.
Praktijkvoorbeeld: Een advocatenbureau ontvangt dagelijks honderden klantdocumenten. Dankzij metadata-extractie worden deze automatisch voorzien van projectnummers en klantnamen, waardoor medewerkers ze sneller terugvinden.
Inhoudsassembly (documentgeneratie)
Hiermee genereer je automatisch standaarddocumenten, zoals contracten of offertes op basis van sjablonen.
Praktijkvoorbeeld: Een HR-afdeling gebruikt SharePoint Premium om arbeidscontracten te genereren op basis van vooraf gedefinieerde templates. Dit versnelt het proces en voorkomt fouten in contractvoorwaarden.
eSignature-integratie
Onderteken documenten direct binnen SharePoint met SharePoint eSignature of integreer met Adobe Sign of DocuSign.
Praktijkvoorbeeld: Een vastgoedbedrijf versnelt het verkoopproces door huurcontracten digitaal te laten ondertekenen en automatisch op te slaan in SharePoint.
OCR (Optische tekenherkenning)
Papieren documenten of ingescande afbeeldingen worden automatisch omgezet in doorzoekbare digitale bestanden.
Praktijkvoorbeeld: Een verzekeringsmaatschappij verwerkt duizenden handgeschreven schadeclaims. OCR zet deze om in doorzoekbare tekst, waardoor claims sneller verwerkt kunnen worden.
2. Automatische documentverwerking
Gestructureerde en ongestructureerde documentverwerking
Met AI worden zowel gestructureerde (facturen, formulieren) als ongestructureerde documenten (brieven, contracten) geanalyseerd en geclassificeerd.
Praktijkvoorbeeld: Een zorginstelling gebruikt deze functie om patiëntendossiers automatisch te categoriseren en privacygevoelige gegevens beter te beheren.
Vooraf getrainde documentmodellen
Gebruik vooraf geconfigureerde AI-modellen om snel informatie te extraheren uit standaarddocumenten zoals contracten of facturen.
Praktijkvoorbeeld: Een financiële dienstverlener past een model toe op inkomende facturen, waardoor bedragen, leveranciers en vervaldata automatisch worden uitgelezen en verwerkt in het ERP-systeem.
3. Geavanceerd opslagbeheer
Microsoft 365 Archive
Sla inactieve SharePoint-sites op in een kostenefficiënte ‘cold storage’, waardoor je opslagkosten verlaagt zonder data te verliezen.
Microsoft 365 Backup
Zorgt ervoor dat je kritieke SharePoint-, OneDrive- en Teams-gegevens eenvoudig kunt herstellen in geval van een incident.
Praktijkvoorbeeld: Een multinational gebruikt Microsoft 365 Backup om gevoelige R&D-documenten te beschermen tegen onbedoelde verwijdering of cyberaanvallen.
4. AI-gedreven Taxonomie en zoekfunctionaliteit
Automatische tagging van afbeeldingen en documenten
AI voegt automatisch trefwoorden toe aan afbeeldingen en documenten, waardoor ze eenvoudiger terug te vinden zijn.
Praktijkvoorbeeld: Een marketingafdeling gebruikt automatische tagging om productfoto’s snel te filteren op categorie, merk of campagne.
Inhoudsquery en zoekoptimalisatie
Verbeter de zoekervaring in SharePoint door AI-gestuurde filters en metadata.
Praktijkvoorbeeld: Een advocatenkantoor gebruikt deze functie om snel relevante clausules uit juridische documenten op te halen bij vergelijkbare zaken.
Lees ook: Wanneer gebruik je SharePoint?
Hoe start je met SharePoint Premium?
Wil je SharePoint Premium effectief inzetten? Dan zijn er twee stappen die je kunt nemen:
- Analyseer je bestaande processen – Kijk naar systemen en processen die inefficiënt zijn en waar automatisering een oplossing kan bieden. Denk aan documentenbeheer, contractverwerking of compliance.
- Identificeer quick wins – Start met een kleine pilot, bijvoorbeeld door een bepaalde afdeling te laten werken met automatische metadata-extractie of eSignature-integratie. Zo kun je snel waarde toevoegen en de ROI aantonen.
SharePoint Premium zorgt voor efficiëntie
SharePoint Premium biedt ongekende mogelijkheden om documenten, metadata en processen slim te beheren met AI. Of je nu op zoek bent naar geavanceerde documentautomatisering, betere zoekfunctionaliteit of kostenbesparing op opslag, SharePoint Premium helpt je om efficiënter en slimmer te werken.
Wil je meer weten over hoe jouw organisatie kan profiteren van SharePoint Premium? Neem dan contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!
Meer weten over SharePoint Premium?
Wil je meer weten over SharePoint Premium of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder. Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Anderen bekeken ook:
Een social intranet voor medewerkers verhoogt betrokkenheid
Een social intranet voor medewerkers is veel meer dan een digitale prikbord plek. Het is een platform dat informatie en mensen samenbrengt. Toch zien we dat veel organisaties niet het volledige potentieel benutten van hun intranet. In deze blog ontdek je hoe een...
Zo gebruik je SharePoint Online optimaal!
Benut SharePoint Online optimaal in je organisatie We zien dat veel organisaties SharePoint Online gebruiken, maar het niet optimaal benutten. Voor veel organisaties is het essentieel om over een veelzijdig en efficiënt platform te beschikken dat samenwerking en goed...
Voorkom chaos met sterke governance voor SharePoint intranet
Waarom is governance bij SharePoint intranet belangrijk? SharePoint Online is een standaard onderdeel bij een Microsoft 365 abonnement. Dankzij de integratie met Teams en Office applicaties, flexibiliteit in opzet en de voortdurende doorontwikkeling door Microsoft is...