Een gezonde werk/privé balans is cruciaal voor de productiviteit en het welzijn van medewerkers. In een zakelijke omgeving kan het moeilijk zijn om duidelijke grenzen te stellen tussen werk en privé, zeker wanneer technologie ons continu bereikbaar maakt. Gelukkig bieden Microsoft Teams en Outlook krachtige functies die organisaties kunnen helpen om deze balans te ondersteunen en het welzijn van hun medewerkers te verbeteren.
In deze blog bespreken we enkele praktische tips en functionaliteiten van Teams en Outlook die je kunt inzetten om de werk-privébalans binnen jouw organisatie te optimaliseren.
Meldingen beheren buiten werktijd
Een van de grootste uitdagingen voor medewerkers is het ontvangen van meldingen buiten werktijd. Dit kan de grens tussen werk en privé vervagen, wat leidt tot stress en verminderde rust.
Microsoft Teams biedt een functie waarmee gebruikers tijden kunnen instellen waarop zij geen meldingen ontvangen, zelfs als ze Teams op hun smartphone gebruiken. Deze instellingen kunnen worden doorgevoerd voor zowel Teams als Outlook.
Instructies voor het instellen van meldingsbeheer in Teams
- Open de Teams-app op je telefoon
- Klik op je profielfoto.
- Klik op “Meldingen”.
- Scrol naar beneden en selecteer ”Meldingen blokkeren”.
- Stel de gewenste tijd in waarop meldingen uitgeschakeld moeten zijn.
Wil jij op de hoogte blijven van de laatste trends en ontwikkelingen van Microsoft? Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief en mis geen enkel nieuws meer!
Plan berichten en e-mails voor later
Soms wil je een bericht sturen zonder de ontvanger meteen te storen. Microsoft Outlook biedt de mogelijkheid om e-mails op een later tijdstip te verzenden, wat ideaal is wanneer je niet wilt dat collega’s buiten werktijd gestoord worden.
Ook in Teams kun je berichten plannen, zodat je deze kunt verzenden op een moment dat beter schikt voor de ontvanger.
Hoe stel je uitgestelde bezorging in Outlook in?
- Start een nieuwe e-mail
- Klik op “Opties” in het bovenste lint.
- Selecteer “Bezorging uitstellen”
- Stel de gewenste verzendtijd in.
- Je mail blijft hangen in de map “Postvak UIT”. Totdat jouw ingestelde tijd is aangebroken.
- Wanneer je de mail toch niet wilt versturen, kun je deze verwijderen vanuit die map.
In 2025 komt er een nieuwe versie van Outlook uit, in deze versie zal het vinden van de functie om een mail uit te stellen veel eenvoudiger en intuïtiever zijn.
Geplande berichten in Teams
Ditzelfde kunnen je medewerkers ook doen voor een chat die ze willen versturen in Teams. Op deze manier kunnen ze dit aanpakken:
- Ga in Teams naar de chat die je met je collega hebt.
- Klik met je rechtermuisknop op het verzend icon.
- Stel je gewenste datum/tijd in.
- Klik op doorgaan.
- Typ je bericht en klik op verstuur.
Creëer focustijd met Viva Insights en Outlook
Het is geweldig dat collega’s elkaar altijd weten te vinden en dat ze elkaar helpen. Maar het voortdurend beschikbaar zijn kan ten koste gaan van eigen werkzaamheden.
Wist je dat de productiviteit van medewerkers aanzienlijk verbeterd kan worden door focustijd in te plannen? Uit onderzoek blijft dat het wel 23 minuten kan duren voordat je weer compleet geconcentreerd kan zijn na een onderbreking, zelfs als je je tijd enkel hebt onderbroken met het lezen van een chatbericht.
Om medewerkers te helpen geconcentreerd te werken, bieden Outlook en Viva Insights add-on de mogelijkheid om automatisch focustijd in te plannen. Hierbij worden meldingen tijdelijk uitgeschakeld.
Zo kun je focustijd inplannen in Outlook met Viva Insights
In Outlook is er een icoon “Focus tijd toevoegen”, hiermee kiezen medewerkers zelf een blok waarin collega’s hen niet kunnen storen, want; Microsoft zet dan automatisch alle meldingen uit voor deze periode.
Daarnaast is Viva Insights ook een geweldige tool om balans in je werk te houden. Op deze manier kunnen medewerkers dit doorvoeren:
- Open Outlook.
- Klik op Viva Insights, rechtsboven in je scherm.
- Selecteer “Wilt u elke dag focustijd?”.
- Wanneer je doorklikt, zal Viva Insights voor jou automatisch momenten vinden voor focustijd.
Viva Insights heeft nog meer handige functionaliteiten. Meer hierover vind je hier.
Niet storen functie in Teams
Het is natuurlijk niet altijd te plannen wanneer een focusmoment nodig is.
Daarvoor heeft Microsoft Teams een handige knop. Hier kan worden ingesteld dat je geen meldingen wilt ontvangen. Collega’s kunnen dan zien aan de status dat je druk bent.
Zodra je weer beschikbaar bent, moet je dit weer aangeven in deze instellingen. Of je kunt een maximale tijd instellen om je niet storen status weer te geven
Lees ook: De nieuwe functies van Microsoft Teams
Meer werk-privébalans met Teams en Outlook
Microsoft Teams en Outlook bieden diverse functies die organisaties kunnen inzetten om de werk-privébalans van hun medewerkers te ondersteunen. Door slim gebruik te maken van meldingsbeheer, geplande berichten en focustijd kunnen organisaties een werkomgeving creëren waarin medewerkers productiever zijn en tegelijkertijd hun werk en privéleven beter in balans houden.
Wil je het maximale halen uit Microsoft Teams en Outlook met goed getrainde medewerkers? Plan een gesprek met onze expert en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen tijd te besparen en fouten te verminderen.
Meer weten over Teams en Outlook?
Wil je meer weten over Microsoft Teams en Outlook, wil je op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.
Door je in te schrijven op onze nieuwsbrief kun je als eerste op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen rondom Microsoft 365. Of volgen ons op LinkedIn!
Anderen bekeken ook:
Wanneer is Microsoft Copilot voldoende en wanneer heb je AI Agents nodig?
Microsoft Copilot is vooral geschikt wanneer medewerkers AI inzetten als assistent en zelf de controle houden. Een AI Agent is interessanter wanneer een proces voorspelbaar, herhaalbaar en duidelijk afgebakend is en meerdere stappen zelfstandig kunnen worden...
AI Agent VS chatbot: waarom traditionele chatbots tekortschieten
Een aantal jaar geleden was een chatbot voor veel organisaties het bewijs dat ze werk maakten van digitale dienstverlening. Inmiddels ligt dat anders. Veel IT-teams merken dat gebruikers afhaken zodra een vraag net anders wordt gesteld dan verwacht. Daarnaast blijft...
Wat is agentic AI en hoe kun je het inzetten?
Agentic AI verandert de manier waarop organisaties naar kunstmatige intelligentie kijken. In plaats van alleen antwoorden te geven, kunnen AI-agents zelfstandig doelen nastreven, informatie verzamelen en acties uitvoeren binnen vooraf ingestelde kaders. In dit blog...