Microsoft 365 is bij de meeste organisaties niet meer weg te denken. Microsoft biedt een compleet pakket aan als het gaat om diensten en tools rond communicatie, informatie/data verwerking, documentatie, planning, presentatie etc. Over het algemeen bevorderen deze diensten en tools de productiviteit van medewerkers. Echter, een groot probleem van medewerkers blijft buiten schot. We zijn met z’n allen vaak veel tijd kwijt aan administratieve of repeterende taken. Microsoft heeft hier wat voor bedacht: Power Automate. En het mooiste is, je hebt het waarschijnlijk al als onderdeel van het complete pakket dat je al af neemt!

Wat is Power Automate?

Power Automate is een cloud-gebaseerde automatiseringsdienst die zakelijke gebruikers een eenvoudige manier biedt om hun dagelijkse taken, processen en workflows in applicaties en diensten te automatiseren. Power Automate geeft gebruikers de mogelijkheid een workflow te creëren. Deze kan vervolgens getest en uitgebreid worden naar de behoefte van de gebruiker. Power Automate maakt gebruik van API’s om zo verschillende applicaties aan elkaar te verbinden. API is een verzamelnaam voor specifieke software interfaces die het mogelijk maakt voor een programma/applicatie om te ‘’communiceren’’ met andere programma’s/applicaties. Hierdoor is het ook mogelijk om buiten de Microsoft apps, software van derden, zoals bijvoorbeeld Salesforce, in je workflow te verwerken.

 

Wie kan Power Automate het beste gebruiken?

Power Automate heeft twee verschillen doelgroepen:

  1. Alledaagse gebruikers of ook wel ‘Citizen Integrators’ genoemd binnen een organisatie. Dit zijn mensen die vaak geen IT/coding achtergrond hebben binnen Enterprise-organisaties, maar zich wel bezig houden met IT integraties en automatisering binnen hun gebied van expertise. Zij werken samen met IT om de verantwoordelijkheid voor zakelijke oplossingen dichter naar de business zelf te verplaatsen. Bijvoorbeeld een Sales manager die een de instroom van gegevens van nieuwe leads via de website, automatisch in een Excel bestand wil hebben in SharePoint. Hij kan dit proces samen met IT via Power Automate automatiseren.

2. IT-besluitvormers, zij willen het mogelijk maken om voor line-of-business-partners hun eigen oplossingen uit te voeren, zodat IT-professionals en integratiespecialisten zich met al hun ervaring kunnen concentreren op meer geavanceerde integratie hulpprogramma’s, zoals Azure Logic Apps. Azure Logics Apps heeft in basis dezelfde interface en functie als Power Automate, waarbij organisatieprocessen kunnen worden geautomatiseerd en geïntegreerd. Het verschil is dat de Azure Logics App zich richt op organisatie brede IT integraties en automatiseringen. Power Automate is meer gefocust op automatiseringen op gebruikersniveau om productiviteit te verhogen.

Power Automate is opgenomen in een platform van bedrijfsapplicaties, waaronder Power Apps, Microsoft Dataverse, Dynamics 365 en Office 365. Met dit platform kunnen gebruikers doelgericht oplossingen maken voor hun bedrijf of sector, voor functionele rollen en zelfs voor hun specifieke geografie. Line-of-business-gebruikers, die het beste de behoeften van hun bedrijf begrijpen, kunnen nu eenvoudig gegevens en processen analyseren, opstellen en stroomlijnen. Met Azure kunnen ontwikkelaars applicaties bouwen, implementeren en beheren op een manier die de line-of-business benadering gemakkelijk uitbreidt naar automatisering, analytics en apps.

Hoe vertaalt dit zich naar de praktijk?

Wij hebben al verschillende organisaties geholpen met het automatiseren van hun processen. Leuk voorbeeld is het automatiseren van het sales proces van een dienstverlener. Zij maken gebruik van Salesforce om gegevens van leads (accounts) en projecten bij te houden. Gebruikers maakten handmatig klant- en project mappen aan in SharePoint. Dit werd als repeterend en storend ervaren. Daarnaast kost het onnodig veel tijd en is het werk erg foutgevoelig. Dit komt omdat niet alle klantnamen correct werden genoteerd. Deze organisatie kwam met de vraag of wij hier een oplossing voor hadden. Power Automate bleek hiervoor een hele goede oplossing, omdat het gehele handmatige proces te automatiseren is met behulp van Power Automate.

Als start, hebben wij het proces in kaart gebracht. Op basis van dit proces is er een analyse gemaakt welke acties handmatig uitgevoerd werden. Uit een eerdere brainstormsessie kwam naar voren dat we bepaalde checks in de workflow moesten bouwen, om zo een eenduidig naambeleid af te dwingen. Nadat een concept workflow was goedgekeurd, zijn we in Power Automate aan de slag gegaan. Na wat testen en tweaken, hebben wij de gehele workflow kunnen automatiseren.

Nu wordt er, zodra er in Salesforce een nieuwe klant of project wordt gemaakt, een workflow in Power Automate gestart. Deze herkent de klant en/of project naam, giet deze naam in het juiste format en maakt aan de hand van deze gegevens de correcte mappenstructuur aan binnen SharePoint. Deze automatisering bespaart de klant tijd, moeite en tegelijkertijd worden er fouten in de naamgeving vermeden. 

Power Automate

Meer weten over Power Automate?

Neem contact op met XTRM Development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Je kunt ook op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen door ons op LinkedIn te volgen.

Anderen bekeken ook:

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

De integratie van SharePoint in Teams kan erg handig zijn voor gebruikers die het intranet of andere SharePoint sites willen bezoeken zonder de Teams omgeving te verlaten. Benieuwd hoe je dit kunt toepassen binnen jouw organisatie? Blijf dan lezen, want in deze blog...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP