Microsoft Ignite 2022 ligt inmiddels alweer achter ons. Ook dit jaar werd er tijdens het jaarlijkse event de nieuwste technologie getoond, roadmaps gedeeld en werden er grootse aankondigden gepresenteerd. Vanuit dit event wordt de koers van het komende jaar van Microsoft gedeeld. Natuurlijk waren ook wij van XTRM development aanwezig bij Microsoft Ignite en zullen de komende tijd uitgebreid verslag doen van de verschillende ontwikkelingen. Tijdens Microsoft Ignite werd Microsoft Syntex gelanceerd.

Over deze ontwikkeling brengen wij je d.m.v. deze blog graag meer op de hoogte. Wat is Microsoft Syntex precies? Wat zijn de verschillen met SharePoint Syntex? En niet te vergeten, hoe en wanneer komt het beschikbaar?

Ik ben Mark Overdijk, consultant bij XTRM Development, en dit is de “Microsoft Syntex” blog.

Wat is Microsoft Syntex?

Laten we allereerst beginnen met de tekst van Microsoft Iginte; “Microsoft is unveiling Microsoft Syntex, a new set of content apps and services that use AI to index and organize large quantities of unstructured content so it can be easily searched and analyzed. Syntex can also automate content-based workflows, such as contract processing and e-signature. It integrates Microsoft Search capabilities to make it easy for people to navigate and discover content. Users can use the advanced viewer to add secure annotations and redactions to any file, as well as build new content, singly or at scale and integrate Syntex eSignature into business processes.” 

In deze aankondigingstekst staat heel veel. Maar de belangrijkste pijlers zijn; ongestructureerde content, indexing, AI (Artifical Intelligence), workflow, signeren en beveiliging. Microsoft Syntex is de voorgestelde oplossing voor terabytes aan ongestructureerd data die organisaties hebben. Maar hoe creëer je waarde uit al deze data?

Een voorbeeld; een productiebedrijf heeft prijstabellen voor verschillende producten voor verschillende klanten en voor verschillende jaren. Op het moment dat een klant terugkeert na een aantal jaar gaat men op zoek naar de prijstabel op fileshare. Die zoektocht hebben we allemaal wel eens gedaan en vaak zonder succes. Zeker wanneer het oud-collega’s waren die toen de indeling hebben gedaan voor jouw tijd. Je verliest daarmee kennis over de klant en gaat opnieuw het hele proces van overleggen en berekenen uitvoeren. Met het gevolg dat je niet alleen tijd verliest, maar ook een stukje vertrouwen bij klant omdat die zich afvraagt waarom hij/zij zo lang moet wachten.

Content, Indexing en AI

Microsoft Syntex belooft dat Syntex deze data kan indexeren en automatisch voorzien van verschillende metadata d.m.v. Content AI. Deze AI leest de data en categoriseert deze. Wanneer jij als medewerker bezig bent met een salesorder van een bepaalde klant kan Syntex je direct relevante data tonen uit de ongestructureerde data opslag. Maar de Content AI kan meer. Zo kan het ook de data “lezen” en vervolgens een samenvatting geven van een document, automatisch vertalen of aantekeningen maken. Het automatisch vertalen kan Microsoft Syntex zelfs in bulk doen. Nadat je een aantal documenten gelijktijdig hebt geselecteerd, kun je vervolgens uit >40+ talen kiezen om de documenten te laten vertalen. Microsoft Syntex maakt het ook mogelijk om aantekeningen te maken en toe te voegen aan data zonder dat het deze data wijzigt. De aantekening worden bijgehouden door Microsoft Syntex en niet bij de data zelf. Op deze manier blijft het origineel onaangetast.

De optie om via een opdracht Syntex haar werk te laten doen en je een verzameling van documenten laat ophalen van bijvoorbeeld “alle salesorders voor Klant Y voor product 00100 in 2021” aangevuld met “automatisch vertalen naar Nederlands” is erg handig. De samenwerking met OpenAI brengt de mogelijkheid om “normale” taal om te zetten in bruikbare zoekopdrachten en de mogelijkheid om teksten te kunnen “lezen” en begrijpen. Zie het als je persoonlijk bibliothecaris in de enorme data-opslag bibliotheek.

Workflow en signeren

Microsoft Syntex gaat verder. Het is ook een add-in voor de werkomgeving waarbij de AI voorstellen doet om het werkproces te versnellen met workflows en automations. Het voorstel wordt gedaan zodra Syntex doorheeft dat je dezelfde handeling met een bepaald type data doet (bijvoorbeeld altijd salesorder naar een bepaalde map verplaatsen). Dit kan bovendien ook uitgevoerd worden via een simpelere interface en kan voorstellen doen om bepaalde content opnieuw in te zetten.

Microsoft Syntex

Bezig met de notulen van een vergadering? Gebruik dit template of het document van een andere vergelijkbare vergadering. Salesorder aan het opstellen? Gebruik een recente van dezelfde klant of over dezelfde dienst. Maar dit geldt niet voor hele documenten. Het kan stukjes data uit documenten of aangesloten services halen, zoals CRM voor hergebruik. Op zoek naar het adres van een klant? Hergebruik het postadres dat bekent is in Dynamics 365. Beschrijving van dienst X? Hergebruik de beschrijving van Offerte Y uit 2021.

Een aardige toevoeging is de inzet van eSignature. De mogelijkheid om documenten direct te signeren voor in- en extern gebruik in Microsoft Syntex. Microsoft Syntex kan ook je huidige provider toevoegen als DocuSign en Adobe Acrobat Sign, maar heeft ook een eigen module voor elektronische handtekening. Ik vraag me af waarom het zo lang heeft geduurd totdat Microsoft met een eigen module komt, maar ben blij dat het er is. Het is helemaal super dat dit nu zo geïntegreerd is in Microsoft 365. Al is het nog even afwachten hoe uitgebreid de oplossing is.

Beveiliging en beheer

Microsoft Syntex voegt ook extra integratie van beveiliging van content toe aan de ongestructureerde data. Omdat de AI kan “lezen” om welk type data het gaat kan het daarmee ook classificeren welke retentie daaraan zou moeten hangen of ervoor gedefinieerd is in de omgeving. Het presenteert de meetgegevens van de data om zo meer informatie te hebben voor beslissingen omtrent bijvoorbeeld archivering van data.

Een interessante aankondiging is de uitgebreide back-up/restore mogelijkheid. Naast de standaard 93 dagen “restore” van de prullenbak en back-up van 500 versies breidt Microsoft Syntex dit uit. Er komt een mogelijkheid voor een volledige back-up/restore voor data. Welke content van welk moment wil ik waarheen terug laten zetten? Door deze vraag te beantwoorden kun je voortaan alle data restoren die in je omgeving geleefd heeft. Daarnaast wordt in 2023 Microsoft Syntex Archiving toegevoegd. Dit is een beheeromgeving waarin besloten kan worden welke data naar een (goedkoper) archief kan en de nodige regels (retentie) hiervoor in te stellen.

De extra beveiliging komt in de vorm van Microsoft Syntex Protector. Een beheercentrum dat je vertelt welke data niet volgens de regels beveiligd is of door gebruikers buiten parameters om gedeeld wordt. Het geeft niet alleen inzicht in welke data gedeeld en ingezien wordt, maar kan ook een extra beveiligingsmuur aanbrengen om interne/externe data heen.

MS Syntex

Microsoft Syntex

Microsoft Syntex is gelanceerd en direct beschikbaar gekomen tijdens Microsoft Ignite. Let wel op dat ze de features binnen Syntex nog aan het uitrollen zijn, waarbij de verwachting is dat deze allemaal Q1 2023 uitgerold zijn. Het is een premium add-on bovenop je licentie. Microsoft Syntex is dus niet standaard beschikbaar in de commerciële Microsoft 365 licenties (E1, E3, E5, Business basic, Business standard, Business premium, F1, F3, F5, A1, A3, A5, etc..).

Mocht je Microsoft Syntex als losse service willen toevoegen dan zijn de kosten €4,20 gebruiker/mnd bij jaarlijkse betaling.

Microsoft Syntex toont aan dat Microsoft niet stil gezeten heeft. De ontwikkelingen en samenwerkingen op het gebied van AI zijn op een hoog niveau gekomen, om echt toepasbaar te zijn in de praktijk. Zo schept Microsoft Syntex hoge verwachtingen, want welke organisatie heeft niet het probleem van teveel ongestructureerde data? Het feit dat dit punt van de agenda’s gehaald kan worden en in samenwerking met AI ook echt daadwerkelijk inzetbaar wordt. Lees;  data wordt informatie is voor veel organisaties echt van toegevoegde waarde.

Vraag XTRM Development voor een demo van Microsoft Syntex.

 

Meer weten over Microsoft Syntex?

Neem contact op met XTRM development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door ons op LinkedIn te volgen!

 

Anderen bekeken ook:

Wanneer gebruik je SharePoint?

Wanneer gebruik je SharePoint?

Het Microsoft landschap is alsmaar groeiende en heeft op dit moment een breed scala aan oplossingen, variërend van besturingssystemen en office programma’s tot cloud services, productiviteitstools en beveiligingsoplossingen. Microsoft blijft innoveren met nieuwe...

read more
Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

Hoe kan ik een SharePoint site koppelen aan Teams?

De integratie van SharePoint in Teams kan erg handig zijn voor gebruikers die het intranet of andere SharePoint sites willen bezoeken zonder de Teams omgeving te verlaten. Benieuwd hoe je dit kunt toepassen binnen jouw organisatie? Blijf dan lezen, want in deze blog...

read more

Hulp nodig van XTRM?

Laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP