Tijdens onze implementaties van Microsoft Teams en OneDrive krijgen we regelmatig de vraag: “Ik vind het delen van bestanden echt handig, maar waar kan ik precies zien welke bestanden er met mij gedeeld zijn en welke ik met anderen heb gedeeld?” We begrijpen dat deze vraag vaak gesteld wordt en daarom geven we jou in deze blog meer duidelijkheid over waar je de gedeelde bestanden in Teams kan vinden.
Wil jij op de hoogte blijven van de laatste updates en ontwikkelingen binnen M365? Klik dan op de onderstaande link en schrijf je in voor de nieuwsbrief.
Wat zijn gedeelde bestanden?
Gedeelde bestanden omvatten documenten of andere bestandtypes die je met andere hebt gedeeld of die anderen hebben gedeeld met jou via Microsoft Teams of OneDrive. Het delen van een bestand is eenvoudig: je klikt op de ‘Delen’-knop, die je op verschillende plekken binnen alle Microsoft 365 applicaties kunt vinden. Zodra een bestand is gedeeld, wordt er een koppeling gegenereerd die anderen kunnen gebruiken om het bestand te openen en te bewerken.
In de afbeelding hieronder zie je hoe het delen eruitziet:
Gedeelde Bestanden Binnen Teams
Om je gedeelde bestanden in Microsoft Teams te bekijken, ga je naar de ‘OneDrive’-knop in de zijbalk. Maak je nog gebruik van de oude versie van Microsoft Teams dan heet dit ‘Bestanden’. Vervolgens selecteer je het tabblad ‘Gedeeld’. Hier vind je een overzicht van alle bestanden die met jou zijn gedeeld, evenals de bestanden die jij met anderen hebt gedeeld. Je hebt hier de mogelijkheid om in dit overzicht te filteren op bestandstype, de datum waarop het bestand gedeeld is, de naam van het bestand of de persoon die het gedeeld heeft. Daarnaast kun je hier ook de activiteiten rondom het bestand bekijken. In de afbeelding aan de rechterzijde zie je een voorbeeld van waar je deze functies kunt vinden.
Extra tips voor het beheren van gedeelde bestanden in Microsoft Teams
1) Gebruik de zoekfunctie
Als je op zoek bent naar een specifiek bestand, gebruik dan de zoekfunctie binnen Teams om snel het gewenste document te vinden.
2) Sorteer en organiseer
Organiseer je bestanden op een logische manier door gebruik te maken van de sorteeropties zoals zoeken op naam, datum of grootte.
3) Check de machtigingen
Zorg ervoor dat je regelmatig de toegangsmachtigingen van je gedeelde bestanden controleert. Zo weet je zeker dat alleen de juiste personen toegang hebben tot je documenten.
4) Maak gebruik van Teams kanalen
Om je bestanden beter te organiseren kun je gebruik maken van verschillende kanalen binnen Teams. Elk kanaal kan zijn eigen set documenten en bestanden hebben, waardoor het eenvoudiger wordt om alles georganiseerd te houden.
Door bovenstaande stappen en tips te volgen, werk je efficiënter met Microsoft Teams en ben je altijd op de hoogte van de locatie van je gedeelde bestanden. Veel succes met samenwerken!
Heeft jouw organisatie ondersteuning nodig om optimaal gebruik te maken van Microsoft Teams? Klik op de knop en neem vandaag nog contact op!
Meer weten over gedeelde bestanden in Teams?
Wil je meer weten over bestanden delen in Microsoft Teams of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!
Anderen bekeken ook:
Zo gebruik je Teams kanalen wel efficiënt
Microsoft Teams is uitgegroeid tot een onmisbaar platform voor samenwerking binnen teams en organisaties. Het brengt communicatie, bestanden en handige tools samen op één plek, waardoor werken een stuk makkelijker wordt. Met de nieuwste updates, zoals de “nieuwe chat-...
Grote verandering in Teams: chat- en kanaalfuncties samengevoegd
Heb je het al gehoord? De vertrouwde Microsoft Teams krijgt een grote update! De Microsoft ‘teams’ en ‘chat’ functies worden samengevoegd. Dus schrik niet als je de ‘teams’ functie ineens niet meer ziet staan in de navigatiebalk. Microsoft heeft onlangs aangekondigd...
Meest gestelde vragen over Teams vergaderingen
Vragen over Teams vergaderingen zijn verleden tijd! Heb je regelmatig een Teams vergadering en heb je daar vragen over? Of je nu snel een Teams vergadering wilt aanmaken, een uitnodiging via Outlook wilt versturen of simpelweg effectiever wilt samenwerken, deze blog...