Wat is Microsoft Purview en hoe werkt het?

Wanneer is het tijd voor data governance?

Data groeit exponentieel en organisaties die dit niet goed beheren, lopen waardevolle kansen mis. Mits de data veilig en hoogwaardig is. Je kunt dit bereiken met behulp van data governance. Data governance is op zichzelf geen doel, maar het maakt het wel mogelijk om op een efficiënte en effectieve manier om te gaan met data.

Data governance draait niet alleen om data, juist de gebruiker is hierin essentieel. Policies werken namelijk alleen als gebruikers ze begrijpen en volgen. Data heeft pas betekenis als mensen er inzichten uit halen. Verder moet governance aansluiten op hoe gebruikers data zoeken, interpreteren en toepassen. Microsoft Purview biedt de gebruiker een uitgebreide set aan tools om data governance op de juiste manier en gemakkelijk aan te pakken.

Checklist data governance

Het is vaak lastig om te bepalen wanneer je als organisatie moet beginnen met data governance. Toch zijn er duidelijke signalen waaraan je kunt zien dat het tijd is om actie te ondernemen. Herken je een of meer van onderstaande signalen? Dan is de noodzaak groter dan je misschien denkt.

1. Compliance- of auditdruk → Je verwerkt persoonsgegevens en moet voldoen aan AVG of andere regelgeving.
2. Incidenten of risico’s → Gevoelige info belandt op verkeerde plekken of wordt per ongeluk gedeeld.
3. Data overal verspreid → Niemand weet zeker waar de laatste versie van documenten of datasets staat.
4. Iedereen maakt eigen dashboards → Verschillende definities en cijfers leiden tot verwarring en discussie.
5. Sterke groei of fusie → Data raakt versnipperd over meerdere systemen en afdelingen.

Niet alle signalen wegen even zwaar. Problemen rond compliance of datalekken vragen om directe actie, omdat er wettelijke verplichtingen en hoge risico’s spelen. Andere signalen lijken op korte termijn minder urgent, maar zorgen uiteindelijk voor verlies van efficiëntie en vertrouwen. Controleer via de Microsoft Purview & data governance checklist wat jouw organisatie kan doen.

Hoe werkt Purview?

Microsoft Purview is een set aan oplossingen en services gebundeld op één platform die het eenvoudig maakt om:  

• Volledig inzicht te krijgen in je data 
  Purview laat zien waar data zich bevindt, hoe het gebruikt wordt en wie er toegang toe heeft. Ook als het verspreid staat over verschillende systemen. 

• Gevoelige informatie te beschermen gedurende de hele lifecycle 
  Door middel van labels en beleid zorg je dat gevoelige data altijd correct wordt beveiligd. 

• Data governance simpel en toekomstbestendig in te richten 
  Purview biedt één centraal platform voor beleid en regels, waardoor je consistent en schaalbaar met data omgaat, ook als de organisatie groeit. 

• Risico’s en compliance-eisen effectief te beheren 
  Via rapportages en tools zoals Compliance Manager toon je gemakkelijk aan dat je voldoet aan wetgeving zoals AVG en beperk je risico’s op datalekken. 

Waarom Microsoft Purview onmisbaar is binnen Microsoft 365

Organisaties die Microsoft 365 gebruiken, genereren dagelijks enorme hoeveelheden data in Teams, SharePoint en Outlook. Zonder policies voor data governance en bescherming kan die data al snel onoverzichtelijk worden of onbedoeld worden gedeeld. Microsoft Purview voegt precies die extra laag bescherming en orde toe.

Met Data Loss Prevention voorkom je bijvoorbeeld dat gevoelige informatie uitlekt via e-mail, Teams of SharePoint. Met Information Protection labels kun je documenten en e-mails automatisch classificeren en beveiligen. En met Compliance Manager maak je aantoonbaar dat je voldoet aan wet- en regelgeving zoals de AVG.

Verder is de integratie met alle andere Microsoft 365 applicaties naadloos met Microsoft Purview en er is geen noodzaak voor externe tooling om data governance te regelen. Dit zorgt er ook voor dat het beheer niet versnippert raakt over verschillende tools.

Wil je starten met Microsoft Copilot? Zonder Purview ligt je gevoelige data op straat binnen de organisatie. Ontdek hier of jouw organisatie AI ready is.

Voor wie is Microsoft Purview bedoeld?

Microsoft Purview is geen tool die alleen maar door de IT-afdeling wordt beheerd. Integendeel, bijna iedereen heeft er mee te maken. Afhankelijk van je rol gebruik je Purview net op een andere manier. 

Voor een CISO of compliance officer is Purview een manier om in één oogopslag te zien hoe goed de organisatie voldoet aan wetgeving zoals de AVG. Met de Compliance Manager module kunnen ze meten, rapporteren en prioriteiten stellen. Zo weten ze precies waar de risico’s liggen en welke acties nodig zijn. 

Een data steward of IT-beheerder gebruikt Purview heel anders. Zij gebruiken Purview om policies in te richten, zoals labels of bewaartermijnen. Met de Data Map module krijgen ze overzicht waar data staat. Voor hen is Purview een cockpit om orde te scheppen in de chaos. 

En dan zijn er de eindgebruikers. Dat is iedereen in de organisatie. Zij merken Purview misschien niet direct op, maar zien het terug in hun dagelijkse werk. Denk aan een waarschuwing als iemand gevoelige informatie probeert te mailen buiten de organisatie, of een label dat automatisch verschijnt in een document. Dat helpt medewerkers bewust en veilig met data om te gaan, zonder dat ze zelf alle regels hoeven te onthouden. 

Kortom, Purview is niet een afdeling specifieke tool, maar een gezamenlijke laag die ervoor zorgt dat iedereen veilig, compliant en efficiënt met data kan werken. 

Meer weten over Microsoft Purview?

Heb je een vraag over Microsoft Purview die deze blog niet beantwoordt? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Blijf je graag op de hoogte? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks de laatste ontwikkelingen rond Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!