Wanneer je veel gebruik maakt van Microsoft Teams kan het voorkomen dat je bestanden van Microsoft Teams naar een documentopslag programma moet verplaatsen zoals Esuite/Diva. Dit kun je doen door bestanden die op Microsoft Teams staan te downloaden en vervolgens te uploaden naar je documentopslag programma. Als je deze werkzaamheden vanuit jouw rol meerdere malen per dag moet verrichten, kan dit proces extreem tijdrovend zijn. Goed nieuws, want hier is een oplossing voor; bestanden synchroniseren met je OneDrive. In deze blog vertel ik je hoe je deze synchronisatie kan instellen en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn.

Wil jij op de hoogte blijven van de laatste updates en ontwikkelingen binnen M365? Klik dan op de onderstaande link en schrijf je in voor de nieuwsbrief.

Hoe moet ik bestanden synchroniseren vanuit Microsoft Teams?

Het is mogelijk om bestanden waarin je via Microsoft Teams samenwerkt te synchroniseren naar je verkenner. Zo kun je snel bestanden vanuit je verkenner uploaden naar een ander documentprogramma die jouw organisatie gebruikt.

De verkenner is een programma op Windows waarmee je bestanden en mappen op je computer kunt bekijken. Je opent de verkenner door op het pictogram in de taakbalk te klikken of door op de Windows-toets en E te drukken.
verkenner teams bestanden
Om een map te synchroniseren naar je verkenner ga je naar de desbetreffende map op Microsoft Teams. Wanneer deze open staat zie je hier de knop synchroniseren. Soms staat deze ‘verstopt’ achter de drie puntjes. De synchronisatie start en in je verkenner zie je de folder verschijnen.

Hoe zet je synchronisatie aan?

  1. Open je Microsoft Teams applicatie of ga in je internetbrowser naar: https://teams.microsoft.com/.
  2. Ga binnen deze Teams omgeving naar het team en de bestandslocatie waar de bestanden staan die je wilt synchroniseren.
  3. Klik op 3 puntjes […] in de rechterbovenhoek van het scherm en klik vervolgens op de knop ‘Synchroniseren’. Je ziet een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd om OneDrive te openen.
bestanden synchroniseren Teams
4. Wanneer je niet ingelogd bent in OneDrive, zal je computer je vragen om in te loggen. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Wanneer dit allemaal gelukt is krijgt je het volgende te zien in Microsoft Teams:
bestanden synchroniseren Teams
5. Wanneer de synchronisatie is gelukt vind je je gesynchroniseerde bestanden in je verkenner onder de map naam die je gesynchroniseerd hebt. In het geval van het voorbeeld zal dit ‘XTRM Development – Kerst 2019’ zijn.
bestanden gesynchroniseerd in Teams

Aandachtspunten bij synchroniseren van bestanden

Als je eenmaal de synchronisatie hebt aangezet is het belangrijk om te weten dat wanneer jij wijzigingen maakt, deze direct voor al je collega’s zichtbaar zijn. Dit is óók wanneer je in je bestanden werkt vanuit je verkenner. Verwijder jij dus een bestand of folder uit je verkenner, dan verdwijnen deze ook bij je collega’s die er normaal gesproken bij kunnen in Microsoft Teams.

Wanneer jij en al je collega’s een map naar hun verkenner synchroniseren en jullie samen aan het werken zijn in deze documenten, dan ontstaat er een groot verkeer aan documenten die allemaal naar de Cloud opgeslagen moeten worden. Hierdoor kan de synchronisatie langer duren en raakt de cloudopslag sneller vol. Om deze reden is het ook belangrijk om niet hele Teams hoofdmappen met je verkenner te synchroniseren. Dit moet je beperken tot de mappen die je ook echt nodig hebt voor je documentprogramma.

Heb jij mappen gesynchroniseerd met je verkenner maar gebruik jij deze helemaal niet meer? Verwijder nooit zomaar een folder, want dan verdwijnt deze ook voor al je collega’s.

Om een synchronisatie op de juiste wijze op te heffen ga je naar je map in de verkenner. Klik je met je rechtermuisknop op de map die je niet meer wilt benaderen en klik je vervolgens op “Synchronisatie stoppen”.

bestanden in Teams synchroniseren

Wat is er aan de hand als bestanden synchroniseren niet lukt?

Wanneer bestanden niet willen synchroniseren met je Microsoft Teams ligt dat vaak aan je internetverbinding of je OneDrive. Zorg er dus altijd voor dat je verbinding hebt met het internet wanneer je bestanden wilt synchroniseren. Hierbij is het ook belangrijk om goed te letten op de status van je OneDrive. Je herkent aan het blauwe wolkje rechtsonder in je taakbalk dat je OneDrive actief is. Is dit wolkje niet volledig blauw maar grijs of staat er een rood kruisje bij je blauwe wolkje, dan betekent dit dat je een actie moet uitvoeren in je OneDrive. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je opnieuw moet inloggen.

Wil jij op een eenvoudige en overzichtelijke manier weten waar je wanneer moet zijn in je OneDrive? Wacht dan niet langer en download onze OneDrive snelstartgids! Werken in OneDrive was nog nooit zo eenvoudig.

Meer weten over het synchroniseren van bestanden?

Wil je meer weten over het synchroniseren van je Teams bestanden met OneDrive of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder. Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook:

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

De integratie van SharePoint in Teams kan erg handig zijn voor gebruikers die het intranet of andere SharePoint sites willen bezoeken zonder de Teams omgeving te verlaten. Benieuwd hoe je dit kunt toepassen binnen jouw organisatie? Blijf dan lezen, want in deze blog...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP