SHAREPOINT INRICHTEN ZONDER GEDOE

Is jouw SharePoint een wirwar waar niemand zijn weg in vindt?
Of moet je nog beginnen en wil je het in één keer goed doen? Dan is dit het moment om SharePoint slim in te richten. Bij XTRM helpen we organisaties om orde te scheppen, structuur aan te brengen en SharePoint te laten werken zoals het bedoeld is. De plek voor overzicht, samenwerking en grip.

Klaar om SharePoint slim in te richten?

Efficiënt samenwerken met een goed ingerichte SharePoint omgeving?

Neem contact met ons op en ervaar hoe een goed ingerichte SharePoint eruitziet.

Waarom het inrichten van SharePoint echt het verschil maakt

Een goed ingerichte SharePoint omgeving is niet zomaar ‘mooi meegenomen’. Het is de basis voor een efficiënter bedrijf, minder zoekwerk en meer controle over je data.

Herken je dit?

  • Bestanden staan overal en nergens
  • Teams gebruiken SharePoint ieder op hun eigen manier
  • Je weet niet wie toegang heeft tot wat
  • Niemand weet waar het ‘officiële’ document staat

Met een doordachte inrichting voorkom je dat. Denk aan:

  • Slimme structuren per team, project of afdeling
  • Duidelijk rechten- en toegangsbeheer
  • Integratie met Teams en OneDrive
  • Handige standaarden voor documentbeheer
  • Goed versiebeheer en beveiliging
OPTIMALISEER SHAREPOINT NU
SharePoint inrichten

Meer weten over SharePoint inrichten?

Ben je enthousiast en wil je meer weten over hoe SharePoint jouw organisatie vooruit helpt? Onze downloads geven hier meer informatie over!

Wat doen wij anders dan andere partijen?

We kijken niet alleen naar de techniek, maar vooral naar hoe jouw mensen ermee werken. Minder IT-jargon, meer resultaat.

We helpen je o.a. met:

  • Nieuwe SharePoint-omgevingen opzetten of bestaande herstructureren
  • Templates, metadata en policies instellen
  • Integraties met Teams of Power Automate bouwen
  • Governance en security regelen zoals het hoort
  • Structureel beheer of support
START MET EEN SLIMME SHAREPOINT INRICHTING
Kiezen voor Microsoft Azure

Onze 5 stappenaanpak voor een toekomstbestendige SharePoint omgeving

Stap 1: Intake en analyse

Wat wil je bereiken? Wie werken ermee? Wat loopt er nu mis? We brengen de situatie, knelpunten en ambities in kaart.

Stap 2: Ontwerp en structuur

We maken een logische opzet voor sites, mappen, metadata, rechten en policies. Geen overkill, wél overzicht.

Stap 3: Technische inrichting

We richten SharePoint in volgens best practices, volledig afgestemd op jouw organisatie en Microsoft 365 inrichting.

Stap 4: Adoptie en training

Zonder draagvlak geen succes. We trainen je team praktisch en zorgen dat mensen het systeem echt gaan gebruiken.

Stap 5: Beheer en doorontwikkeling

Ook na livegang blijven we betrokken. Voor updates, vragen en uitbreiding. Zo blijf je vooroplopen.

Professionele SharePoint inrichting voor jouw organisatie

Plan een adviesgesprek met een van onze experts om te zien wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Veelgemaakte fouten bij SharePoint inrichten (en hoe je ze voorkomt)

Te veel mappen, te weinig metadata
Gebruik eigenschappen als ‘afdeling’, ‘project’ of ‘type’ om bestanden beter vindbaar te maken.

Geen eigenaarschap of beheer
Stel duidelijke SharePoint beheerders aan per team of afdeling.

Alles willen customizen
Werk met standaard functionaliteiten. Minder foutgevoelig, makkelijker te beheren.

Geen training of adoptieplan
Train eindgebruikers praktisch en maak video’s of korte handleidingen.

Te ingewikkelde structuur
Houd het overzichtelijk. Maximaal 3 klikken naar belangrijke informatie.

SharePoint Online inrichten

Maar, waarom niet gewoon OneDrive gebruiken?

OneDrive is ideaal voor persoonlijke opslag, maar niet voor samenwerking of centrale documentatie. Stel: je collega verlaat de organisatie en haar bestanden staan alleen in haar OneDrive. Dan ben je ze kwijt. In SharePoint blijft alles veilig en toegankelijk voor het team.

SharePoint uitbreiden? Dit zijn je mogelijkheden

Een goede inrichting is het begin. SharePoint biedt talloze uitbreidingsopties:

  • Power automate voor automatische goedkeuringen, onboardingflows en meldingen
  • Power BI geeft dashboards op SharePoint pagina’s
  • Teams integratie voor vergaderingen, chats en bestanden op één plek
  • Externe toegang om veilig te kunnen delen met klanten en partners
  • Documenttemplates en standaardprocessen
  • Mobiele toegang en pushmeldingen

Waarom SharePoint inrichten met XTRM development?

  • Microsoft 365 kennis én mensenkennis
  • We richten niet alleen in, we zorgen dat het gebruikt wordt
  • Alles is afgestemd op jouw processen
  • We denken realistisch, schakelen snel en doen wat werkt

Veelgestelde vragen over SharePoint

1. Wat is SharePoint en hoe werkt het?
SharePoint is het centrale platform voor bestandsbeheer binnen Microsoft 365. Het slaat bestanden op die bijvoorbeeld via Teams gedeeld worden. Daarnaast is het inzetbaar voor documentbeheer, workflows, kennisdeling en als intranet. De basisstructuur bestaat uit sites met eigen documenten, rechten en metadata.
2. Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive?
OneDrive is bedoeld voor persoonlijke opslag, bijvoorbeeld voor eigen werkbestanden of conceptdocumenten. SharePoint is ingericht voor gedeeld gebruik: afdelingen, teams of projectgroepen slaan daar documenten op die meerdere mensen nodig hebben. Bestanden uit Teams worden ook automatisch opgeslagen in SharePoint, maar gesynchroniseerd via OneDrive.
3. Wat zijn de belangrijkste functies van SharePoint?
SharePoint is veelzijdig inzetbaar: 

  • Als documentmanagementsysteem (met versiebeheer en metadata)
  • Als intranet of kennisportaal
  • Voor samenwerking via Teams-integratie
  • Voor automatisering via Power Automate
  • Met uitgebreide rechtenstructuur en zoekmogelijkheden
4. Heeft SharePoint een documentmanagementsysteem (DMS)?
Ja, SharePoint is uitstekend in te richten als volwaardig DMS. Het biedt functies zoals versiebeheer, metadata, machtigingen per map of document en krachtige zoekopties. Voor een goed werkend DMS is een doordachte inrichting essentieel.
5. Hoe kun je SharePoint beter organiseren?
Door:

  • Verouderde documenten op te schonen
  • De structuur logisch te (her)ontwerpen
  • Slim gebruik te maken van metadata i.p.v. diepe mappen
  • Rechten en toegang goed te regelen
  • Eindgebruikers actief te betrekken bij het proces
6. Kun je SharePoint gebruiken als intranet?
Absoluut. Veel organisaties gebruiken SharePoint als intranet om bedrijfsnieuws, documenten en processen te centraliseren. Met moderne sjablonen en webonderdelen kun je SharePoint eenvoudig opzetten in je eigen huisstijl, inclusief afdelingspagina’s, nieuwsblokken en koppelingen naar apps.
7. Hoe kun je SharePoint het beste inrichten?
Begin altijd met een goede informatiearchitectuur:

  • Breng je afdelingen en processen in kaart
  • Richt sites in op basis van teams of thema’s
  • Werk met metadata in plaats van mappen
  • Regel duidelijke rechten per gebruiker of groep
  • Zorg voor training en draagvlak

Een expert inschakelen helpt om dit proces soepel en efficiënt te laten verlopen.

8. Hoe werkt SharePoint samen met Microsoft Teams?
Teams en SharePoint zijn nauw met elkaar verbonden. Als je een bestand deelt in Teams, wordt dit opgeslagen in de achterliggende SharePoint-site. Teams is de gebruikersinterface, SharePoint verzorgt de opslag en het documentbeheer. Zo heb je altijd versiebeheer, veilige opslag en samenwerking op één centrale plek.
9. Hoe voeg je SharePoint toe aan je verkenner?
Je kunt SharePoint toevoegen aan je Windows Verkenner via:

  • Synchronisatie met OneDrive (handig, maar minder veilig bij gevoelige info) 
  • Snelkoppeling naar Verkenner (veiliger: bestanden worden niet lokaal opgeslagen)

Voor beide opties moet de OneDrive-app geïnstalleerd zijn en je voldoende rechten hebben binnen je organisatie.

10. Wat zijn de kosten van SharePoint Online?
SharePoint Online is inbegrepen in Microsoft 365, zoals Business Standard en E3/E5.
XTRM development Microsoft experts support

Klaar met zoeken naar bestanden?

Laten we samen zorgen dat jouw SharePoint omgeving weer overzichtelijk, veilig en makkelijk in gebruik is.

HELP MIJN ORGANISATIE SHAREPOINT INRICHTEN

Interesse in SharePoint? Neem direct contact op!

NEEM CONTACT OP