Slim hybride werken met Teams Places

Hybride werken

Onze digitale werkomgeving heeft zich de laatste vijf jaar in rap tempo doorontwikkeld en aangepast aan de veranderende behoeften van organisaties. Denk hierbij aan de vraag om met elkaar op afstand te kunnen werken toen de omstandigheden dit dicteerden. Het heeft de inzet en het gebruik (en succes) van Microsoft Teams ingeluid. Tegelijkertijd heeft dit de deur geopend naar een structurele manier van hybride werken, waarbij locatie minder bepalend is voor een effectieve samenwerking. Of dit nu bij een klant op locatie is, op een gedeelde werkplek of vanuit thuis. Hybriden werken biedt de flexibiliteit om overal productief te zijn. Tegelijkertijd zijn er in deze transitie extra beveiligingsmaatregelen en tools geïntroduceerd om werkprocessen efficiënt te organiseren.

De volgende stap die wij nu zetten als Microsoft-partner en in onze eigen organisatie is het slimmer inzetten van hybride werken. Zowel digitaal als procesmatig. We stemmen ons werk af op de locatie en bijbehorende focus.

Praktijk voorbeeld

Op thuiswerkdagen ligt de nadruk op geconcentreerd werken aan e-mails, documenten en ontwikkeling. Deze taken plan ik bewust op dagen dat ik op mijn werkkamer zit. Deze planning communiceer ik naar het team en dit zorgt voor structuur én duidelijkheid. Op de vaste kantoordagen zijn we met het hele team aanwezig op locatie en benutten we deze uitgelezen kans om te overleggen, brainstormen en samen te werken aan de eigen ontwikkeling. Kansen voor XTRM development en gelijke projecten/uitdagingen. Het zou dan zonde zijn om zo’n dag te vullen met individuele Teams-calls en e-mails.

Op deze manier streven we naar het efficiënter en effectiever inzetten van tijd, energie en aandacht. Om dit verder te versnellen, maken we gebruik van Microsoft Copilot. Hiermee kan ik snel mijn meetings voorbereiden, urgente e-mails prioriteren en conceptantwoorden genereren. Het enige wat echter nog ontbreekt, is een goede afstemming van fysieke werkplekken en bijbehorende middelen. Hiervoor is Microsoft Places de oplossing binnen het M365 domein. Het biedt slimme, data gedreven coördinatie van werkplekken, ruimtegebruik en samenwerking. Microsoft Places is afgestemd op het hybride werken van vandaag en morgen.

Wat is Microsoft Places?

Microsoft Places is een AI-gestuurde werkplekapplicatie die organisaties helpt om hybride en flexibel werken slimmer te organiseren. Met behulp van kunstmatige intelligentie ondersteunt Places niet alleen in het optimaliseren van werkplanning, maar bevordert het ook fysieke samenwerking tussen collega’s. Daarnaast optimaliseert het ruimtebeheer met gegevens over bezetting en gebruik.

Microsoft Places is opgebouwd rond drie pijlers:

• Coördineren
• Moderniseren
• Optimaliseren

1. Coördineren

Microsoft Places maakt het mogelijk om werk effectief te plannen en af te stemmen op locatie. Medewerkers kunnen aangeven waar ze werken, thuis, op kantoor of elders en kunnen vergaderingen plannen waarbij je kunt aangeven dat fysieke aanwezigheid gewenst is. Je kunt voor de beste aanbevelingen ook Copilot inzetten om af te stemmen wanneer je als team op kantoor bent. Vervolgens kun je met Places Finder de juiste ruimtes boeken voor je vergaderingen op kantoor. De applicatie integreert naadloos met Microsoft Teams en Outlook, zodat je in de flow van je werk blijft.

3. Optimaliseren

Als IT beheerder of als Facilitair beheerder wil je inzicht in het gebruik van je systemen, werkplekken en vergaderlocaties. Places biedt de benodigde data om hier effectief op te sturen. Op basis van gebruiksgegevens krijg je inzicht in de bureaus en ruimtes die het meest worden benut, waardoor je strategische beslissingen kunt nemen over de inrichting en benutting van de werkomgeving.

Met behulp van automatisering kun je ongebruikte ruimtes automatisch vrijgeven en beleid instellen om te voorkomen dat werkplekken gereserveerd maar niet gebruikt worden. Zo vergroot je de efficiëntie van ruimtegebruik en verbeter je de beschikbaarheid van faciliteiten.

Daarnaast biedt Microsoft Copilot inzichten en aanbevelingen waarmee je jouw kantooromgeving nog verder kunt optimaliseren.

Maar hoe ziet Teams Places er dan uit?

Tijdens de sessie op CollabDays 25 hebben we kunnen laten zien hoe dit in de praktijk werkt. Hoe reserveer je een bureau of een plek in die vleugel van het gebouw waar al jou favoriete collega’s zitten? Ook hebben we laten zien hoe je snel met één muisklik de ideale ruimte reserveert voor al jouw vergaderingen van de dag. Maar ook welke statistieken je terugkrijgt en welke stappen je dan zou kunnen nemen. En wat moet je doen om dit allemaal voor elkaar te krijgen. 

Wat heb je nodig voor Microsoft Places?

Allereerst heb je een licentie nodig. Het goede nieuws is dat je waarschijnlijk de basis al in huis hebt. Alle Microsoft en Office 365 licentie beschikken over de Core feature van Microsoft Places:

• Work plans
• Workplace presence
• In-person events
• Hybrid RSVP
• Places card

Wil je er optimaal gebruik van maken dan zul je aanvullende licenties nodig hebben zoals M365 Copilot of Teams Premium.

Meer weten over hybride werken?

Wil je meer weten over hybride werken, Microsoft Teams Places of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder. Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief ben jij als eerste op de hoogte van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!