Zo gebruik je SharePoint Online optimaal!

Benut SharePoint Online optimaal in je organisatie

We zien dat veel organisaties SharePoint Online gebruiken, maar het niet optimaal benutten. Voor veel organisaties is het essentieel om over een veelzijdig en efficiënt platform te beschikken dat samenwerking en goed informatiebeheer bevordert. SharePoint Online is een van de toonaangevende en veelzijdige oplossingen van Microsoft. Het platform draait vaak al op de achtergrond mee via Microsoft Teams, maar het SharePoint Online gebruik blijft vaak beperkt tot de basisfunctionaliteiten. En dat is zonde. Want wie SharePoint Online strategisch inzet, ontdekt een krachtig hulpmiddel voor informatiebeheer, samenwerking en procesoptimalisatie. In deze blog laat ik zien hoe je SharePoint Online optimaal benut, van implementatie tot slimme functies zoals metadata, Copilot en automatisering.

Zorg voor grip op je SharePoint Online omgeving en download de gratis governance Checklist! Hiermee voorkom je chaos, datalekken en inefficiënt beheer. Met deze praktische checklist breng je structuur aan, stel je duidelijke richtlijnen op en borg je veiligheid en samenwerking binnen Microsoft 365. Een onmisbare download voor elke IT-manager of Microsoft 365 beheerder. 

Lees ook: 4 veelgemaakte fouten bij SharePoint Online implementatie

Voordelen van optimaal gebruik SharePoint Online

Veel mensen zijn bekend met SharePoint Online, vooral als documentopslag. Maar het platform biedt veel meer voordelen waar niet iedereen zich bewust van is. Daarom benoem ik hieronder een aantal hoofdpunten om dit onder de aandacht te brengen.

Toegankelijkheid
Met SharePoint online heb je altijd en overal toegang tot documenten en informatie.

Samenwerking
Deel documenten in real-time, werk tegelijkertijd in bestanden en communiceer direct via gedeelde communicatiekanalen. Zo ontstaat een dynamische werkplek waar iedereen verbonden blijft.

Integratie met Microsoft 365
SharePoint werkt naadloos samen met andere Microsoftproducten en -diensten. Dit maakt het makkelijker om processen te stroomlijnen en data te koppelen waar nodig.

Schaalbaarheid
SharePoint schaalt mee met alle organisaties. Nieuwe teams, afdelingen of regio’s zijn eenvoudig toe te voegen binnen dezelfde beheerde omgeving.

Lees ook: Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

Belangrijke functies in SharePoint Online

Naast de voordelen biedt SharePoint Online ook vele mogelijkheden en functies die het gebruik en de benutting van de oplossing kunnen bevorderen. Een aantal van deze functies zijn:

Communicatiesites

Met communicatiesites kunnen belangrijke informatie en updates worden gedeeld met de hele organisatie. Deze informatie is dan eenvoudig te raadplegen en terug te vinden voor de medewerkers.

HUB-sites

Door het gebruik van HUB-sites kan je jouw SharePoint Online omgeving indelen in een aantal hoofdthema’s of richtingen die van belang zijn in jouw organisatie. Onder die thema’s hangen dan weer verschillende sub-onderwerpen bijhorende sites.

Workflows en automatisering

Automatiseer terugkerende processen met Power Automate. Een aantal standaard workflows zijn al aanwezig, maar er kunnen ook custom workflows gemaakt worden d.m.v. Power Automate. Door deze processen of acties te automatiseren realiseer je een hogere efficiëntie.

Gebruik van metadata

Kenmerken of eigenschappen van data wordt ook wel metadata genoemd. Door het gebruik van metadata breng je meer structuur aan in de wirwar van de vele bestanden en data. Ook maakt dit het zoeken makkelijker en effectiever, doordat er ook op de metadata gefilterd kan worden en op basis van metadata verschillende views gecreëerd kunnen worden. Door hierbij ook content types te gebruiken, kan standaard metadata meegegeven worden aan verschillende soorten documenten. Het is belangrijk dit ook in de eerder genoemde Informatie Architectuur mee te nemen of toe te voegen.

Templates en document sets

Door gebruik te maken van sjablonen/templates en document sets in combinatie met content types bevorder je de efficiëntie. Templates kunnen bepaalde standaardinrichtingen zijn en document sets zijn een standaard verzameling documenten die bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden bij projecten waar vaak dezelfde soort documenten nodig zijn. Templates en document sets worden soms qua kracht onderschat of zijn relatief onbekend bij veel SharePoint gebruikers. Dit terwijl het veel kan bijdragen aan efficiëntie, omdat het de handmatige acties verminderd.

Optimaliseer de zoekfunctie

Bij de standaard configuratie is de zoekfunctie in SharePoint Online niet ideaal. Er wordt niet altijd gevonden wat er gezocht wordt of er komen juist te veel resultaten naar voren. Door dit te optimaliseren kan je gebruikers helpen in het gebruik van SharePoint Online. Je kan bijvoorbeeld de scope aanpassen van de search, waardoor je gerichter zoekt op een deel van de SharePoint omgeving waar je je op dat moment bevindt.

Lees ook: SharePoint als Document Management Systeem (DMS)

Geavanceerde mogelijkheden van SharePoint

Bovenstaande functionaliteiten zijn beschikbaar of in te richten in de SharePoint Online variant die standaard beschikbaar is. Daarnaast biedt Microsoft ook nog extra functies aan die meer geavanceerd zijn. Nu hoor ik je zeggen: ‘Hmm interessant, welke zijn dit dan?’ Denk bijvoorbeeld aan:

Copilot

Naast de Premium-features kan Copilot natuurlijk niet achterblijven. Ook in SharePoint krijgt Copilot een steeds belangrijkere rol. Zo is Copilot geïntegreerd in SharePoint en kan je in Copilot Studio eigen Copilots ontwikkelen die gekoppeld zijn aan SharePoint content en/of pagina’s. Een recent bekendgemaakte toevoeging zijn de Copilot Agents in SharePoint. Hier kun je in een SharePoint pagina snel en eenvoudig Copilots aanmaken op basis van geselecteerde content, zonder te coderen. Deze ontwikkeling komt binnenkort beschikbaar in preview en zal naar verwachting later dit jaar breder beschikbaar komen. Klik hier om meer te lezen over Copilot in SharePoint.

Of je nu start met SharePoint of klaar bent voor de volgende fase, wij helpen organisaties o.a. bij de inrichting, governance, adoptie en automatisering. Heeft jouw organisatie hulp nodig bij SharePoint Online? Neem vandaag nog contact met ons op!