Wanneer je veel gebruik maakt van Microsoft Teams kan het voorkomen dat je bestanden van Microsoft Teams naar een documentopslag programma moet verplaatsen zoals Esuite/Diva. Dit kun je doen door bestanden die op Microsoft Teams staan te downloaden en vervolgens te uploaden naar je documentopslag programma. Als je deze werkzaamheden vanuit jouw rol meerdere malen per dag moet verrichten, kan dit proces extreem tijdrovend zijn. Goed nieuws, want hier is een oplossing voor; bestanden synchroniseren met je OneDrive. In deze blog vertel ik je hoe je deze synchronisatie kan instellen en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn.
Het synchroniseren van Teams bestanden met OneDrive is slechts één van de vele manieren om productiviteit te verhogen. Heeft jouw organisatie hulp nodig bij het implementeren van M365? Klik dan op de onderstaande knop en ontdek hoe wij kunnen helpen met de adoptie van Microsoft 365 en het optimaliseren van de werkprocessen.
Hoe moet ik bestanden synchroniseren vanuit Microsoft Teams?
Het is mogelijk om bestanden waarin je via Microsoft Teams samenwerkt te synchroniseren naar je verkenner. Zo kun je snel bestanden vanuit je verkenner uploaden naar een ander documentprogramma die jouw organisatie gebruikt.
Hoe zet je synchronisatie aan?
- Open je Microsoft Teams applicatie of ga via je internetbrowser naar Microsoft Teams.
- Ga binnen deze Teams omgeving naar het team en de bestandslocatie waar de bestanden staan die je wilt synchroniseren.
- Klik op 3 puntjes […] in de rechterbovenhoek van het scherm en klik vervolgens op de knop ‘Synchroniseren’. Je ziet een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd om OneDrive te openen.
Aandachtspunten bij synchroniseren van bestanden
Als je eenmaal de synchronisatie hebt aangezet is het belangrijk om te weten dat wanneer jij wijzigingen maakt, deze direct voor al je collega’s zichtbaar zijn. Dit is óók wanneer je in je bestanden werkt vanuit je verkenner. Verwijder jij dus een bestand of folder uit je verkenner, dan verdwijnen deze ook bij je collega’s die er normaal gesproken bij kunnen in Microsoft Teams.
Wanneer jij en al je collega’s een map naar hun verkenner synchroniseren en jullie samen aan het werken zijn in deze documenten, dan ontstaat er een groot verkeer aan documenten die allemaal naar de Cloud opgeslagen moeten worden. Hierdoor kan de synchronisatie langer duren en raakt de cloudopslag sneller vol. Om deze reden is het ook belangrijk om niet hele Teams hoofdmappen met je verkenner te synchroniseren. Dit moet je beperken tot de mappen die je ook echt nodig hebt voor je documentprogramma.
Heb jij mappen gesynchroniseerd met je verkenner maar gebruik jij deze helemaal niet meer? Verwijder nooit zomaar een folder, want dan verdwijnt deze ook voor al je collega’s.
Om een synchronisatie op de juiste wijze op te heffen ga je naar je map in de verkenner. Klik je met je rechtermuisknop op de map die je niet meer wilt benaderen en klik je vervolgens op “Synchronisatie stoppen”.
Wat is er aan de hand als bestanden synchroniseren niet lukt?
Wanneer bestanden niet willen synchroniseren met je Microsoft Teams ligt dat vaak aan je internetverbinding of je OneDrive. Zorg er dus altijd voor dat je verbinding hebt met het internet wanneer je bestanden wilt synchroniseren. Hierbij is het ook belangrijk om goed te letten op de status van je OneDrive. Je herkent aan het blauwe wolkje rechtsonder in je taakbalk dat je OneDrive actief is. Is dit wolkje niet volledig blauw maar grijs of staat er een rood kruisje bij je blauwe wolkje, dan betekent dit dat je een actie moet uitvoeren in je OneDrive. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je opnieuw moet inloggen.
Teams bestanden goed synchroniseren met OneDrive? Gebruikers raken snel de weg kwijt, wat leidt tot frustratie. Deze visuele snelstartgids helpt gebruikers zelfstandig aan de slag. Werken in OneDrive was nog nooit zo eenvoudig.
Meer weten over het synchroniseren van bestanden?
Wil je meer weten over het synchroniseren van je Teams bestanden met OneDrive of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!
Anderen bekeken ook:
3 veelgemaakte fouten bij het inzetten van AI-agents. Hoe voorkom je ze?
Het inzetten van AI-agents lijkt soms een kwestie van een platform kiezen en starten. In demo’s beantwoorden agents klantvragen, zoeken ze documenten op, maken ze samenvattingen, zetten ze vervolgacties klaar en bereiden ze besluiten voor. Dat ziet er indrukwekkend...
Microsoft Copilot Studio agents: wat kun je ermee?
Met Microsoft Copilot Studio kunnen organisaties zelf AI-agents bouwen. Deze agents kunnen vragen van medewerkers beantwoorden, kennis uit bijvoorbeeld SharePoint gebruiken en acties uitvoeren in bedrijfsprocessen. Daarmee gaan de agents uit Copilot Studio verder dan...
Hoe werken AI Agents in Microsoft 365? Een praktische uitleg
Om de AI Agents in Microsoft 365 goed te begrijpen, is het belangrijk om naar de onderliggende architectuur te kijken. Die bestaat uit drie lagen die nauw met elkaar samenwerken. Copilot Studio is het platform waarmee je agents ontwerpt, bouwt en beheert. Microsoft...